Требования к работе с секретными документами

Содержание страницы:

Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 21 ноября 2007 г. № 795 “Об утверждении и введении в действие Положения о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по проведению экспертизы ценности секретных документов”

Утвердить и ввести в действие прилагаемое Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по проведению экспертизы ценности секретных документов (РД-21-07-2007).

Руководящий документ
РД-21-07-2007
Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по проведению экспертизы ценности секретных документов
(утв. приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
от 21 ноября 2007 г. N 795)

Введено в действие
с 21 ноября 2007 г.

I. Общие положения

1. Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по проведению экспертизы ценности секретных документов (далее — Положение) разработано в соответствии с требованиями закона Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5486-1 «О государственной тайне», постановления Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. N 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

2. Положение устанавливает общие требования к функционированию Центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) по организации и проведению экспертизы ценности документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну (далее — секретные документы), образовавшихся в процессе деятельности центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Служба), их отбора для передачи в государственные архивы или для уничтожения.

3. ЦЭК создается в центральном аппарате Службы.

4. В территориальных органах Службы и организациях, находящихся в ее ведении, где проводятся работы с секретными документами, создаются экспертные комиссии (далее — ЭК).

Положение об ЭК утверждается руководителем соответствующего территориального органа Службы или организации, находящейся в ее ведении.

5. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», иными федеральными законами, правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивной деятельности, типовыми перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения, а также настоящим Положением.

6. ЦЭК создается в целях:

6.1. Организации работы по экспертизе ценности секретных документов, образовавшихся в деятельности центрального аппарата Службы, ее территориальных органов и организаций, находящихся в ведении Службы, по отбору и подготовке к передаче в государственные архивы секретных документов.

6.2. Проведения экспертизы ценности секретных документов, образовавшихся в деятельности центрального аппарата Службы, их отбора для передачи на хранение в государственные архивы или для их уничтожения в установленном порядке.

6.3. Осуществления методического руководства и координации деятельности ЭК территориальных органов Службы и организаций, находящихся в ее ведении.

7. ЦЭК является постоянно действующим совещательным органом при руководителе Службы. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководителем Службы.

8. В состав ЦЭК включаются не менее трех квалифицированных работников центрального аппарата, которые могут правильно определить значение секретных документов во всех сферах ее деятельности. Члены ЦЭК должны иметь непосредственное отношение к рассматриваемым ими секретным документам и допуск к государственной тайне по соответствующей форме. В состав ЦЭК включается работник отдела защиты государственной тайны и мобилизационных мероприятий Управления по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны (далее — Отдел).

9. Председателем ЦЭК назначается один из заместителей руководителя Службы. Персональный состав ЦЭК утверждается приказом руководителя Службы.

10. В качестве экспертов и консультантов к работе ЦЭК могут привлекаться специалисты структурных подразделений центрального аппарата Службы, имеющие допуск к государственной тайне по соответствующей форме.

11. В случае возникновения затруднений при проведении экспертизы отдельных секретных документов и дел с секретными документами к этой работе по распоряжению руководителя Службы или лица, исполняющего его обязанности, могут привлекаться специалисты других организаций и архивных учреждений, имеющие допуск к государственной тайне по соответствующей форме.

12. ЦЭК осуществляет следующие функции:

12.1. Ежегодно проводит отбор секретных документов и дел с секретными документами для постоянного и временного хранения или уничтожения, рассматривает описи документов, подлежащих постоянному и временному хранению, а также акты об уничтожении документов и дел и выносит соответствующие решения.

12.2. Осуществляет методическое руководство работой ЭК территориальных органов и организаций, находящихся в ведении Службы.

12.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности секретных документов.

12.4. Организует для работников центрального аппарата Службы, имеющих допуск к государственной тайне, консультации по вопросам работы с секретными документами, оказывает им методическую помощь.

12.5. Организует и координирует работу по подготовке нормативных и методических документов по экспертизе ценности секретных документов и отбору их для сдачи в государственные архивы.

12.6. Рассматривает и согласовывает проекты номенклатуры секретных дел центрального аппарата Службы, акты о выделении к уничтожению секретных документов и дел с секретными документами с истекшими сроками хранения, акты об утрате или повреждении секретных документов постоянного или временного сроков хранения, методические документы по проведению экспертизы ценности секретных материалов.

13. ЦЭК при выполнении возложенных на нее задач имеет право:

13.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации руководителям территориальных органов Службы и организаций, находящихся в ее ведении, по вопросам разработки номенклатур секретных дел и формирования дел в секретном делопроизводстве, экспертизы ценности секретных документов и передачи их на государственное хранение.

13.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей территориальных органов Службы и организаций, находящихся в ее ведении, о качестве и сроках подготовки секретных документов и дел к передаче в государственный архив, об условиях хранения и обеспечения сохранности секретных документов, о причинах утраты секретных документов.

13.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов, имеющих допуск к государственной тайне и работающих в структурных подразделениях центрального аппарата, а также в территориальных органах Службы и организациях, находящихся в ее ведении.

13.4. Информировать руководство Службы по вопросам своей компетенции.

IV. Порядок подготовки секретных документов и дел для рассмотрения на заседаниях ЦЭК и их передачи на хранение в государственные архивы

14. Секретные документы и дела с секретными документами для рассмотрения на заседаниях ЦЭК готовят работники Отдела.

15. При рассмотрении секретных документов и дел с секретными документами, отбираемых для передачи на хранение, ЦЭК должна обращать внимание на соответствие грифа секретности документов содержащимся в них сведениям и при необходимости вносить предложения о его изменении.

16. Передача секретных документов и дел с секретными документами в государственные архивы осуществляется по описям. Форма описей дел, порядок их составления и уничтожения определяются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивной деятельности.

17. Решением ЦЭК утверждается перечень секретных документов и дел с секретными документами отобранных для уничтожения.

18. На секретные документы и дела с секретными документами, отобранными ЦЭК для уничтожения, Отделом составляется проект акта об уничтожении секретных документов и дел с секретными документами, который подписывается членами ЦЭК и представляется на утверждение руководителю Службы.

V. Организация работы ЦЭК

19. ЦЭК работает по плану, утвержденному председателем ЦЭК.

20. Заседание ЦЭК считается правомочным, если на нем присутствует более половины ее состава.

21. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

22. Решения ЦЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК по согласованию с руководителем Службы.

23. ЦЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные секретные документы.

24. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря ЦЭК.

Зарегистрировано Федеральной службой по экологическому,
технологическому и атомному надзору 22 ноября 2007 г.
Регистрационный N 531

Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 21 ноября 2007 г. N 795 “Об утверждении и введении в действие Положения о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по проведению экспертизы ценности секретных документов”

Текст приказа официально опубликован не был

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Секретное делопроизводство. Степени секретности документов

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Тайна – понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц.

Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства.

По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы.

Грифы секретности

В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства. По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.

Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.

Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.

Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью. Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц. При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».

Государственную тайну составляют:

  • сведения в военной области;
  • сведения в области экономики, науки и техники;
  • сведения в области внешней политики и экономики;
  • сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму.

Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

Принципы определения секретности

С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы.

Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.

К таким принципам можно отнести:

1. Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций. С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой – не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

Другие статьи:  Юрист оплата по результату трудовой спор

Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений. Другая крайность в этой работе – занижение грифа секретности, которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений.

2. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями Перечня сведений подлежащих засекречиванию. Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.

3. Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса. Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных.

4. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства.

Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности.

Изменение секретности документов

Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений.

Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.

Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА И ЗАЩИТА ОТ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ

Александров М.А. Консультант редакции журнала

В статье рассмотрены правила работы с секретными документами, в том числе в области гражданской обороны.

Порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, а также основные требования к обеспечению режима секретности в организациях определяются законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) «О государственной тайне», другими нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, связанные с защитой государственной тайны. Регламент работы с секретными документами обязателен для всех сотрудников, выполняющих секретные и совершенно секретные работы.

Работники, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений.

Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет «Первый отдел».

Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.

Исполнители секретных работ и документов должны знать, в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.

Лица, работающие с секретными материалами, обязаны:

а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;

б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в «Первом отделе»;

в) все полученные для исполнения секретные документы вносить во внутреннюю опись; хранить только в рабочей папке, в личном сейфе (металлическом шкафу), который по окончании работы опечатывать личной печатью. Не допускать совместного хранения в рабочей папке секретных и несекретных документов;

г) при получении документа – проверить, имеется ли на нем учетный номер, гриф секретности, пересчитать количество листов и экземпляров, сличить эти данные с записями в карточке или журнале. Только после этого расписаться (с указанием даты) за получение документа;

д) своевременно возвращать полученные секретные документы. На исполненном документе делать отметку: «В дело». Все резолюции, указания и записи об исполнении, как правило, пишутся на самих секретных документах. На документы, предназначенные для массовой рассылки, исполнитель составляет список рассылки;

е) об утрате или недостаче секретных документов (отдельных листов), ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей немедленно сообщать в «Первый отдел»;

ж) при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку сдать или отчитаться перед уполномоченным «Первого отдела» за все числящиеся секретные документы.

По требованию сотрудников «Первого отдела» работники организации обязаны предъявлять для проверки все числящиеся за ними и имеющиеся секретные документы. При проведении служебных проверок в случаях нарушений правил выполнения секретных работ, разглашения секретных сведений, утраты документов представлять письменные объяснения на имя руководства организации.

Запрещается использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке; вести переговоры по секретным вопросам по незащищенным линиям связи; снимать копии с секретных документов без письменного разрешения «Первого отдела»; выполнять секретные работы на дому; печатать документы закрытого характера на незащищенном компьютере; перевозить секретные документы, материалы и дела в общественном транспорте.

При подготовке документа, содержащего секретные сведения, исполнитель должен правильно определить степень его секретности. При этом необходимо руководствоваться Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне [1] , и Правилами отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности [2] .

Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Степень секретности определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ. Гриф секретности проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.

Гриф секретности сопроводительного письма должен соответствовать наивысшей степени секретности сведений, содержащихся как в самом письме, так и в приложении к нему.

Прием, учет и хранение шифротелеграмм, а также ознакомление с ними лиц, которым они адресованы, и исполнителей осуществляют работники «Первого отдела».

К ознакомлению с шифротелеграммами исполнители допускаются только по письменному указанию руководителя организации. Лица, ознакомившиеся с шифротелеграммами, разборчиво расписываются на них с указанием даты ознакомления, а в необходимых случаях и времени, делают отметку об исполнении.

Резолюции пишутся на шифротелеграммах. Писать резолюции, указания, поручения на отдельных листах бумаги не разрешается.

Передача шифротелеграмм от одних исполнителей другим, а также за пределы организации производится только через «Первый отдел».

По каналам шифрованной связи разрешается передавать важную и срочную информацию по секретным вопросам, а в исключительных случаях и по срочным несекретным вопросам, когда не представляется возможным или целесообразным ее направление другим способом.

Передавать один и тот же текст телеграммы в открытом и зашифрованном виде, вести переговоры о содержании по незащищенным линиям связи, снимать копии, делать какие-либо записи о содержании на неучтенных листах бумаги запрещается.

Шифротелеграммы составляются в единственном экземпляре.

По содержанию входящих и исходящих шифротелеграмм могут составляться краткие справки, которые учитываются в «Первом отделе», хранятся как документы соответствующей степени секретности.

Сведения, содержащиеся в шифротелеграммах, могут включаться в другие секретные документы (справки, письма и т.д.) только в тех случаях, когда степень их секретности не превышает степени секретности документов, в которые они включаются.

Ссылаться в этих документах на шифротелеграммы не разрешается.

За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, либо утрату документов, иные нарушения требований по обеспечению режима секретности и сохранению государственной тайны виновные лица несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность, а также могут быть отстранены от секретных работ и документов.

Источник: журнал «Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций в учреждениях, организациях и на предприятиях» N 5/2017.

[1] Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от 30.11.2016).

[2] Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности, утверждены Постановлением Правительства РФ от 04.09.1995 N 870 (ред. от 18.03.2016).

Требования, предъявляемые к оборудованию помещений, в которых хранятся секретные документы, ведутся секретные работы

Основные понятия конфиденциального делопроизводства. Режим хранения секретных документов, а также принципы обеспечения их защиты. Запросы к помещениям для сохранения и работы с документами, закономерности организации и основные требования к архивам.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Требования, предъявляемые к оборудованию помещений, в которых хранятся секретные документы, ведутся секретные работы

конфиденциальный делопроизводство архив секретный

Актуальность. Государственные секреты и охота за ними возникли на заре человеческого общества, когда появились первые государства. Задачи обеспечения безопасности государства предопределяют необходимость защиты его информационных ресурсов от утечки важной политической, экономической, научно-технической и военной информации. Этим определяется существование института государственной тайны (ГТ), создающего возможность для государства проводить независимую информационную политику, защищать свои национальные интересы.

С момента изобретения письменности человечество стало переносить личные, государственные и вселенские тайны на подходящие материальные носители. Как только предки не изощрялись в том, чтобы тексты не были прочитаны чужими глазами. Самым древним и востребованным способом защиты по праву является криптограмма (в переводе с греческого означает «тайнопись»). Например, священные иудейские тексты шифровались методом замены — вместо первой буквы алфавита писалась последняя буква, вместо второй — предпоследняя и т.д. Этот древний шифр называется Атбаш.

Также предпринимались шаги для защиты передаваемых секретных сообщений от перехвата и подмены. Обычно для этого использовали вооружённую охрану, но не отказывались и от альтернативных способов — пугали Божьим гневом и древними проклятьями, что было весьма действенно для тех лет.

Под уровнями секретности документов следует определять градацию бумаг по степени их разглашения. Секретное делопроизводство — это достаточно рискованная деятельность, потому, что необходимо отлично знать его тонкости. Важно быть знакомым с уровнями секретности бумаг и правилами, согласно которых определяют, является ли документация секретной. Представить себе организацию без документооборота невозможно. И коммерческие, и государственные структуры не могут обойтись без налаженной системы делопроизводства: общего, кадрового, по воинскому учету, а иногда и секретного.

Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота. Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.

Предмет — секретные документы

Объект — оборудование помещений, в которых хранятся секретные документы

Целью настоящего исследования является изучение правовых режимов секретности, секретного делопроизводства.

Для достижения обозначенной цели были поставлены следующие задачи:

— дать понятие режима секретности, определить его значение и рассмотреть правовое регулирование;

— изучить особенности обеспечения режима секретности отдельных видов информации;

— исследовать порядок допуска лиц к отдельным видам секретной информации;

— определить основные правила защиты секретного делопроизводства.

1. Организация секретного делопроизводства

1.1 Основные понятия секретного делопроизводства

На сегодняшний день основным законодательным актом, регулирующим вопросы по работе с государственной тайной, является Закон РФ от 21 июля 1993 г. №5485-I «О государственной тайне». В данном законе перечисляются сведения, составляющие государственную тайну, рассматриваются принцип засекречивания и рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, порядок защиты и финансирования мероприятий по защите государственной тайны, а также раскрывается суть понятия «государственная тайна» и дана классификация степеней секретности сведений и грифов секретности носителей этих сведений.

Таким образом, согласно вышеуказанному ФЗ государственная тайна — защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб государству. Исходя из данного определения, нужно отметить, что разглашение сведений, отнесенных к государственной тайне может нанести ущерб безопасности всего государства, а не отдельного учреждения или юридического лица. Также государственная тайна отличается от служебной, коммерческой и иной тайны, потому что сведения, ее составляющие, напрямую связаны с государственными интересами Российской Федерации, а не конкретного предприятия. Закон о государственной тайне содержит в себе ряд взаимосвязанных определений, имеющих прямое отношение к термину «государственная тайна»

Согласно ФЗ «О государственной тайне» устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно», и «секретно».

Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

В соответствии со ст. 7 Закона о государственной тайне предусмотрен перечень сведений, которые не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию:

1. о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях:

2. о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

3. о привилегиях, компенсациях и социальных гарантиях, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;

Другие статьи:  Транзитная страховка 20 дней

4. о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

5. о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации;

6. о состоянии здоровья высших должностных лиц Российской Федерации;

7. о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Организация делопроизводства возлагается на режимно-секретные подразделения. Главным нормативным актом при ведении секретного делопроизводства выступает Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 №3-1. Данная инструкция должна являться «настольной книгой» сотрудника режимно-секретного подразделения организации. Особенность инструкции заключается в том, что это документ ограниченного доступа, имеющий гриф «секретно»: его нельзя ксерокопировать, сканировать, переписывать фрагменты текста, а также передавать для чтения лицам, не допущенным к государственной тайне. Следовательно, полный и актуальный текст данного документа невозможно найти в официальных нормативно — правовых базах. Обязанностью режимно-секретных органов является разработка и осуществление мероприятий, обеспечивающих режим секретности, организация системы секретного делопроизводства, постоянно осуществляя мероприятия, обеспечивающие режим секретности при работе с секретными документами, а также проводя систематический контроль за порядком обращения с секретными документами. Сохранность документов обеспечивают исполнители и лица, ответственные за ведение секретного делопроизводства.

Режим секретности при работе с документами может быть обеспечен при соблюдении следующих требований: исполнители обязаны разрабатывать секретные документы только в рабочих тетрадях, спецблокнотах или на учтенных листах бумаги, выданных им в режимно-секретном подразделении организации; работники режимно-секретного подразделения обязаны учитывать количество разработанных экземпляров секретных документов; секретные документы необходимо подшивать в дела с секретными документами (т.е. хранить отдельно от несекретных) и вносить во внутреннюю опись дела; не оставлять документы с грифами без присмотра, а хранить в специальных опечатываемых сейфах. Также соблюдаются определенные правила при отправке (пересылке): документы пересылаются только фельдсвязью по реестру в специальной упаковке, исключающей возможность ознакомления с находящимся в пакетах документами или изъятия их без повреждения оттисков печатей и упаковки; секретная корреспонденция и изделия доставляются адресатам фельдъегерями фельдсвязи и передаются по реестрам.

Еще одним важным аспектом в работе с секретными документами является уничтожение документов, утративших практическое, научное и историческое значение. Для этого приказом руководителя организации назначается экспертная комиссия из квалифицированных специалистов, имеющих соответствующую форму допуска. Далее отобранные комиссией на уничтожение секретные документы вносятся в акт и после проверки их номеров, наименования и количества листов с записями в акте, с книгами и журналами, по которым они были учтены, уничтожаются через шредер, с дальнейшим сожжением бумажной стружки.

