Приказ об удержании из зарплаты подотчетных сумм образец

Содержание страницы:

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

В практике нередко возникают ситуации, когда подотчетное лицо, получив деньги, не спешит отчитаться об их расходовании. В нашем материале расскажем, к каким последствиям может привести подобная ситуация и как вернуть неизрасходованный подотчет, укажем, какие документы необходимо оформить, чтобы произвести удержание подотчетных сумм из заработной платы, проводки, которыми его следует отразить.

Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги

Средства подотчет выдаются сотруднику либо на основании его заявления, либо на основании распоряжения руководителя компании.

В документе-основании должно быть отражено распоряжение руководителя о сроке, на который выдается подотчет. В течение трех дней после истечения этого срока сотрудник должен сдать авансовый отчет вместе с документами, которые подтверждают произведенные расходы.

Если работник в течение срока, на который получил средства, их не потратил, то он должен их немедленно вернуть организации.

Последствия невозврата

Подотчетные средства, которые подчиненный не вернул своевременно, следует отражать как его задолженность перед компанией до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей 196 ГК РФ . Они не являются доходом работника и не подлежат обложению НДФЛ. НДФЛ следует исчислить и удержать в случаях:

  • прощения работнику долга по невозвращенным суммам;
  • истечения срока исковой давности по взысканию средств.

Но если подчиненный длительное время не возвращает неизрасходованные средства, не предоставляет документы, подтверждающие расходы, а компания не предпринимает никаких действий к взысканию долга сотрудника, то с большой долей вероятности проверяющие органы признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ (п. 8 письма ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Чтобы избежать претензий налоговиков, следует внимательно следить за правильностью ведения операций с работниками по выданным деньгам.

Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Если сотрудник не возвращает подотчет, у компании есть один месяц для того, чтобы удержать его из зарплаты. Такой порядок прописан в статье 137 ТК РФ .

Для того чтобы произвести удержание, руководитель компании должен издать распорядительный документ (приказ). С приказом сотрудника необходимо ознакомить и получить его согласие на удержание в письменной форме.

Невозвращенные средства, согласно плану счетов бухучета, относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». С дальнейшим отражением либо погашения из заработной платы, либо отнесения на прочие расходы с персоналом при невозможности удержания.

Удержание из зарплаты подотчетных сумм проводки.

Приказ об удержании из заработной платы работника неизрасходованных подотчетных сумм (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Ярило»

Об удержании из заработной платы неизрасходованных подотчетных сумм

Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на ремонт принтера, удержать из заработной платы менеджера Н.К. Разина денежную сумму в размере 1500 руб.

Бухгалтеру З.П. Степановой произвести удержание из заработной платы указанного сотрудника начиная с июня 2011 г.

Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Согласно Указанию ЦБ № 3210-У сотрудник, получивший деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней после:

  • дня истечения срока, на который выдан подотчет;
  • возвращения на работу, если дата возврата пришлась на время отсутствия работника по причине командировки, болезни, отпуска.

В практике работы с подотчетниками нередки ситуации, когда работник, получив подотчетный аванс, отчитывается на меньшую сумму, либо не представляет авансовый отчет. В этой ситуации сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс.

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

Если сотрудник вовремя не вернул неиспользованный подотчет, у работодателя имеется возможность удержать из зарплаты подотчетную сумму. Порядок удержания описан в статье 137 ТК РФ.

На принятие решение о взыскании из зарплаты отводится один месяц после окончания срока возврата аванса. Поскольку списание из зарплаты возможно только в случае, если работник согласен с размером и самим фактом удержания, целесообразно получить его согласие в письменном виде. Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. В нем же можно отвести место, где работник выразит свое согласие на списание из заработной платы.

Образец приказа на удержание

Объем удержаний с сотрудника не должен превышать 20% начисленной заработной платы.

Взыскание задолженности по подотчету в судебном порядке и прощение долга

Если прошел отведенный месячный срок либо если работник не согласен с взысканием из заработной платы, организация может взыскать задолженность через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, регламентированного статьей 196 ГК РФ. Обратиться в суд компания может в течение трех лет с даты, когда работник должен был вернуть подотчетные деньги.

Удержание подотчетных сумм из заработной платы: проводки

Согласно Плану счетов бухучета и инструкции к нему, не возвращенные вовремя подотчетные средства списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94, а в дальнейшем с кредита 94 либо в дебет 70 (если долг удерживается из зарплаты), либо в дебет 73 (при невозможности списания из зарплаты).

Когда можно и нужно составлять приказ об удержании из заработной платы – оформления и образец распоряжения

Из заработной платы сотрудников работодатель может удерживать часть их заработка и в добровольном, и в обязательном порядке.

К первому случаю относятся обстоятельства, не носящие неукоснительный характер в соответствии с действующими нормами законодательства и требующие заявления работника. Ко второму – относятся налоги и суммы по исполнительным документам. В первом случае, а иногда и во втором оформляется приказ работодателем.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Случаи составления на взыскание денежных средств с зарплаты работника

Распоряжение готовится при возникновении необходимости удержания из заработной платы сотрудника некоторых сумм в соответствии со ст.130 ТК РФ.

Добровольное удержание применяется сотрудниками для оплаты коммунальных платежей, кредитов в коммерческих банках, профсоюзных взносов, дополнительных взносов на накопительную часть пенсии в Пенсионный фонд, алиментов на несовершеннолетнего, отчисления в благотворительные фонды.

Частным случаем является возврат займа, выданного организацией, где работник состоит в штате.

При возникновении удержания в обязательном порядке, кроме желания работника и без его обращения на бумаге, основанием может являться существующая на текущий момент задолженность перед компанией по причинам:

На некоторые начисленные суммы дохода работника взыскание не может быть обращено. Они обозначены в статье 101 229-го ФЗ (выплаты, связанные с командировкой, переводом для выполнения трудовых функций в другую местность, с появлением на свет ребенка, с утратой близкого родственника).

Данное ограничение обязательно учитывается при оформлении приказа.

Поступление в бухгалтерию предприятия исполнительного листа (судебного приказа) не служит поводом для издания приказа на удержание из заработной платы подчиненного.

Вычет сумм, зафиксированных в судебном бланке, производится непосредственно на основании предоставленных документов.

В соответствии с законом Об исполнительном производстве за работодателем закреплена обязанность в течение 3-х дней осуществить перевод денежных средств в требуемом размере взыскателю (за счет должника).

Вопросы удержания денег с доходов сотрудников относятся исключительно к законам федерального уровня. Местные законодательные акты такие вопросы не решают.

К примеру, за нарушение режима труда (опоздание на рабочее место), курение в запрещенном месте подчиненного руководство компании может привлечь к ответственности в виде штрафа.

Следует понимать, что администрация фирмы может по желанию подчиненного осуществлять отчисления, но это не является ее обязанностью. Данный момент рассматривается директором предприятия.

Оформление распоряжения

Документ должен быть грамотно составлен для придания ему законной силы. Его оформление не должно привлекать внимание надзирающих государственных органов.

В документе обязательно указываются: сумма взыскания, основание для осуществления процедуры, данные работника.

Помимо этого, заполняется информация:

  • реквизиты предприятия;
  • заголовок документа (приказ, распоряжение);
  • номер и дата составления документа;
  • подпись главы предприятия, главного бухгалтера.

Если списание является добровольным, то данный факт обязательно фиксируется в текстовой части приказа. В качестве основания распоряжения указывается заявление работника.

Внизу сотрудник проставляет свою ознакомительную подпись.

При подготовке проекта приказа на удержание из зарплаты сотрудника необходимых сумм особо важно обратить внимание на сроки. Они предусматриваются ст.137 и ст.248 трудового кодекса.

Статья 248 ТК РФ предполагает взыскание ущерба по распоряжению об удержании из зарплаты недостающих сумм в срок не позднее 1 месяца с даты обнаружения убытка.

Другие статьи:  Завещание в беларуси

Работодатель, нарушив данное требование, позволяет работнику обратиться в судебные органы и оспорить законность удержания.

Аналогичное условие содержится в статье 137 ТК РФ: решение о возврате аванса, неправильно выплаченных сумм принимается в течение 1 месяца с даты осуществления выплаты.

Если обнаружены факты кражи, злоупотребления и порчи имущества компании, создается комиссия, которая выявит причины ущерба и сумму понесенного убытка.

Скачать образец

Оформление приказа — процедура важная, регулирующая отношение подчиненного и директора.

Работодатель должен четко понимать, когда действительно существуют причины для удержания, а когда данные действия являются незаконными.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Как по закону оформить удержание подотчетных сумм из заработной платы – образец приказа, заявления

По закону работник, получивший средства в подотчет обязан отчитаться о них не позже 3 дней. Это происходит после истечения срока, на который выданы деньги или после выхода на работу, если дата возврата пришлась на больничный, отпуск или командировку.

Зачастую на практике можно встретить ситуации, когда работники отчитываются на меньшую сумму, в результате у них образовывается задолженность перед организацией.

Если человек имеет возможность, он вносит сумму долга в кассу предприятия. В противном случае работодатель взыскивает ее с зарплаты.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Можно ли удержать из зарплаты подотчет?

Ст. 137 ТК РФ дает право работодателю взыскать задолженность по неиспользованным подотчетным суммам.

Однако, для этого он должен совершить ряд последовательных манипуляций:

Удержать долг из заработной платы компания может.

Правда не всегда это получается сделать мирным путем, поэтому дело может закончиться и принудительным взысканием.

Читайте также:

Как взыскать средства с заработка работника?

Работодатель устанавливает для своего персонала срок, на который выдаются подотчетные суммы.

В течение 3 дней после его окончания работники должны представить в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий фактическое расходование средств по назначению.

Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он просто вносит их в кассу предприятия. Однако не всегда все получается так гладко.

Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат.

Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ.

Разберем, как это выглядит на конкретном примере.

Исходные данные:

Кузин Иван Петрович поехал в командировку, ему в подотчет было выдано 10 тыс. руб.

Он вернулся раньше и отчитался с помощью авансового отчета только на сумму в 2 тыс. руб.

Соответственно, перед организацией у него образовалась задолженность по подотчетной сумме = 10000 – 2000 = 8000.

У работника не оказалось возможности вернуть деньги в кассу. Но он письменно согласился на ежемесячные удержания из зарплаты в размере 20%.

Начисленная заработная плата сотрудника за месяц составляет 25 тыс. руб.

Расчет:

Чтобы удержать долг, бухгалтер должен совершить следующие манипуляции:

  • Удерживает с заработной платы НДФЛ: 25000 – 25000 * 13% = 21750.
  • Рассчитывает максимальную сумму, которую можно взыскать с работника = 20% от зарплаты получается: 21750 * 20% = 4350.
  • После удержания части долга по подотчетной сумме на руки человек получит сумму = 21750 – 4350 = 17400.

Получается за 2 месяца с такой зарплатой бухгалтер взыщет всю задолженность.

Документы основания

Первичным документом, по которому выявляется задолженность работника по подотчетным суммам перед предприятием, является авансовый отчет формы № АО – 1, утвержденный работодателем.

Именно в нем отражаются выданные сотруднику суммы и подтвержденные документально расходы.

Однако нельзя только на основании авансового отчета взыскать с работника долг.

С этой целью, на основании письменного согласия работника издается приказ об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм.

Он и будет являться основанием для взыскания суммы долга.

Тогда документом – основанием будет выступать исполнительный документ: постановление суда или исполнительный лист.

Однако до момента получения такого документа пройдет как минимума месяца полтора, за это время сотрудник может успеть уволиться.

