Требования к написанию текстов документов

Требования к тексту служебных документов

Главная > Контрольная работа >Промышленность, производство

ОГОУ СПО «Смоленский технологический колледж»

Контрольная работа по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

Требования к тексту служебных документов

Выполнила: студентка группы БД 5.1-09

Проверила: Муханова Тамара Ильинична

Г. Смоленск, 2010

Требования к тексту служебных документов

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

2. Требования к тексту служебных документов

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.10), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится ноль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 2010 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.

Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: «Приложение: дубликат договора-купли продажи на 2 арк. В 1 прим.» При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса. На документах, которые выполнены, проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя короткую справку о выполнении (если отсутствующий документ, который свидетельствует о выполнении), а также слова «К делу» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ. На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.

Корреспонденция присылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается адресату под расписку в разносной книге. Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации – автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа. В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Другие статьи:  Единовременное пособия в 2019 году

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух – трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек, без кавычек и не подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как, не читая всего текста, и получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

4. Список литературы

1. Головач А. С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан. » — Донецк: Стакер, 2006 — 20 с.

2. Корж А. В. «Юридическое документоведение» — К.: В. М. Корец кого НАН Украины, 2010. — 168 с.

3. Кирсанова М. В., Аксёнов Ю. М. «Курс делопроизводства» — М,: 2008.

4. Диденко А. Н. «Делопроизводство». — К.: 2008

Требования к содержанию документов

Основу содержания документа составляет текст. Помимо текста документ, как правило, содержит и установленный для данного вида документа набор реквизитов — обязательных элементов его содержания, например, наименование вида документа, сведения об адресате, заголовок к тексту, подпись и т.

Под текстом управленческого документа следует понимать выраженное средствами служебно-делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и, по возможности, кратко. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и соответствовать законодательству РФ. Текст документа может быть составлен на основе: 1)

унифицированных форм документов, входящих в состав УСД; 2)

унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций; 3)

типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и др.), определяющих содержание конкретных документов.

Как правило, текст документа оформляют в форме связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или в комбинированной форме, предполагающей взаи- мосочетание текста с таблицами.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем и организационно-распорядительных документов (например, приказов. — Авт.). Сплошные связные тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Так, тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания (причины) составления документа, во второй — излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.††††††’‡‡‡‡‡‡

Форма анкеты для изложения содержания документа применяется для представления информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Анкетные тексты применяются в организационнораспорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и др. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Как правило, таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, при этом на последующих страницах печатаются номера граф. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

В тексты документов, подготовленных на основании документов других организаций или ранее изданных (поступивших на предприятие) документов, включают ссылку на наименование документа, название организации — автора документа, а также на регистрационный номер и заголовок к тексту документа. 7.2.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный тер­мин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называет­ся «обязательный элемент оформления официального документа».*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. — это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризую­щих документы, определяется целями создания документа, его назна­чением, требованиями к содержанию и форме данного документа, спо­собом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, под­линность и подложность, физическое состояние документа, формат бу­маги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служеб­ном документе делает документ недействительным. Для ряда докумен­тов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодатель­ных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» предписано, что «Первичные учётные докумен­ты принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащей­ся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо­зяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».*

* Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуля­ром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизи­тов.* Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы.

Другие статьи:  Чек патент

* ОСТ 2479-2481 — Деловые письма ОСТ 1780 — телефонограммы ОСТ 1781 — протоколы заседаний ОСТ 1782 — извещения о заседаниях.

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требова­ния к отдельным системам документации, применяемым в сфере управ­ления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядитель­ной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-об­разцов».