Работать с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне и грифами определяющими степени секретности имеют право сотрудники, имеющие допуск к государственной тайне. Рассмотрим процесс допуска сотрудников к государственной тайне. Данная процедура проводится на основании Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 28 октября 1995 г. №1050. Допуск к государственной тайне — это процедура оформления права граждан на доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, а предприятий, учреждений и организаций — на проведение работ с использованием таких сведений (согласно ст. 2 ФЗ «О государственной тайне»). Допуск организаций к проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну осуществляется путем получения ими лицензий на проведение работ со сведениями соответствующей степени секретности. В соответствии со степенями секретности сведений, составляющих государственную тайну, устанавливаются следующие формы допуска: первая-для граждан, допускаемых к сведениям особой важности; вторая — для граждан, допускаемых к совершенно секретным сведениям; третья — для граждан, допускаемых к секретным сведениям. При этом, если работник имеет допуск к сведениям более высокой степени секретности, он имеет право для доступа к сведениям более низкой степени секретности. Подготовка материалов на сотрудников, оформляемых на допуск к документам, содержащим секретные сведения осуществляется отделом кадров организации. Лица, которым оформляется допуск к государственной тайне, должны представить в отдел кадров собственноручно заполненную анкету, документы, удостоверяющие личность и подтверждающие сведения, указанные в анкете (паспорт, военный билет, трудовую книжку, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака, диплом об образовании и т.п.), а также справку об отсутствии медицинских противопоказаний для работы со сведениями, составляющими государственную тайну. После проверки представленных документов кадровик предлагает работнику оформить письменное согласие на проведение в отношении него полномочными органами проверочных мероприятий, форма и содержание которого, как правило, разрабатывается режимно-секретным подразделением на отдельном бланке. На самом деле оформление допуска на практике вызывает немало вопросов, обусловленных большим количеством форм и строгим порядком их заполнения, отправки в органы безопасности и последующего хранения.

1.2 Режим хранения секретных документов

Для обеспечения физической сохранности секретных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения. Помещения подразделения секретного делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения секретных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах.

Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированы от затопления. Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению секретных документов, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения секретного делопроизводства. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц. Кроме того, на них должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразделения) секретного делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить. Перед отпиранием двери проверяется сохранность оттиска печати и целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно немедленно поставить в известность службу охраны и доложить руководителю предприятия. До принятия решения руководителем предприятия помещения не открываются и обеспечиваются физической охраной. Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки. Секретные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с секретными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к секретным документам. Входные двери, окна помещений, а также сейфы, шкафы и стеллажи следует оснастить охранной сигнализацией, связанной со службой охраны предприятия или службой вневедомственной охраны. Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения, воспроизведения и передачи секретной документной информации используются электронно-вычислительные машины, электронные множительные аппараты, средства аудио-, видеозаписывающей и воспроизводящей техники и другие технические средства, создающие электромагнитные излучения, необходимо оборудовать дополнительными средствами защиты, предотвращающими перехват соперником электромагнитных сигналов, несущих секретную информацию. В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные технические средства обработки информации, отвечающие требованиям по защите секретной информации от ее утечки, а средства иностранного производства предварительно подвергать спецпроверкам на предмет выявления возможных специальных электронных и программных закладок. Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения секретного делопроизводства, ответственного за хранение документов. Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения секретного делопроизводства, ответственного за хранение документов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделения секретного делопроизводства, в службу охраны с внесением соответствующих данных в графы 1-6 журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами.

1.3 Система защиты секретной информации при ее обработке на средствах вычислительной техники

Основными направлениями защиты секретной информации при ее обработке на средствах вычислительной техники являются:

* предотвращение несанкционированного доступа к обрабатываемой на СВТ информации;

* предотвращение утечки обрабатываемой информации за счет побочных электромагнитных излучений и наводок (ПЭМИН), создаваемых функционирующими техническими средствами, а также электроакустических преобразований;

* предотвращение перехвата информации, передаваемой по каналам связи, с помощью специальных технических средств;

* предотвращение специальных программно — технических воздействий, вызывающих разрушение информации или сбои в работе средств информатизации;

* выявление внедренных на объекты и в технические средства электронных устройств и программ перехвата информации (закладных устройств).

Для защиты обрабатываемой секретной информации на объекте СВТ создается система защиты секретной информации (СЗСИ), которая включает в себя совокупность режимных и организационно — технических мер, программных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, направленных на обеспечение сохранности секретной информации во время разработки, монтажа, эксплуатации, ремонта и списания СВТ путем предотвращения случаев несанкционированного доступа к секретной информации, ее разрушений и утечки по техническим каналам. Основой разработки и осуществления режимных и организационно — технических мер является определение степени секретности обрабатываемой информации и условий расположения объекта СВТ. Функции по разработке и осуществлению режимных и организационно — технических мер защиты обрабатываемой на СВТ секретной информации, а также контролю за их реализацией возлагаются на подразделение по защите государственных секретов (ПЗГС) и подразделение по технической защите информации, а также соответствующих технических специалистов. Необходимость применения программных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, а также выбора специальных требований и рекомендаций определяется подразделением по технической защите информации в зависимости от степени секретности обрабатываемой информации, времени ее обработки и условий расположения объекта СВТ

2. Запросы к помещениям для сохранения и работы с документами

2.1 Железные шкафы, сейфы, хранилища

Весьма надежными и широко применяемыми средствами защиты документов, продукции и других ценностей являются металлические шкафы, сейфы и хранилища.

Металлические шкафы предназначены для хранения документов с невысоким грифом конфиденциальности, ценных вещей, небольшой суммы денег. Надежность шкафов определяется только прочностью металла и секретностью замка. Для хранения особо ценных документов, вещей, больших сумм денег применяются сейфы и хранилища. К сейфам относятся двустенные металлические шкафы с тяжелыми наполнителями пространства между стенками, в качестве которых используются армированные бетонные составы, композиты, многослойные заполнители из различных материалов.

Хранилище представляет собой сооружение с площадью основания внутреннего пространства более 2 мІ. Защищенное от взлома и устойчивое к воздействию высокой температуры при пожаре.

По конструктивному исполнению хранилища могут быть:

Различают взлом с полным доступом, когда открывается дверь сейфа или хранилища, и частичным доступом. Взлом с частичным доступом предполагает создание в сейфе отверстия, достаточного для просовывания в него руки. Сейфы имеют меньшую взломоустойчивость, чем хранилища.

Дополнительно хранилища испытываются на устойчивость к взлому с использованием взрывчатых веществ с массой заряда до 500 г. в тротиловом эквиваленте. Выдержавшее испытание хранилище маркируется дополнительным индексом «ВВ», Сейфы оцениваются также на пожароустойчивость. Устойчивость сейфа к температуре характеризуется временем, в течение которого температура внутри сейфа не превысит температуру возгорания бумаги или других вложении. Это время оценивается с момента нагревания сейфа до температуры около 1000 Цельсия и составляет 1-2 часов. Температура внутри сейфа не должна превышать для бумаги 170°С, для магнитных лент и дисков, фото- и кинопленки — 70°С, гибких магнитных дисков — 50°С. Сейфы для хранения машинных носителей оцениваются также временем не превышения внутри сейфов значений предельной влажности 80-85% при 100% влажности окружающей среды. Сейфы высокого класса имеют большой вес, который надо учитывать при выборе места их установки, особенно для слабых межэтажных перекрытии. Дня затруднения выноса легких сейфов вместе с содержимым они крепятся к полу или вделываются в стену.

При выборе сейфов рекомендуется учитывать:

объем и тип вложения (деньги, документы, машинные носители материальные ценности);

вид воздействия (взлом, огонь, вода);

количество и типы замков сейфа;

масса-габаритные характеристики, влияющие на способ установки сейфа (на полу без крепления, с креплением к полу, в стене);

максимальная сумма страхового покрытия в случае взлома сейфа, которая изменяется в значительных пределах в зависимости от класса сейфа.

2.2 Требования к помещениям и хранилищам, где хранятся секретные документы

Организация внутриобъектового и пропускного режимов имеет целью исключение проникновения посторонних лиц в режимные помещения предприятия, а также несанкционированного посещения таких помещений сотрудниками предприятия и командированными лицами, не имеющими прямого отношения к проводимым в них работам. К помещениям, предназначенным для ведения работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну, или для хранения их носителей, предъявляется ряд требований. На практике данные требования, как правило, распространяются на служебные помещения и хранилища предприятия, в которых используются в работе или хранятся не только названные сведения, но и другие виды конфиденциальной информации (или ее носители). Это позволяет обеспечить сохранение конфиденциальности проводимых в указанных помещениях работ, а также надежную сохранность носителей конфиденциальной информации.

Другие статьи:  Трудовой договор квалификация

Размещение и оборудование указанных режимных помещений должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей конфиденциальной информации. Поэтому к данным помещениям предъявляются особые требования режима секретности.

Входные двери этих помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное закрытие помещений в нерабочее время, в них также могут устанавливаться кодовые и электронные замки и автоматические турникеты.

Режимные помещения, в которых в нерабочее время хранятся носители конфиденциальной информации, оснащаются охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией службы охраны или с дежурным по предприятию.

Режимные помещения, в которых имеются технические средства, разрабатываются, испытываются или эксплуатируются специальные изделия, имеющие охраняемые характеристики, оборудуются в соответствии с требованиями по противодействию иностранным техническим разведкам и технической защите информации.

Перед началом эксплуатации режимные помещения обследуются комиссией, назначаемой руководителем предприятия, и аттестуются на соответствие требованиям, предъявляемым к помещениям для проведения работ с конкретным видом конфиденциальной информации. Результаты работы комиссии оформляются актом пригодности помещения для проведения конкретных видов работ, утверждаемым руководителем предприятия. Обследование и аттестация режимных помещений проводится не реже одного раза в 5 лет, а также после их ремонта или реконструкции.

В эти помещения допускается строго ограниченный круг сотрудников предприятия, имеющих прямое отношение к ведущимся в них работам. Кроме того, в них допускаются руководитель предприятия, его заместитель, руководитель службы безопасности, руководитель режимно-секретного подразделения и их заместители. Доступ других сотрудников предприятия в эти помещения в случае крайней служебной необходимости может быть разрешен заместителем руководителя предприятия, руководителем режимно-секретного подразделения или его заместителем. Для осуществления приема и выдачи носителей конфиденциальной информации режимные помещения соответствующих структурных подразделений (режимно-секретного подразделения или службы безопасности) оборудуются специальными окнами, не выходящими в общий коридор, или выделяется часть рабочей комнаты, изолированная барьером.

