Служебная записка о проведении мероприятия

Содержание страницы:

Приказ о проведении мероприятия

Приказ о проведении мероприятия – это официальное распоряжение руководителя организации, обращенное к подчиненным и требующее выполнения определенных действий. Документ оформляется в письменной форме с соблюдением базовых регламентных норм.

Документ состоит из двух блоков: информационного и распорядительного.

Информационный блок документа

Информационный блок документа должен содержать:

  • цель мероприятия;
  • дату проведения мероприятия;
  • место, где будет проводиться мероприятие.

Распорядительный блок документа

Распорядительный блок должен содержать:

  • действия, которые будут проведены для создания мероприятия;
  • ФИО лиц, несущих ответственность за разработку, организацию проведения мероприятия, а также предоставляющих отчетность после того, как оно закончилось.

Сведения, которые обязательно должны быть в документе

В приказе должны содержаться следующие сведения:

  • шапку документа;
  • как называется организация;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • дату составления;
  • название самого мероприятия;
  • в целях чего решено было провести мероприятие;
  • период проведения мероприятия;
  • утвержденный план мероприятий;

  • денежную сумму, которую организации надо предоставить;
  • дату, когда будет предоставлен отчет по представительским расходам после проведения мероприятия;
  • ФИО сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии;
  • ФИО начальника транспортного отдела, который обеспечит транспортным обслуживанием;
  • ФИО и служебная должность лица, которое будет вести контроль за исполнением приказа;
  • приложения, которые прилагаются к приказу (название программы проведения, смета расходов и т.д.);
  • подпись руководителя;
  • дату ознакомления с документом и подписи участников.

Кто подписывает

Приказ о проведении мероприятия подписывает руководитель организации или то лицо, которое временно исполняет обязанности руководителя на основании доверенности.

Для чего нужен приказ о проведении мероприятия

Приказ о проведении мероприятия необходим руководителю организации для того, чтобы:

  • сплотить и мотивировать сотрудников;
  • продвинуть корпоративные ценности: брать пример с лидеров, стремиться к росту, делать больше с меньшими затратами и т.д.;
  • представить новое руководство;
  • привлечь внимание масс-медиа;
  • укрепить имидж организации;
  • создать свод норм и правил, которые описывают правила поведения, единые стандарты отношений и совместную деятельность, существующую в организации;
  • мобилизировать трудовой потенциал сотрудников для нового проекта;
  • создать единую команду.

Требования к заполнению

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 надо выдерживать следующие требования, когда составляется приказ:

  • Соблюдать расстояние между краями страницы и текстом.
  • Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги 210×297.
  • Дата документа прописывается в приказе арабскими цифрами, например: 16.10.2010. или 2010.10.16. Государственный стандарт допускает словесно-цифровой способ оформления даты – 16 октября 2010 г.
  • Все реквизиты должны быть заполнены.
  • Все суммы прописывать прописью и цифрами.
  • Наличие всех подписей.
  • Обязательно должна быть расшифровка всех подписей.
  • Печать.

Если приказ издается на двух и более страницах, то такие документы подлежат нумерации.

Типичные ошибки при заполнении документа

Чаще всего в приказе о проведении мероприятий допускаются следующие ошибки:

  • не прописана дата составления документа;
  • отсутствует гриф утверждения;
  • не заполнены реквизиты;
  • отсутствует список лиц, несущих ответственность за оформление документа;
  • записи сделаны простым карандашом;
  • дописывание текста;
  • сделана неразборчивая запись;
  • есть исправления;
  • орфографические/арифметические ошибки;
  • разные цвета чернил;
  • неправильно указано наименование организации;
  • бросающееся в глаза механическое воздействие на документ (искусственное состаривание, стирание части текста);
  • внесена поправка;
  • записи подтерты ластиком.

Важно! Если акт подписан лицом, не имеющим отношения к проверке, то такой документ не имеет юридической силы.

Исправление ошибок

Если в приказе была замечена ошибка, то необходимо сделать следующее:

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если:
    • ошибка была замечена еще до подписания руководителем;
    • ошибка была обнаружена в момент подписания.
  2. Аннулировать документ, если в нем найдены опечатки, помарки, слова, перевирающие смысл приказа. Для этого достаточно издать новый приказ. Но перед этим надо издать документ, аннулирующий приказ о проведении мероприятий, в котором есть ошибки. В нем должно быть указано следующее:
    • регистрационный номер;
    • дата;
    • заглавие;
    • текст должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу»/«Считать недействительным»;
    • причина отмены;
    • кто несет ответственность за исправления;
    • сроки исполнения заменяющего приказа.

После того как был составлен документ (отменяющий приказ), следующим шагом будет подготовка нового, которому присвоен новый номер и где отсутствуют какие-либо опечатки, помарки, описки. После чего приказ подписывается руководителем.

Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

  1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
  2. Наименование официальной бумаги.
  3. Дата написания и номер.
  4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
  5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
  6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов «Довожу до вашего сведения…», после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

  • описание основной проблемы;
  • просьба;
  • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

  • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
  • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

Другие статьи:  Вакансия на помощника прокурора

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

На обучение сотрудников

Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

На совмещение должностей

Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

  • производственная необходимость;
  • наличие свободной вакансии;
  • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

  • выполнял работу сверхурочно;
  • работал в выходные или праздники;
  • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
  • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
  • за счет работника;
  • в счет отпуска.

к содержанию ↑

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

Скачать образец записки о проведении мероприятий.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

  1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
  2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
  3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

  • повышение уровня нормирования труда;
  • более оперативное решение определенных задач;
  • улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

  1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
  2. Наименование официальной бумаги.
  3. Дата написания и номер.
  4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
  5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
  6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов «Довожу до вашего сведения…», после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

  • описание основной проблемы;
  • просьба;
  • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.
Другие статьи:  Штраф во франции

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

  • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
  • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

На обучение сотрудников

Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

На совмещение должностей

Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

  • производственная необходимость;
  • наличие свободной вакансии;
  • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

  • выполнял работу сверхурочно;
  • работал в выходные или праздники;
  • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
  • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
  • за счет работника;
  • в счет отпуска.

к содержанию ↑

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

Скачать образец записки о проведении мероприятий.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

  1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
  2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
  3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

  • повышение уровня нормирования труда;
  • более оперативное решение определенных задач;
  • улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Другие статьи:  Получение выписки из егрюл с 1 июля 2019 госпошлина

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

  1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
  2. Наименование официальной бумаги.
  3. Дата написания и номер.
  4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
  5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
  6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Часто текст записки начинается со слов «Довожу до вашего сведения…», после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

  • описание основной проблемы;
  • просьба;
  • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

  • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
  • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

На обучение сотрудников

Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

На совмещение должностей

Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

  • производственная необходимость;
  • наличие свободной вакансии;
  • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

  • выполнял работу сверхурочно;
  • работал в выходные или праздники;
  • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
  • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
  • за счет работника;
  • в счет отпуска.

к содержанию ↑

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

Скачать образец записки о проведении мероприятий.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

  1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
  2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
  3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

  • повышение уровня нормирования труда;
  • более оперативное решение определенных задач;
  • улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !