Приказ по организации работы архива

Содержание страницы:

Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 “Об утверждении примерного положения об архиве организации” (не вступил в силу)

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 августа 2018 г.

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 г. № 42

Примерное положение
об архиве организации

I. Общие положения

1. Примерное положение об архиве организации (далее — Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее — Архив организации).

3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 1 , локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций — предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения 2 (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) 3 (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 4 .

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

9. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

1 Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2 Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.:Стандартинформ, 2014

3 Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.:Стандартинформ, 2014

4 Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

Обзор документа

Утверждено примерное положение об архиве организации. Оно распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов

Архив создается на правах структурного подразделения. В нем осуществляется хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения; подготавливаются документы к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

Организация разрабатывает положение об архиве. Оно подлежит согласованию на предмет соответствия его примерному положению, после чего утверждается руководителем организации.

Определены основные задачи, функции и права архива. Приведен состав документов, находящихся на хранении.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Архив организации: регламентируем работу с архивными документами

В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

В базовый комплект входят:

  • инструкция по делопроизводству;
  • положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;
  • должностные инструкции;
  • инструкция по охране труда для архивиста;
  • приказ о составе экспертной комиссии;
  • положение об экспертной комиссии;
  • положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.

Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется: ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Эти документы доступны для скачивания из Интернета.

Инструкция по делопроизводству

В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству. Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).

Положение об архиве

Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176) или воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Обратите внимание ! Если в организации нет архива, а только архивохранилище, то основные направления его деятельности отражаются в Положении о структурном подразделении, в составе которого оно создано, но во всех случаях целесообразно разрабатывать Положение об архивной службе, работе с архивными документами и т.п.

Итак, Положение об архиве определяет порядок образования архива, его функциональные задачи с учетом специфики деятельности организации и специфики создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива.

В Основных правилах работы архивов организаций сказано, что в зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ (как раз чаще всего в форме архивохранилища). Виды создаваемых архивов зависят от компетенций и функций самой организации.

Другие статьи:  Заявление в суд о замене взыскателя образец

Например, в акционерных обществах, где есть головная организация и ее дочерние предприятия, для хранения архивных фондов иногда создаются объединенные архивы. В данном случае, несмотря на то, что организация и дочки являются самостоятельными юридическими лицами, но между ними имеются соподчиненность, единая сфера деятельности и единство выполняемых задач, экономически выгодно создавать один объединенный архив.

Самым распространенным явлением остается создание архива организации, который может быть архивом одного вида документов: управленческой документации, научно-техническим архивом, архивом электронных документов и т.д.

Иногда в организации создают единый архив, который хранит и управленческую, и научно-техническую документацию, и документы на электронных носителях.

Также встречается такое сочетание: архив хранит научно-техническую документацию, а управленческая документация хранится в структурных подразделениях.

Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве. В зависимости от этого заполняется первый раздел Положения об архиве, определяющий статус и вид архива, его назначение.

Во втором разделе указывается от кого и какие документы подлежат передаче в архив. Основными источниками поступления документов в архив (источниками комплектования) являются структурные подразделения организации и, крайне редко, другие организации и физические лица.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций структурные подразделения передают в архив документы со сроками хранения «постоянно» и «свыше 10 лет» (что реально означает сроки хранения 15 л., 25 л., 45 л., 50 л.) и документы по личному составу (75 л.).

Однако организация имеет право «понизить» границу между делопроизводственным и архивным хранением документов и установить, что документы со сроком хранения, например, 5 лет также подлежат передаче на архивное хранение.

В последнее время это стало очень распространенным явлением, т.к. связано с тем, что значительная часть первичной бухгалтерской документации имеет срок хранения «5 лет» и многие руководители, обеспокоенные ее сохранностью, требуют от архива своей организации принимать эти документы на хранение.

В этой ситуации в структурных подразделениях на хранение остаются лишь документы со сроками хранения один и три года.

Не запрещено при повышенной ответственности за сохранность документов или при отсутствии достаточного места в подразделениях для хранения документов устанавливать границу на уровне 1 года. В такой ситуации все законченные делопроизводством документы со сроками хранения 1 г., 3 г., 5 л. и 10 л. и т.д. поступают на хранение в архив или архивохранилище организации.

Конечно, при понижении границы между делопроизводственным и архивным хранением в организации обеспечивается лучшая сохранность документов, но при этом соответственно возрастает объем работ по их описанию, ибо все документы передаются в архив только по описям, составленным структурными подразделениями.

Установленная граница между делопроизводственным и архивным хранением документов обязательно прописывается в Инструкции по делопроизводству и в Положении об архиве.

В третьем разделе указываются основные задачи и функции архива (архивной службы). Формулировки можно взять из Основных правил работы архивов организаций.

К основным задачам относятся:

  • принятие документов на хранение от структурных подразделений (комплектование) в соответствии видовой принадлежностью документов и сроками хранения, определенными в первом и втором разделах данного положения;
  • учет и обеспечение сохранности документов в архиве или архивохранилище;
  • создание и ведение справочно-поисковых средств к архивным документам (описи, картотеки, каталоги, историческая справка, базы данных и т.д.);
  • организация использования документов, хранящихся в архиве или архивохранилище;
  • подготовка и передача документов в государственный или муниципальный архив (для организаций с государственной или муниципальной формой собственности на документы или для организаций с частной формой собственности на документы, но заключивших договор о передаче документов).

Среди функций архива (архивной службы) наряду с функциями, непосредственно вытекающими из вышеперечисленных задач, есть и такие, которые непосредственно ориентированы на службу документационного обеспечения управления, но опосредованно влияют на качество, передаваемых на хранение материалов. Имеются в виду:

  • проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;
  • работа по составлению номенклатуры дел организации;
  • участие в разработке нормативных и методических документов не только по архивному делу, но и ДОУ.

В четвертом разделе Положения об архиве прописываются права работников архива (архивной службы):

  • возможность требовать от структурных подразделений своевременной передачи документов в архив (архивохранилище), при этом в упорядоченном состоянии и обязательно по описи;
  • контролировать выполнение работы с документами в структурных подразделениях.

В пятом разделе указывается ответственность работников архива (архивной службы), которую они несут совместно с руководителем организации за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное их уничтожение, нарушение правил использования документов и доступа к ним в соответствии с нормами законодательства.

Напомним, если в организации вместо архива созданы, например, архивно-информационный отдел, отдел корпоративного хранения документов, отдел архивного хранения и использования документов, центр хранения документации, но с такими же функциями, что и в архиве, то Положения об отделе, центре и пр., а также должностные инструкции на специалистов в этих структурах должны иметь «архивное» наполнение.

Должностные инструкции

Работа с персоналом, отвечающим за постановку архивного дела в организации, предполагает, прежде всего, подбор сотрудников в соответствии с квалификацией и деловыми качествами, требования к которым отражены в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н (зарегистрирован в Минюсте России 28.05.2012 № 24339).

В случае отсутствия в организации архива или архивохранилища, а соответственно заведующего архивом или архивариуса, необходимо предусмотреть, на кого будут возложены обязанности по организации работы с архивными документами и кто будет нести ответственность за этот участок. Чаще всего в таких ситуациях обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ, и это должно найти отражение в его должностной инструкции.

Инструкция по охране труда для архивиста

Инструкцию по охране труда для архивиста разрабатывает служба охраны труда совместно с руководителем архивной службы, но если возникают сложности в ее составлении, то можно обратиться к разделам Основных правил работы архивов организаций, отражающих систему мер обеспечения сохранности документов, требования к помещению архива, режим хранения документов и т.д.

Приказ о составе экспертной комиссии

Приказ о составе экспертной комиссии (ЭК) издается в организации, когда назначается персональный состав или происходит ротация ее членов. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее. Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.

