Служебная записка об утере посадочных талонов

Утерян посадочный талон

При утере посадочного талона расходы на приобретение электронного авиабилета можно подтвердить справкой от перевозчика

В Минфин России обратилась организация с запросом о порядке документального подтверждения расходов на приобретение авиабилета в случае, когда работником утерян посадочный талон. В частности, налогоплательщик интересовался, можно ли в такой ситуации косвенно подтвердить расходы на перелет другими документами, удостоверяющими факт пребывания работника в командировке (приказом о направлении работника в командировку, командировочным удостоверением, копией загранпаспорта, счетом гостиницы и т.д.). Ведомство дало по этому вопросу следующие разъяснения.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами по налогу на прибыль признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В случае оформления проезда электронными билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 маршрут/квитанция электронного билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и применяется для наличных и безналичных расчетов. Таким образом, документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного билета, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция на бумажном носителе и посадочный талон.

Минфин указал, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком.

Поэтому в случае его утери в качестве документа, подтверждающего расходы на приобретение авиабилета, может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем.

По данному вопросу есть альтернативная позиция. Минфин России, а также УФНС России по г. Москве в своих разъяснениях указывали, что если посадочный талон утерян, то стоимость полета определяется по маршрут/квитанции на бумажном носителе, а факт перелета можно косвенно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ (Письмо Минфина России от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649; Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@).

Письмо Минфина России от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11.

Без посадочного талона пассажира просто-напросто не пустят на борт самолета, и тогда перелет сорвется, а деньги, уплаченные за билет, будут потеряны. Разумеется, такого развития событий никому не хотелось бы допускать, а значит нужно как можно быстрее предпринять меры по урегулированию ситуации.

Для начала несколько слов стоит сказать о том, что представляет собой посадочный талон на самолет. Сегодня, когда регистрироваться на рейсы можно онлайн, посадочные талоны — это уже не только стандартные бумажные бланки, выписываемые в аэропорту на стойках регистрации, но также еще и PDF-файлы, которые можно сохранить на ПК и распечатать в любой удобный момент до вылета, письма на электронную почту или же сообщения на мобильный телефон, содержащие специальный QR-код и называемые мобильными посадочными.

Посадочные талоны на самолет содержат личные данные пассажира, название компании-авиаперевозчика, номер рейса, маршрут, номер места пассажира на борту, номер выхода на посадку, время вылета и время окончания посадки.

Посадочные талоны предъявляются пассажирами на контроле непосредственно у выхода на посадку.

Если вдруг так случилось, что посадочный талон утерян, действия по решению возникшей проблемы будут зависеть от того, как происходила регистрация на рейс. Так, если потерялся бумажный посадочный, выписанный сотрудником авиакомпании на стойке регистрации, то следует как можно быстрее вернуться к стойке и попросить, чтобы там выписали дубликат. Все данные о пассажире уже есть в системе, поэтому сложностей вызвать это не должно.

Если потерян бумажный посадочный, распечатанный пассажиром самостоятельно из полученного после онлайн-регистрации PDF-файла или электронного письма, то можно повторно распечатать посадочный талон в киоске самостоятельной регистрации, а также получить его в автомате самостоятельной регистрации багажа.

Мобильные посадочные талоны, казалось бы, и потерять нельзя, но пока еще не во всех аэропортах есть оборудование для их сканирования, а это значит, что риск потерять распечатанный мобильный посадочный все же существует. В этом случае можно, как и в предыдущем, воспользоваться киоском самостоятельной регистрации или же пройти к пункту печати мобильных посадочных талонов (Mobile Check-In).

Как быть, если посадочный талон потерян не до посадки на самолет, а уже после перелета, но он нужен для отчета о командировке? В подобной ситуации дело обстоит несколько иначе. Для подтверждения факта перелета необходимо обратиться с соответствующим заявлением в ту авиакомпанию, которая совершала перевозку, и там получить справку, которая и подтвердит совершение перелета. Важно помнить, что подобную справку могут выписать только в течение месяца после полета, кроме того, она является платной.

Потеря посадочного талона на самолет, как можно заметить, не является такой уж большой бедой. Однако, это не означает, что к вопросу его сохранности стоит относиться небрежно: если времени до окончания посадки на самолет останется мало или если возникнут какие-то технические сложности, можно не успеть сделать новый талон, а значит поездка сорвется. Так что лучше всего посадочный талон без необходимости не перекладывать туда-сюда и сохранять с момента получения при регистрации и до самого окончания полета.