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в опреде­ленной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектирует­ся формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей пара­метрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бу­маги А4 (210х297мм.). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помо­гает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, при­менить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изло­жены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Требования к оформлению документов. Он «распространяется на организационно-рас­порядительные документы, предусмотренные Унифицированной систе­мой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее — документы) — постановления, распоряжения, приказы, решения, прото­колы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административ­ных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаи­модействия, обеспечения и регулирования деятельности:

— федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

— предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государ­ственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. ГОСТ указывает следующие реквизиты, кото­рые могут быть использованы при создании документа:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 Герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации-автора документа;

05 код формы документа;

06 наименование организации — автора документа;

07 справочные данные об организации — авторе документа;

08 название вида документа;

09 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

15 гриф утверждения документа;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все рек­визиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них вза­имоисключающие, например, «название вида документа» и «справочные данные об организации»; «гриф утверждения документа» и «адресат». Кон­кретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подго­товки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управ­ленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных час­тей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих рек­визитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА

Текст, являясь основным реквизитом документа, выражает основное содержание управленческого решения или действия. В настоящее время сложились общие требования к информации, составляющей содержание документа, структуре текста и стилю его изложения.

В соответствии с законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации и ФЗ от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» 3 русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности. В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации, наряду с государственным языком Российской Федерации, Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяются законодательством субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации. Это означает, что только на русском языке текст составляется при направлении документов:

  • • в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
  • • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на государственном языке Российской Федерации. Иные языки (языки субъектов Российской Федерации или иностранные языки) используются в коммерческой деятельности, если это предусмотрено договорами между деловыми партнерами.

Тексты документов по композиционной структуре, используемым формулировкам связаны с видами и разновидностями документов. Однако в российской практике документирования сложились общие требования к текстам служебных документов, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации, ее краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простоту стиля.

Язык служебных документов — это официально-деловой стиль изложения их содержания. Деловой стиль используется в законотворчестве, дипломатической деятельности, сфере экономики и управления.

Можно выделить следующие особенности официально-делового стиля.

Точность, достоверность и объективность информации. Повышенное требование точности, не допускающей иного толкования информации, связано прежде всего с юридической значимостью содержания служебных документов.

Информационная нагрузка каждого элемента и внимание к деталям. Это является условием выполнения таких требований к содержанию служебных документов, как краткость изложения при полноте информации, необходимой для решения вопросов.

Тенденция к унификации речевых средств. Унификация затрагивает все элементы текста документа: состав информации, формуляр документа, композиционную структуру, синтаксис, фразеологию и лексику. Это выражается в следующем:

  • • наличие языковых формул (штампов, клише);
  • • наличие моделей синтаксических конструкций;
  • • регламентированная сочетаемость слов;
  • • структурное постоянство состава информации;
  • • способы составления текста по аналогии, типизации;
  • • повторы;
  • • официальный речевой этикет.

Нейтральность тона и неличный характер изложения информации. Определяющим фактором данной стилевой особенности текста является авторство. Автором служебных документов являются юридические лица (учреждения, организации, предприятия), их структурные подразделения или должностные лица. Поэтому личностный момент в оценке фактов, изложенных в документе, ослаблен, тон содержания должен быть нейтральным.

Формально-логическое изложение. В деловом стиле используются средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов.

Высокая степень использования терминированной лексики. Термины и профессионализмы являются неотъемлемой частью официальноделового стиля. Их использование зависит от сферы деятельности, к которой относится документ, и тех вопросов, которые отражены в его тексте. Вместе с тем употребление узкопрофессиональных терминов следует ограничивать, так как их большое количество часто вызывает трудности восприятия текста документа. Если термин может оказаться непонятным адресату, следует дать его пояснение в скобках.

Типизация речевых средств и стандартизация терминов. Стандартизация языка обеспечивает ту степень точности, которая, в том числе, придает документу юридическую силу. Для достижения такой точности повторяются одни и те же слова, названия, термины. Устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку.

Кроме того, в официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку.

Таким образом, официально-деловой стиль отличается строгим соблюдением норм и стандартов. Отклонение от них в российской практике документирования может считаться грубым нарушением.

Управленческие документы могут быть простыми и сложными. Простые документы посвящены одному вопросу. Сложные документы содержат несколько вопросов, которые могут касаться нескольких исполнителей. При составлении документов рекомендуется включать в них один вопрос.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй — просьбу.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, обосновании, текст может содержать только заключительную часть.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу) и являющихся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом — отступлением на пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов в виде отдельных разделов (которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др.). Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой небольшой составной части такого документа включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Например: текст состоит из трех разделов, каждый из которых включает два подраздела, в этом случае нумерация текста выглядит следующим образом. Раздел 1, подразделы 1.1 и 1.2. Раздел 2, подразделы 2.1 и 2.2. Раздел 3, подразделы 3.1 и 3.2. Текст, состоящий из разделов, характерен для распорядительных документов (приказы и др.), внутренних организационных документов (положения, инструкции и др.), плановой и отчетной документации.

Содержание документа может быть представлено в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении большинства организационно-распорядительных документов: положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

Другие статьи:  Залог прав требований по аккредитиву

При часто повторяющихся управленческих ситуациях используют однотипные документы с унифицированным текстом. Унифицированный текст может быть представлен в виде трафаретного текста (трафарета), анкеты, таблицы.

Трафаретный текст — заранее заготовленный текст документа с унифицированной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета — справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких сходных объектах по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражается существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «имеете»). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков. Наиболее известная форма анкеты — кадровая анкета, содержащая однотипные сведения о работниках организации. Полностью заполненная анкета представляет собой пример структурированного представления текста документа.

Таблица — перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде, ее применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф оформляют строчными буквами, если они служат продолжением заголовка, и пишут с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующей странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в приложения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. Над таблицей слева пишется «Таблица 1» . Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы с прописной буквы. Рекомендации к построению и оформлению таблиц содержатся в п. 4.5 Государственного стандарта Р 1.5 —2002 1 .

Особенности текстов отдельных видов документов рассмотрены в гл. 4.

Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Отметка о наличии приложения» непосредственно связаны с содержанием документа (текстом документа), дополняют его и поэтому считаются элементами текста.

ГОСТ Р 1.5—2002. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. Пункт 4.5 «Таблицы».

Заголовок к тексту (наименование документа)

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом всех документов, оформленных на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на листе формата А5, реквизит можно опускать. Заголовок к тексту в краткой и точной форме выражает основное содержание документа. Он позволяет быстро сориентироваться в содержании документа при его получении или рассмотрении, определить его важность или срочность. Заголовок облегчает регистрацию документа, направление его на исполнение, поиск необходимой документной информации, проведение операций по контролю исполнения документа и т.п.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. При его формулировании обязательно учитывают требование грамматического согласования заголовка с наименованием вида документа. Он должен отвечать либо на вопрос «чего?» («кого?»), либо на вопрос «о чем?». Например:

Приказ (о чем?) — 0 создании структурного подразделения;

Письмо (о чем?) — 0 заключении договора;

Положение (о чем?) — 0 канцелярии;

Акт (о чем?) — 0 выделении к уничтожению документов.

Заголовок к тексту акта может отвечать и на вопрос «чего?»:

Акт (чего?) — Ревизии или Приема-передачи;

Должностная инструкция (кого?) — Экономиста.

В таком документе, как протокол, заголовок отражает вид деятельности коллегиального органа (заседание, собрание и т.п.) и отвечает на вопрос «чего?»:

Протокол (чего?) — Заседания совета директоров.

Место для размещения заголовка на документе может отмечаться уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2—3 межстрочных интервала. Он печатается без кавычек или подчеркивания. Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, может быть также выровнен по центру листа.

Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения обязательно проставляется на исходящем документе, если вместе с ним в качестве приложений направляется еще ряд документов. Приложениями могут являться документы, направляемые с сопроводительным письмом; документы, о которых упоминается в тексте, или документы, подтверждающие факты, цифры и т.д., включенные в текст основного документа. Реквизит помогает предотвратить утерю документов, так как при получении или отправке документа, содержащего отметку о наличии приложений, обязательно проверяют их фактическое наличие и соответствие тем данным, которые указаны в отметке.

Слово «Приложение» печатается от левого поля под текстом с отступлением от него на два—четыре интервала. После него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал; если приложений несколько, текст разделяется полутора интервалами. При оформлении реквизита «Отметка о наличии приложения» следует придерживаться ряда рекомендаций.

Если в тексте документа указываются названия документов, которые являются приложениями к нему, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 14 л. в 1 экз.

Если в тексте документа упомянуто наличие приложения, но документы не названы, в отметке они должны быть указаны полностью. Несколько приложений нумеруют. Например:

Приложение: 1. Номенклатура изделий на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать. Например:

Приложение: каталог изделий в 1 экз.

Если приложением является документ, который, в свою очередь, имеет приложения, то в отметке указывается следующее:

Приложение: Договор аренды и приложения к нему, всего на 10 л.

При отправке документа нескольким организациям приложения могут направляться не всем адресатам. В этом случае в отметке указывают, в какой адрес направляют документ с приложением. Например:

Приложение: на 6 л. в 1 экз. в первый адрес

Документы, которые являются приложениями к другим, должны иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (без кавычек) и указания на наименование, номер, дату и другие реквизиты основного документа. Например:

Приложение к письму ЗАО «Вымпел» от 11.09.2010 № 07-10/51

При наличии нескольких приложений к одному документу на каждом них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №_» печатать про

писными буквами, а также центровать все элементы данной отметки (наименование основного документа, его дату, регистрационный номер) относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ректора РГГУ от 15.10.2010 № 123

Таким образом, в процессе движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно проставляются следующие реквизиты:

  • • Отметка о поступлении документа в организацию (29), включающая дату документа (11) и регистрационный номер документа (12);
  • • Резолюция (17);
  • • Отметка о контроле (19);
  • • Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

Процедура подготовки исходящего документа — это, во-первых, составление на бланке организации текста с оформлением таких его элементов, как «заголовок к тексту» (18) и, если необходимо, «отметка о наличии приложения» (21). Во-вторых, это придание документу юридической силы, что достигается использованием бланка организации (реквизитов бланка) и оформлением следующих реквизитов:

  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12);
  • • Гриф согласования документа (23);
  • • Визы согласования документа (24);
  • • Подпись (22);
  • • Гриф утверждения (16);
  • • Оттиск печати (25).

Кроме того, в процессе оформления исходящего документа на нем проставляются следующие отметки:

  • • Ссылка на регистрационный индекс и дату документа (13);
  • • Адресат (15);
  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Отметка об исполнителе (27);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30).

На документе может быть также проставлена отметка о конфиденциальности.

Оформление внутренних документов имеет свои особенности. Они связаны с тем, что в эту группу входят многие виды документов, которые различаются своим назначением, степенью юридической значимости. Внутренние документы: организационные (устав, положение, инструкция и т.п.), распорядительные (приказы, распоряжения, решения и т.п.), информационные и справочные (акты, докладные записки, справки и т.п.) — имеют отличия в порядке подготовки и оформления.

Так, для оформления текста распорядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, составляется заголовок к тексту (18) и в случае необходимости — отметка о наличии приложений (21).

Закрепление юридической силы проводится оформлением таких реквизитов, как:

  • • Визы согласования документа (24);
  • • Подпись (22);
  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12).

В процессе движения распорядительного документа оформляются такие реквизиты, как:

  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Отметка об исполнителе (27);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30). Закрепление юридической силы внутренних организационных

документов требует оформления следующих реквизитов:

  • • Визы согласования документа (24);
  • • Гриф согласования документа (23);
  • • Подпись (22);
  • • Гриф утверждения (16);
  • • Оттиск печати (25);
  • • Дата документа (11);
  • • Регистрационный номер документа (12).

Кроме того, ряд организационных документов должен составляться на бланке организации (например, Положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.). Для других документов этого не требуется (например, для устава), однако и в этом случае обязательным является указание наименования организации (структурного подразделения)-автора (08), наименования вида документа (10) и места его составления или издания (14).

При движении и обработке организационных документов на них также проставляются реквизиты:

  • • Отметка о заверении копии (26);
  • • Идентификатор электронной копии документа (30).