В состав ЭК организации рекомендуют включать наиболее квалифицированных работников, в том числе обязательно работника, ответственного за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства, затем в состав комиссии входят лица, ответственные за делопроизводство и архив (последний является и секретарем ЭК). Целесообразно включить в состав ЭК бухгалтера, юриста и других специалистов по основным направлениям деятельности организации. В последнее время все чаще стали включать в состав ЭК представителя кадровой службы, имея в виду важный социальный аспект документов по личному составу и срок их хранения (75 л. ЭПК). Организациям, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, целесообразно в состав ЭК включить представителя (своего куратора) этого архива. В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций.

В небольших организациях, фирмах в состав ЭК включают, как правило, только секретаря, кадровика и бухгалтера.

ЭК в организации должна включать не менее трех человек, при большем количестве членов ее состав должен быть нечетным. Если организация имеет филиалы или отделения, расположенные вне центрального офиса, то в организации может быть образована Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в филиалах или отделениях собственные ЭК.

Отношения между ЦЭК организации и ЭК филиалов или отделений строятся в соответствии с правовыми взаимоотношениями между организацией и ее структурами.

  1. ЭК отделений или филиалов на своих заседаниях только рассматривает проекты описей дел, номенклатур дел, актов на выделение к уничтожению документов и в установленном порядке направляет их на согласование с ЦЭК организации (центрального офиса).
  2. ЭК филиала или отделения и его руководителям предоставлено право на утверждение данных документов без участия ЦЭК организации (головного офиса).

Обе эти позиции имеют право на существование.

Положение об экспертной комиссии

Положение о ЦЭК или ЭК организации — основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.

В соответствии со всеми действующими нормативными документами только экспертные комиссии выносят решения по таким важнейшим вопросам, как одобрение актов на выделение к уничтожению документов, номенклатур дел организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, предложения об изменении сроков хранения документов.

Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании или одобрении ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с архивными документами в организации.

При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Приказ о назначении ответственного за архив

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
  • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
Другие статьи:  Геркон требования

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

  1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
  2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
  3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
  4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Приказ об организации архива на предприятии

Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

  • как происходит организация архива на предприятии и какие правила необходимо при этом соблюдать;
  • как проходит издание приказа об организации архива на предприятии и какая в нем отображается информация;
  • какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища;
  • кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией.

Организация архива на предприятии

При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях. Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

  • поддерживать приемлемый уровень влажности воздуха и температуру;
  • ограничить доступ для сторонних лиц;
  • установить шкафы и стеллажи;
  • грамотно организовать использование свободного пространства.

Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.

Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов. Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:

  • рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;
  • температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;
  • необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли.

Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание. Другими словами, работу оборудования необходимо организовать так, чтобы случайно попавшая на нее бумага не стала катализатором, воспламенившим всю хранящуюся внутри помещения документацию.

Издание приказа об организации архива на предприятии

Перейдем к документальному оформлению архивохранилища.

Следует начать с того, что после выбора наиболее подходящего помещения начальником предприятия издается специальный приказ, который регламентирует начало создания отдела хранения документации. Руководители организаций должны быть полностью уверены в том, что планируемый архив отвечает строгим современным требованиям в области пожарной и технической безопасности (для этого проводятся специальные проверки, речь о которых пойдет ниже).

Приказ директора регистрируется в журнале, после чего с ним знакомятся ответственные за создание архива сотрудники. Работник обязан поставить свою подпись в знак того, что согласен взять на себя ответственность за исполнение распоряжения.

В приказе руководитель компании должен обозначить следующую информацию:

  • с какого момента данный приказ вступает в силу;
  • кто из подчиненных назначается ответственным за создание архива;
  • в какие сроки отдел необходимо окончательно сформировать;
  • какая ответственность предполагается, если архив будет спроектирован с нарушениями правил пожарной безопасности и санитарного режима.

В целом, директор имеет право уточнить любые важные моменты в приказе, которые он посчитает нужным донести до своих подчиненных.

Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища?