Работник был в командировке и потерял посадочные талоны. За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется. Командировки При приобретении электронных авиабилетов для. Как подтвердить расходы на проезд в командировке, если я потеряла посадочный талон? Название потеря посадочного талона на Автор 3 Издательство A B Год 2007. Талон состоит из двух частей, первая из которых отрывается сотрудниками аэропорта при посадке, а вторая. Служебная записка о потере посадочного талона образец. В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного. Прикрепите маршрутную квитанцию и посадочный талон к своему отчету о командировке и смело сдавайте документы в бухгалтерию. При получении багажа в аэропорту УланБатора, посадочный талон остался на руках у. Посадочный талон как документ подтверждающий расходы по командировке. Если была оплачена гостиница и билет, то я прикладываю к отчету бронь, электронные билеты и посадочные талоны. Как отчитаться за командировку.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрутквитанцию и посадочный талон. О подтверждении расходов на проезд к месту командировки при приобретении электронного авиабилета, если посадочный талон. В то же время из чтения данных норм следует, что составление авансового отчета по возвращении из командировки.

Если утерян посадочный талон

Налог на прибыль

Все расходы, учитываемые в целях налогообложения, должны иметь документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ). В письме от 01.09.2016 № 03-03-07/50992 Минфин России разъяснил, какими документами подтверждаются расходы на перелет при направлении сотрудника в служебную командировку. В соответствии с п. 84 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требований к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей, утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82, при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. Финансисты указали, что поскольку посадочный талон — неотъемлемый документ при регистрации на рейс, документальным подтверждением потребления услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Сам по себе авиабилет вне зависимости от формы, в которой он был приобретен (бумажной или электронной) таким подтверждением не является.

Если посадочный талон потерян, в этом случае нужно взять у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения перелета информацию. По мнению специалистов финансового ведомства, такая справка может быть принята в качестве документального основания для учета расходов на перелет в целях налогообложения прибыли организаций (письма от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 № 03-03-07/33). При отсутствии посадочного талона или справки расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части надлежащего документального подтверждения произведенных расходов (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

Отметим, что ранее финансисты не были столь категоричны. Так, в письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 они отмечали, что действующим законодательством не установлен перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. Поэтому указанный перечень может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации. А в письме от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597 они напомнили, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ обосновать расходы можно в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные затраты.

Таким образом, исходя из положений п. 1 ст. 252 НК РФ, при отсутствии посадочного талона подтвердить факт потребления услуги воздушной перевозки можно документами, свидетельствующими о нахождении работника в месте командирования (приказ о командировке, счета гостиницы и т.д.), и маршрут/квитанцией электронного авиабилета. Но учитывая текущую позицию Минфина России, во избежание возможных споров лучше взять у перевозчика или его представителя справку, подтверждающую факт перелета сотрудника.

Другие статьи:  П в ч 2 ст 105 ук рф судебная практика

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством РФ, в том числе возмещение командировочных расходов, не подлежат обложению НДФЛ. Данной нормой установлено, что при возмещении работнику расходов на командировку в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. В письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 Минфин России отметил, что компенсация любых расходов в целях освобождения от обложения НДФЛ предполагает их документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

Как уже было указано выше, документальным подтверждением расходов на перелет в случае утраты посадочного талона может быть справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Следовательно, при наличии такой справки стоимость перелета, возмещенная командированному работнику, не облагается НДФЛ. Минфин России это подтверждает (письмо от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

Отметим, что, по мнению финансистов, подтвердить компенсационный характер возмещения стоимости авиаперелета также могут маршрут/квитанция электронного авиабилета и документы, подтверждающие факт командирования работника. При наличии этих документов даже в случае утраты посадочного талона компенсация расходов на проезд не облагается НДФЛ (письма от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57, от 21.03.2011 № 03-04-06/6-49).

Страховые взносы

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. Как видите, данные требования идентичны указанным в п. 3 ст. 217 НК РФ. Следовательно, при утрате посадочного талона компенсация расходов на перелет не будет облагаться взносами при наличии справки авиаперевозчика или его представителя, подтверждающей факт перелета. При отсутствии такой справки обосновать целевой характер расходов на перелет можно с помощью электронного авиабилета до места командирования и обратно и документов, свидетельствующих о факте командирования. Это подтверждается выводами, сделанными ФАС Уральского округа в постановлении от 17.06.2014 № Ф09-3145/14.

В этом деле проверяющие включили в базу для начисления страховых взносов компенсацию расходов на проезд командированных работников компании из-за отсутствия посадочных талонов. Но суды всех инстанций, руководствуясь п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», указали, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности. Факт осуществления перелета работниками подтверждается документами, удостоверяющими их пребывание в командировке: авансовыми отчетами, служебным заданием, командировочными удостоверениями, электронными авиабилетами, полисами страхования от несчастного случая, счетами и чеками на оплату гостиницы и гостиничных услуг.

Служебная записка на командировку — образец 2017

Служебная записка на командировку — образец 2017 года приведен в нашей статье — понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

Чем обычно подтверждают даты командировки

В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:

  • распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
  • отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
  • при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
  • при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».

Как оформить служебную записку на командировку

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

  • На служебном автомобиле.
  • Личном транспорте.
  • Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках — образец 2017».

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть на нашем сайте.

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.

Трудности при оформлении командировок

Полагаю, что всем хорошо известно, как составляется командировочный отчет – в общем-то, ничего сложного. Но только в том случае, когда командируемый прилежно собирает все необходимые документы и придерживается внутрикорпоративной политики. Однако, как показывает практика, чем выше позиционный уровень руководителя, тем чаще приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями, в результате которых при составлении отчета о командировке требуется индивидуальный подход и смекалка. Рассмотрим несколько самых распространенных случаев.

■ Руководитель не отметил/не взял с собой командировочное удостоверение

Как правило, отмечать командировочное удостоверение принято в офисе той компании, в которую едет командируемый. Но если по каким-то причинам это не возможно, допустимо проставить отметки о прибытии и убытии в гостинице (для этого должна использоваться круглая печать). Если ваш руководитель этого не сделал, попробуйте связаться c партнерами и отправить им чистое отсканированное удостоверение (либо файл в формате *.doc) по электронной почте. Договоритесь, что они сразу вернут его со своими печатями по электронной почте, а оригинал отправят с курьерской доставкой (вы потом поставите на нем отметки вашей организации). Копию командировочного удостоверения можно сдать в бухгалтерию с полным комплектом остальных документов под обещание позже принести оригинал.

■ Руководитель не привез посадочные талоны (boarding passes) на самолет

Посадочные талоны являются подтверждением того, что перелет состоялся и пассажир использовал купленный за счет компании билет. В случае если один или несколько посадочных талонов были утеряны, но при этом есть билеты, составляется служебная записка на имя главного бухгалтера примерно следующего содержания:

Прошу принять к учету авиабилеты по направлению Москва – Барселона от 13.07.2010 без посадочных талонов. Копии авиабилетов и отметки аэропорта о пересечении границы прилагаю.

■ Оригиналы билетов утеряны

Введение электронных авиабилетов ощутимо облегчило работу секретаря, но при железнодорожных поездках и на некоторых внутренних авиарейсах местных компаний продолжают использоваться бумажные билеты, которые необходимо по возвращению сдавать в бухгалтерию. В случае если оригиналы билетов утеряны, составляется служебная записка на имя главного бухгалтера с объяснением ситуации и просьбой принять отчет без билетов:

Прошу принять отчет за командировку в Краснодар, состоявшуюся в период с 04.07.2010 по 25.07.2010 без оригиналов авиабилетов. Командировочное удостоверение прилагаю.

К служебной записке прилагаются посадочные талоны и отметки аэропорта о пересечении границы/командировочное удостоверение, либо любые другие документы, подтверждающие, что поездка состоялась.

Другие статьи:  Налоговые льготы для ип в саратове

Для бухгалтерии представляет интерес письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18, разъясняющее вопросы учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян.

Вопрос: О порядке учета в целях исчисления налога на прибыль расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян, а также о налогообложении НДФЛ сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных гражданских служащих к месту командировки и обратно в случае потери билетов.

Ответ:

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 05.02.2010 № 03-03-05/18

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян, и сообщает, что согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.

Учитывая то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, считаем, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

Таким образом, при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме – электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории Российской Федерации и за рубеж, подтверждающими документами являются в части:

а) произведенных расходов по оплате:

– чек контрольно-кассовой техники;

– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

– подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

– или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) факта произведенной перевозки:

– распечатка электронного документа – электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки.