Размер режимных помещений определяется исходя из функций этих помещений. Для ознакомления и работы с носителями конфиденциальной информации в помещениях службы безопасности (режимно-секретного подразделения) выделяются специальные комнаты (кабины).

В режимных помещениях службы безопасности (режимно-секретного подразделения) запрещается работать с документами, не имеющими непосредственного отношения к основной деятельности данной службы (подразделения), а также хранить посторонние предметы.

Для хранения носителей конфиденциальной информации помещения обеспечиваются необходимым количеством хранилищ, замки которых оборудуются приспособлениями для опечатывания. Хранилища и ключи от хранилищ учитываются в службе безопасности (режимно-секретном подразделении). Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся, оборудуются надежными замками с двумя экземплярами ключей от них, один из которых в опечатанном пенале (пакете) хранится у руководителя службы безопасности (режимно-секретного подразделения). Второй экземпляр ключей в опечатанном виде хранится у руководителя предприятия или у его заместителя.

В нерабочее время ключи от хранилищ и от входных дверей режимных помещений, в отдельных пеналах, опечатанных дежурным по службе безопасности (режимно-секретному подразделению), передаются на хранение службе охраны или дежурному по предприятию.

По окончании рабочего дня все хранилища и режимные помещения закрываются и опечатываются. Хранилища и входные двери помещений, в которых они находятся, опечатываются разными печатями. При опечатывании мастика (пластилин) или сургуч накладываются таким образом, чтобы исключить их снятие без повреждения оттиска печати.

Режимные помещения, в которых хранятся носители конфиденциальной информации, с опечатанными входными дверями и пеналы с ключами от них сдаются под охрану службе охраны или дежурному по предприятию с указанием времени приема-сдачи и проставлением соответствующих отметок о включении и выключении охранной сигнализации. Порядок приема-сдачи под охрану режимных помещений определяется инструкцией, специально разрабатываемой службой безопасности (режимно-секретным подразделением) и утверждаемой руководителем предприятия. Сдачу под охрану и вскрытие помещений производят ответственные за эти помещения сотрудники предприятия на основании утвержденных руководителем предприятия списков этих сотрудников с образцами их подписей. Списки находятся в службе охраны или у дежурного по предприятию. Сотрудники предприятия, которым предоставлено право вскрытия, сдачи под охрану и опечатывания помещений, отвечают за соблюдение в этих помещениях установленных требований режима секретности. При отсутствии сотрудников предприятия, ответственных за помещения, в которых хранятся носители конфиденциальной информации, данные помещения могут быть вскрыты комиссией, создаваемой по указанию руководителя предприятия (его заместителя) с составлением акта. Перед вскрытием помещений сотрудники, ответственные за них, проверяют целостность печатей и исправность замков. При обнаружении нарушения целостности оттисков печатей, повреждения замков, а также других признаков, указывающих на возможное проникновение в эти помещения или хранилища посторонних лиц, вскрытие не производят, о случившемся составляют акт и немедленно ставят в известность руководителя предприятия, руководителя службы безопасности (режимно-секретного подразделения) и орган безопасности. Одновременно принимаются меры по охране места происшествия, до прибытия сотрудников органа безопасности в эти режимные помещения никто не допускается. В случае утраты ключа от хранилища или от входной двери помещения режимно-секретного подразделения (службы безопасности) немедленно ставят в известность руководителя этого подразделения. В установленном порядке осуществляют замену замка или его секрета. Хранение носителей конфиденциальной информации в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или изменения его секрета запрещается. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в помещениях проводятся в присутствии сотрудников, отвечающих за находящиеся в этих помещениях носители конфиденциальной информации. Во время уборки и хозяйственных работ все носители информации должны быть убраны в соответствующие сейфы (хранилища) и опечатаны. Порядок вскрытия режимных помещений, эвакуации и дальнейшего хранения носителей конфиденциальной информации в случае пожара, аварии, стихийного бедствия и при возникновении других чрезвычайных ситуаций определяется инструкцией, утверждаемой руководителем предприятия. Инструкция хранится у дежурного по предприятию и в службе охраны. Для обеспечения эвакуации носителей конфиденциальной информации, каждое режимное помещение или хранилище, где они постоянно хранятся, обеспечивается необходимым оборудованием или специальной тарой (упаковкой) в количестве, необходимом для эвакуации всех находящихся в помещении носителей конфиденциальной информации. Места нахождения оборудования и специальной тары (упаковки) должны быть известны и доступны лицам, осуществляющим эвакуацию носителей конфиденциальной информации. При возникновении чрезвычайной ситуации дежурный по предприятию и сотрудники службы охраны немедленно вызывают пожарную охрану или иную аварийную службу, сообщают о происшедшем руководителю предприятия, руководителю службы безопасности (режимно-секретного подразделения), в орган безопасности и принимают меры по ликвидации последствий чрезвычайного происшествия.

2.3 Архивное сохранение документов

Деятельность государственных структур, включая муниципальные образования, силовые ведомства и объекты стратегического назначения, строго регламентируется положениями законодательства РФ:

Закона РФ №5485-1 от 21.07.1993 г. «О государственной тайне».

Постановления Правительства РФ от 04 сентября 1995 года №870 «Об утверждении правил отнесения сведений составляющих государственную тайну».

Постановления Правительства РФ №№3-1 от 05 января 2004 года «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации».

При организации архивного хранения документов используются положения Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 году (опубликован 27 октября 2004 г.) в части раздела о документах повышенной значимости.

Передача документов на архивное хранение:

На основании проведения экспертизы ценности на предмет культурного, научного, экономического, политического значения устанавливается важность материального информационного носителя, представленного в виде текстового, графического изображения или фото. Определяется период архивного хранения документа, с указанием крайних сроков или отметкой о его постоянном хранении. Также присваивается степень секретности. После проведения комплектации дел, путем надлежащего формирования идентичных материалов и внутреннего оформления, составляется подробная опись каждого тома.

Передача документов на архивное хранение с грифом «совершенно секретно» происходит в присутствии уполномоченных на это лиц при условии обеспечения военизированной охраны при проведении транспортировки. Хранение документов данного типа осуществляется в специализированных помещениях 3 категории безопасности, расположенных в отдельных подразделениях Архивного Фонда.

На основании ст. 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются ограничения доступа к документам, представляющим государственную тайну РФ. Отмена данного вето или рассекречивание происходит только в случае принятия соответствующего положения (закона) правительством Российской Федерации.

В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. №5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений, подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.

Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

Оборудование помещений, в которых хранятся секретные документы должны находиться в контролируемой зоне, иметь прочные входные двери, на которые устанавливаются автоматические замки. Двери и окна оборудуются охранной сигнализацией. Окна на первых и последних этажах зданий, а также рядом с балконами, пожарными лестницами оборудуются внутренними металлическими решетками.

Таким образом, секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности. Защита документов от копирования и редактирования всегда накладывает ограничения на использование. Важно сохранить баланс между удобством, защищенностью и стоимостью.

1. Закон РФ от 21 июля 1993 г. №5485-I «О государственной тайне»

2. Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 №3-1

3. Источник: Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. ООО «Журнал «Управление персоналом». — 200 с. 2003

4. Приказ Агентства по защите госсекретов от 29.01.2001 №2 «Об утверждении инструкции по обеспечению режима секретности при обработке сведений, составляющих государственные секреты, с применением средств вычислительной техники»

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, порядок обращения с конфиденциальными документами. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства. Секретные архивы. Обеспечение безопасность конфиденциального делопроизводства.

курсовая работа [95,1 K], добавлен 15.01.2017

Источники, особенности оформления реквизитов, их значение и состав. Сущность и порядок составления и оформления справочно-информационных протоколов. Этапы работы исполнителя с документацией и основные требования, предъявляемые к обработке документов.

контрольная работа [1,2 M], добавлен 07.04.2009

Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Порядок составления документов и требования к их оформлению. Организационно-распорядительные документы и система документации по личному составу. Организация работы и хранение документов.

методичка [1,9 M], добавлен 26.01.2009

Конфиденциальное делопроизводство: сущность и содержание, основные закономерности и принципы реализации, нормативно-правовое обоснование и значение. Методика и нормы автоматизации процессов документационного обеспечения управления на предприятии.

контрольная работа [27,8 K], добавлен 06.04.2014

Особенности составления и оформления документов по организации. Описание организационных форм делопроизводства. Характеристика средств техники для работы с текстовыми документами. Методика и пример написания и оформления протокола общего собрания.

контрольная работа [19,5 K], добавлен 30.12.2011

Понятие и сущность делопроизводства. Задачи и основные принципы ведения работы с оргтехникой. Классификация офисной техники. Значение и основные функции работы оргтехники на предприятии. Оснащение и документооборот турфирмы на примере ООО «Оранж Тур».

курсовая работа [46,9 K], добавлен 22.05.2015

Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО «Тропа». Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011

Понятие, методы и средства защиты конфиденциальной информации. Анализ нормативно-правовой базы конфиденциального делопроизводства. Угрозы, каналы распространения и утечки конфиденциальности. Порядок работы персонала с конфиденциальными документами.

дипломная работа [167,4 K], добавлен 25.11.2010

Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.

курсовая работа [125,1 K], добавлен 05.10.2014

Существующая практика работы с документами и ведение делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности. Основные требования к оформлению управленческой и организационно-распорядительной документации.

учебное пособие [1,5 M], добавлен 20.12.2010

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.