Пригодность выбранного помещения для будущего архива анализируется специальными проверяющими органами – представителями санэпидемстанции и Государственного пожарного надзора. Квалифицированные специалисты во время визита в компанию оценивают уровень соответствия государственным стандартам и нормам, после чего издают письменное решение, где соглашаются с рациональностью использования именно данного помещения или уточняют моменты, которые необходимо решить перед финальной стадией проекта.

Кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией?

Руководитель компании лично выбирает ответственного за архивную документацию гражданина, который устраивается на должность архивариуса. В его обязанности входит общая организация работы архива и прием-выдача бланков. Перед назначением на должность будущему архивариусу потребуется пройти инструктаж и стажировку, дабы определить, достаточно ли опыта и знаний у человека, гарантирующих грамотное хранение важных актов и внутренних документов предприятия.

Рекомендуем материалы по теме:

Приказ об организации работы архива федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

  • Главная
  • Документы
  • Приказ об организации работы архива федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

ПРИКАЗ

В целях организации комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а также упорядочения требований, предъявляемых при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, приказываю:

Положение об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 1);

Правила работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 2);

Порядок подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3).

  1. Административному управлению (В.В. Костенко) организовать выполнение требований Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Правил работы архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
  2. Заместителям руководителя Росреестра, структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра обеспечить соблюдение требований Порядка подготовки и передачи дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
  3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росреестра А.В. Коробова.

к Приказу Федеральной службы

кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 г. N П/637

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

1.1. Документы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют неотъемлемую часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным архивным агентством (Росархив), хранятся в Росреестре.

обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;

обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росреестра.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росреестра несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Росреестре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Росреестр обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Архив Росреестра (далее – Архив) входит в состав Административного управления Росреестра.

1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Росреестра, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее – ГА РФ) и настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Росреестра (далее – Руководитель) по согласованию с ГА РФ.

1.7. Работы по Архиву ведутся по планам, утверждаемым Руководителем.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель Руководителя.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.

  1. Состав документов Архива

В Архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Росреестра документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Росреестру.

2.4. Служебные и ведомственные издания.

2.5. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

  1. Задачи и функции Архива

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее – ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Росреестра (далее – ЭК) и ЭПК ГА РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;

3.2.6. организует использование документов:

информирует руководство и работников Росреестра о составе и содержании документов Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в служебных целях, для работы в помещении Архива;

оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЭК;

3.2.8. оказывает методическую помощь Административному управлению в составлении номенклатуры дел Росреестра, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и службы делопроизводства;

3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.

  1. Ответственность за ведение Архива

5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей несет сотрудник Административного управления, ответственный за архив.

5.2. Обязанности и ответственность работников Архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.

Заместитель директора ГА РФ

10 октября 2014 года

к Приказу Федеральной службы

кадастра и картографии

от 25 декабря 2014 г. N П/637

ПРАВИЛА

РАБОТЫ АРХИВА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

1.1. Настоящие Правила регулируют деятельность архива Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее – Архив) в части обеспечения комплектования Архива, хранения, учета и использования несекретных архивных документов на бумажных носителях, подготовки и передачи дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), уничтожения дел, не подлежащих дальнейшему хранению, а также процедуры приема-передачи дел при смене лица, ответственного за работу Архива.

1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с федеральными законами, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, Положением об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утвержденным и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, нормативными правовыми актами Российской Федерации, методическими документами Росархива и ГА РФ.

Другие статьи:  Лицензия на показ

2.1. Комплектование Архива – систематическое пополнение Архива документами структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

2.2. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Росреестра и указанные в разделе 2 Положения об архиве Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, по истечении трех лет после завершения их делопроизводством передаются в Архив.

2.3. Прием дел в Архив вместе с двумя экземплярами сдаточной описи на них осуществляется по графику передачи завершенных делопроизводством дел на очередной год, утверждаемому руководителем Росреестра.

2.4. Сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, проверяет правильность оформления дел, а все выявленные при проверке недостатки в оформлении дел устраняются сотрудниками соответствующих структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.

2.5. Прием каждого дела производится сотрудником Административного управления, отвечающим за работу Архива, в присутствии сотрудника структурного подразделения центрального аппарата Росреестра. На обоих экземплярах описи против дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи. Описи подписываются лицом, ответственным за работу Архива, и лицом, передавшим дела.

  1. Хранение документов в Архиве

3.1. Документы в Архиве должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

3.2. Для хранения документов Архиву выделяются специальные помещения – хранилища, которые должны соответствовать требованиям пожарной безопасности, должны быть гарантированы от затопления, иметь искусственную вентиляцию. В хранилищах должны соблюдаться световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режимы.

3.3. В хранилищах дела размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).

3.4. Все помещения Архива нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы и полки нумеруются сверху вниз, слева направо от входа.

3.5. Стеллажи в хранилищах устанавливают с учетом особенностей помещения: не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

3.6. В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке, в Архиве проводятся проверки наличия и состояния документов не реже одного раза в пять лет.

3.7. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в Архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене лица, ответственного за работу Архива;

при реорганизации или ликвидации Росреестра;

перед передачей дел на постоянное хранение.

3.8. В ходе проверки осуществляются:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в Архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

3.9. Результаты проверки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (Приложение N 1 к настоящим Правилам), акте о неисправимых повреждениях документов (Приложение N 2 к настоящим Правилам).

3.10. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то сотрудниками Архива организуется их розыск. В этих целях:

изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

организуется розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра;

проверяются дела, стоящие рядом;

изучаются акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел. В случае если розыск документов не дал результатов, на отсутствующие дела и документы составляется акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение N 3 к настоящим Правилам). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями с внесением соответствующих записей в учетные документы.

3.11. Проверка считается завершенной после внесения в учетные документы Архива изменений, выявленных проверкой, и представления необходимых сведений о делах постоянного хранения в ГА РФ для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ.

  1. Учет документов в Архиве

4.1. Учет документов в Архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам в целях осуществления контроля за их наличием.

4.2. В пределах архивного фонда Архива учетно-классификационной единицей является единица хранения документов на бумажной основе – дело.

4.3. Дело – совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

4.4. Основными учетными документами являются:

опись дел – для единичного и суммарного учета дел, закрепления порядка систематизации дел, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в опись;

лист фонда (Приложение N 4 к настоящим Правилам) – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища Архива;

дело фонда – комплекс документов по истории организаций, являющихся источниками комплектования архивного фонда Архива, ведется по каждому источнику архивного фонда;

паспорт Архива – для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.5. Вспомогательными учетными документами являются книги учета выдачи (возврата) дел (произвольной формы).

4.6. Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в Архив являются:

описи дел (сдаточные) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

номенклатура дел Росреестра с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (Приложение N 5 к настоящим Правилам);

акт приема-передачи документов, передаваемых структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра в Архив в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4.7. Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из Архива являются:

акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов;

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;

акт приема-передачи документов по истечении сроков хранения;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

  1. Справочно-поисковые средства к документам Архива

5.1. К документам Архива создаются справочно-поисковые средства, элементами которых являются описи, указатели (предметные, хронологические), историческая справка к архивному фонду.

5.2. В Архиве составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу (сводные – годовые или за несколько лет подряд) (Приложения N 6 и 7 к настоящим Правилам).

5.3. Историческая справка состоит из следующих разделов: история источника комплектования Архива, история фонда, характеристика документов фонда.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в ГА РФ при первой передаче документов фонда; один экземпляр хранится в деле фонда в Архиве.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры, функций источника комплектования Архива и представляется в ГА РФ вместе с каждой законченной описью.

  1. Использование документов Архива

6.1. Основными формами использования документов Архива являются:

информирование руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра, курирующего Административное управление, о составе и содержании документов Архива;

выдача документов во временное пользование сотрудникам центрального аппарата Росреестра;

рассмотрение запросов социально-правового характера, поступающих от граждан и организаций.

6.2. Оригиналы приказов и распоряжений Росреестра из Архива не выдаются.