Что касается вопроса признания компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения налогом на доходы физических лиц, сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных гражданских служащих к месту командирования и обратно в случае потери билетов, сообщаем следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

■ Руководитель не привез счет (Invoice) из отеля

Часто выписка из отеля происходит в спешке из-за опасения опоздать на самолет, на переговоры, на электричку и т.п. Результат – проживание в номере полностью оплачено, а счета за него или нет, или случайно прихвачен чужой. Для того чтобы получить дубликат, достаточно найти контактную информацию отеля в интернете и позвонить/написать им с просьбой прислать копию счета. Invoice будет выслан вам по электронной почте или по факсу буквально в течение дня. Возможно, на нем будет стоять пометка «Дубликат», что не является препятствием для представления документа в бухгалтерию. Такой же способ применим и к счетам из ресторанов.

■ В счет за проживание в отеле включены дополнительные строки

Бывает, что в счете руководителя есть строки за услуги, которые не должны компенсироваться компанией. Самый простой вариант для расходов типа room service, «благотворительность» и «разное» – написать служебную записку на имя главного бухгалтера с просьбой вычесть эти суммы из зарплаты:

Прошу вычесть из моей заработной платы за июль 2010 г. сумму в размере 2000 (две тысячи) рублей 34 копейки, потраченную на мини-бар во время нахождения в командировке в Испании в период с 05.06.2010 по 15.06.2010.

Но здесь есть некоторые нюансы.

Затраты на питание в ресторане отеля (не room service) можно оформить как представительские расходы – ужин с партнерами. В этом случае на конкретную сумму составляются смета и отчет, которые прилагаются затем к остальным командировочным документам.

Такой вид расходов, как доступ в Интернет (Wi-Fi), польование оргтехникой и телефонией, принимается к учету при наличии служебной записки, завизированной непосредственным руководителем командируемого, со следующей формулировкой:

Прошу принять к учету сумму в размере 10, 65 долларов за использование доступа в интернет в служебных целях (чтение корпоративной почты) во время пребывания в командировке в США. Копию счета прилагаю.

Обоснованием необходимости пользования услугами химчистки может служить длительный срок командировки, насыщенная программа встреч и переговоров (отсюда частая смена одежды), отсутствие возможности взять с собой объемный багаж из-за нескольких перелетов в рамках одной поездки.

Отражение в налоговом учете личных расходов, осуществленных работником во время командировки, разъяснил Минфин России в своем письме от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170.

Вопрос: Для обеспечения удобства в расчетах уполномоченным работникам банка выданы корпоративные пластиковые карты, которые могут быть использованы, например, для оплаты командировочных и представительских расходов. Денежные средства, списанные с корпоративной карты, включающие личные траты (расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы), учитываются как подотчетные суммы (дебиторская задолженность) работника перед банком и подлежат обязательному возврату (возмещению) после утверждения авансового отчета в сроки, установленные внутренними нормативными документами банка.

По нашему мнению, расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы, не предусмотренные пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли. Должен ли банк учитывать в составе доходов, подлежащих обложению налогом на прибыль организаций, суммы возмещения личных расходов, осуществленных работником во время командировки за счет средств банка?

Ответ:

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета в составе доходов, подлежащих обложению налогом на прибыль организаций, суммы возмещения личных расходов, осуществленных работником во время командировки за счет средств банка, сообщает следующее.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, учитываются командировочные расходы. В их составе учитываются расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Таким образом, как правильно указано в письме, расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы, не предусмотренные пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли.

Другие статьи:  Что регулирует договор аренды

Вместе с тем суммы возмещения указанных расходов банка, осуществленных за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

■ Были произведены дополнительные расходы на проживание или передвижение

Иногда случается так, что во время командировки руководитель принимает решение поменять уже купленные билеты, приобрести дополнительные, переехать в другой отель, и все эти расходы он оплачивает сам. Для того чтобы бухгалтерия компенсировала расходы (или приняла их к учету), необходима служебная записка с визой непосредственного руководителя. Формулировка обоснования может быть приблизительно следующей:

Я, Шмагин А.В., руководитель Департамента по развитию ИТ, находясь в командировке во Вьетнаме, совершал перелет из г. Хошимин в г. Ханой и был вынужден произвести замену электронного авиабилета на самолет, так как запланированная в Хошимине встреча закончилась раньше предполагаемого времени, что позволило мне поработать в Ханое более продуктивно.

Безусловно, необходимо помнить, что визирование подобного рода служебных записок не является обязательным, а оставляется на усмотрение вышестоящего руководителя. В них вы всего лишь выражаете просьбу о содействии.

Помимо служебной записки для бухгалтерии рекомендуется составить документы, подтверждающие факт проведения деловых переговоров для нужд организации. Это могут быть протокол переговоров, проекты обсуждаемых договоров, отчеты о проведении переговоров.

А. Вершинина,
помощник исполнительного вице-президента по развитию международного бизнеса

Пример служебной записки о принятии авиабилетов без посадочных талонов

Главная → Образцы документов → Другие документы → Служебная записка Содержание

  1. Как написать служебную записку
  2. Образец служебной записки на приобретение компьютера
  3. Образец служебной записки о выдаче продукции
  4. Скачать пример служебной записки

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации. Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника. Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Служебная записка

Электронные билеты в расходах на командировки

Бойко Образец служебной записки о выдаче продукции Отдел трейд-маркетинга Начальнику отдела продажООО «Виста»Березе Юлии Семеновне СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г. О выдаче продукции Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J». Цель акции:- увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;- увеличение нумерической и качественной дистрибуции.
Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г. Регион: Санкт-Петербург, Воронеж Участники акции: продавцы розничных торговых точек Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J». Распределение призового фонда:Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)Воронеж – 60 упаковок (по 1л)Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад. Начальник отдела трейд-маркетинга Соловьева И. А. Соловьева Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Трудности при оформлении командировок

Электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки. Что касается вопроса признания компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения налогом на доходы физических лиц, сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных гражданских служащих к месту командирования и обратно в случае потери билетов, сообщаем следующее. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Таким образом, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

20:42 утеря посадочных билетов на самолет командированным работником

Приказом Минтранса России предусмотрено два способа оформления маршрут/квитанции электронного пассажирского билета и багажной квитанции:- на утвержденных в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции;- в произвольной форме, но дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, составленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек. В том случае, если маршрут/квитанция электронного билет выведена на бланк строгой отчетности, то никаких затруднений в работе учетных работников не возникает. Действует отработанная схема работы с обычными авиабилетами.

Однако на практике наибольшее распространение получил как раз второй вариант оформления электронных билетов — в произвольной форме, позволяющий авиакомпаниям и билетным агентствам экономить время и деньги при продаже авиационных билетов.

Эффективная защита налогоплательщика

Таким образом, как правильно указано в письме, расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы, не предусмотренные пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли. Вместе с тем суммы возмещения указанных расходов банка, осуществленных за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций. ■ Были произведены дополнительные расходы на проживание или передвижение Иногда случается так, что во время командировки руководитель принимает решение поменять уже купленные билеты, приобрести дополнительные, переехать в другой отель, и все эти расходы он оплачивает сам. Для того чтобы бухгалтерия компенсировала расходы (или приняла их к учету), необходима служебная записка с визой непосредственного руководителя. Формулировка обоснования может быть приблизительно следующей: Безусловно, необходимо помнить, что визирование подобного рода служебных записок не является обязательным, а оставляется на усмотрение вышестоящего руководителя. В них вы всего лишь выражаете просьбу о содействии.
Как альтернатива перечисленным документам рассматривается маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете. Тем не менее указанный перечень не закреплен официальным нормативным документом, равно как пока отсутствует практика судебных споров по оформлению таких расходов, поэтому организациям необходимо самостоятельно продумать и закрепить в своих внутренних документах порядок документального оформления и учета расходов по электронным билетам. Зависеть он будет во многом от того, каким образом приобретаются авиабилеты по служебным командировкам.
Одним из вариантов является приобретение авиабилетов непосредственно подотчетным лицом. В этом случае при подготовке к служебной командировке составляется приблизительная смета предстоящих командировочных расходов, подотчетному лицу выдаются наличные денежные средства, на которые он приобретает билеты, а потом уже работник отчитывается по авансовому отчету. При такой схеме обеспечения сотрудников авиабилетами, по нашему мнению, в бухгалтерию прежде всего необходимо требовать распечатанную маршрут/квитанцию электронного билета (т.е.

Пример служебной записки о принятии авиабилетов без посадочных талонов

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

Отражение в налоговом учете личных расходов, осуществленных работником во время командировки, разъяснил Минфин России в своем письме от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170. Вопрос: Для обеспечения удобства в расчетах уполномоченным работникам банка выданы корпоративные пластиковые карты, которые могут быть использованы, например, для оплаты командировочных и представительских расходов. Денежные средства, списанные с корпоративной карты, включающие личные траты (расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы), учитываются как подотчетные суммы (дебиторская задолженность) работника перед банком и подлежат обязательному возврату (возмещению) после утверждения авансового отчета в сроки, установленные внутренними нормативными документами банка.
По нашему мнению, расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы, не предусмотренные пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные одними из следующих документов:- документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.В соответствии с п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, носящие производственный характер и включающие в том числе оплату проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, считаем, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки. В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.