6.3. Выдача дел из Архива сотрудникам центрального аппарата Росреестра осуществляется под расписку по требованию, подписанному руководителем структурного подразделения центрального аппарата Росреестра, сдавшего дела в Архив (Приложение N 8 к настоящим Правилам).

6.4. Дела из Архива могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 30 дней, дела с пометкой “Для служебного пользования” – на срок не более одного дня.

6.5. Запрещается во взятых из Архива делах делать поправки в тексте документов и изымать документы из дела.

6.6. Изъятие архивных документов правоохранительными органами из Архива может быть осуществлено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

На место изъятого документа в дело вкладывается карта-заместитель или заверенная копия документа, в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа, послужившего основанием для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату в Архив.

6.7. Состояние дел, возвращаемых в Архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

6.8. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудник Административного управления, отвечающий за работу Архива, составляет акт в двух экземплярах, один из которых представляется должностному лицу, по разрешению которого использовалось дело, для привлечения виновных к ответственности, а другой остается в Архиве.

6.9. Архивные справки, копии и выписки выдаются на основании письменного запроса, который должен содержать: наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

6.10. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.

6.11. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов составляются в двух экземплярах. Один экземпляр направляется заявителю по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником Административного управления или его заместителем. Второй экземпляр справки, копии или выписки хранится в делах Архива в соответствии с номенклатурой дел.

6.12. Учет использования дел и документов Архива ведется в книге выдачи (возврата) дел, книге регистрации выданных копий, выписок, справок.

  1. Передача дел на постоянное хранение

7.1. Передача документов постоянного хранения Росреестра в ГА РФ осуществляется в соответствии с планом-графиком, согласованным с Центральной экспертной комиссией Росреестра (далее – ЦЭК Росреестра), руководителем ГА РФ и утвержденным руководителем Росреестра.

7.2. Документы передаются в ГА РФ по утвержденным ЭПК ГА РФ описям дел, на которых делаются отметки о приеме дел.

7.3. Прием-передача дел на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение N 9 к настоящим Правилам).

7.4. При первой передаче документов в ГА РФ к ним прилагается историческая справка на архивный фонд Росреестра. При последующих передачах документов делается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, составе и состоянии документов и т.п.

7.5. В случае ликвидации Росреестра его документы подлежат передаче в организацию, являющуюся его правопреемником, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

7.6. При ликвидации Росреестра без установления правопреемства документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу сотрудников Росреестра, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в ГА РФ.

  1. Уничтожение дел, не подлежащих хранению

8.1. На дела временного (свыше 10 лет) срока хранения в Архиве составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 10 к настоящим Правилам).

8.2. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

8.3. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЦЭК Росреестра одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу, утверждаемыми (согласуемыми) ЭПК ГА РФ.

Одобренные ЦЭК Росреестра акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росреестра.

8.4. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, Архив имеет право уничтожать соответствующие архивные дела.

8.5. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

8.6. Материально-техническое обеспечение переработки (утилизации) дел, подлежащих уничтожению, осуществляется Управлением делами по заявкам Административного управления. Погрузка, доставка по месту нахождения специализированной организации для переработки (утилизации) и утилизация дел, подлежащих уничтожению, осуществляются в присутствии и под контролем сотрудника Административного управления, ответственного за работу Архива.

  1. Прием-передача Архива при смене лица,

ответственного за его работу

9.1. Начальник отдела обработки и отправки исходящей корреспонденции и центрального архива Административного управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Росреестра по представлению начальника Административного управления (далее – начальник отдела), является ответственным за выполнение возложенных на Архив задач и функций.

9.2. При смене начальника отдела, ответственного за работу Архива:

издается приказ Росреестра о назначении комиссии в составе не менее трех человек;

комиссия проверяет наличие и состояние архивных документов, учетных документов и справочно-поисковых средств к ним, противопожарного и охранного оборудования, а также условия хранения документов;

прием-передача документов и дел архивного фонда Архива, справочно-поисковых средств к нему, а также помещений Архива, инвентаря и оборудования оформляется актом комиссии.