Тогда взысканием будет заниматься уже не работодатель, а судебный пристав-исполнитель — порядок удержания по постановлению судебных приставов.

Нужно ли согласие сотрудника?

По статье 137 ТК РФ удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника.

Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание.

Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию.

Если согласие сотрудник не дает, работодателю придется обращаться в судебную инстанцию с требованием взыскать задолженность в принудительном порядке.

Приказ на удержание подотчетных сумм

Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения.

Конкретная форма приказа не утверждена на законодательном уровне, но в документ рекомендуется включить обязательные пункты:

  • название компании;
  • наименование бланка, в связи с чем составлен;
  • номер документа;
  • дата составления;
  • требование о взыскании задолженности по подотчетной сумме с обозначением размера удержания и личных данных должника;
  • с какой даты и в каком размере производить удержания с заработной платы;
  • на кого возлагается контроль за исполнением приказа;
  • подпись руководителя и работника, с которого будут производиться удержания;
  • указывается документ основание для оформления приказа: согласие работника.

Приказ составляется на листе формата А–4 без ошибок. Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований.

Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам.

Если согласие с работника об удержании уже было взято, и приказ по предприятию издан, с расчетных сумм также производится взыскание в размере не более 20%.

Остаток задолженности работник может добровольно внести в кассу предприятия при получении расчета при увольнении.

Для этого бухгалтер печатает расходный и приходный кассовый ордер одновременно.

Когда сумма задолженности выявлена непосредственно в момент увольнения, работодателю необходимо придерживаться той же схемы действий, что с работающим сотрудником.

Сумму долга он может взыскать уже после его расчета.

Для этого необходимо обратиться сначала с исковым заявлением в суд, потом с постановлением суда к судебным приставам исполнителям.

По теме удержания из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм сделаем несколько основных выводов:

  • Работник может внести сумму задолженности добровольно через кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
  • Удержать долг можно в размере не более 20% с зарплаты за месяц. Процент удерживается с начисленной заработной платы за минусом НДФЛ.
  • Для удержания подотчета необходимо заручиться согласием работника и издать соответствующий приказ.
  • При отсутствии желания платить долг, работодатель вправе взыскать его через судебный орган. Тогда удержания будут производиться уже на основании исполнительного документа.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Приказ на удержание из заработной платы — образец

ТК РФ об удержании из зарплаты

Список случаев, по которым возможно удержать задолженность перед организацией из зарплаты работника по ст. 137 ТК РФ, является закрытым (определение ВС РФ от 28.10.2010 № 18-В10-16). Во всех перечисленных там ситуациях обязательно издается приказ об удержании из заработной платы.

В течение месяца компания может вернуть обнаруженный долг. Для этого требуется получить у работника письменное согласие на удержание из зарплаты. Если месяц для возврата денег пропущен или работник против условий удержания, придется обращаться в суд.

Установленных форм согласия работника и приказа на удержание нет — эти документы создаются в произвольной форме.

В ст. 138 ТК РФ лимитированы размеры удержаний образовавшихся долгов из зарплаты:

  1. Общее правило — не выше 20% от зарплаты после вычета НДФЛ (п. 1 ст. 99 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Но сумму превышения работник может при желании оплатить добровольно!
  2. Если исполнительных листов несколько — до 50% выплаты (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852). Это касается компенсаций морального вреда, выходных пособий, налогов, сборов, пошлин, штрафов, имущественного ущерба.
  3. До 70% — при исправительных работах, лишении свободы, взыскании алиментной задолженности, возмещении ущерба здоровью, из-за смерти кормильца, в ходе преступления.

Когда приказ на удержание не требуется

Приказ на удержание не создается в таких случаях:

  1. Работник пишет заявку на вычет из зарплаты для своевременной оплаты банковского кредита. Этот процесс не является удержанием в отличие от удержаний по исполнительным листам и в случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ.
  2. При обязательных удержаниях (судебные предписания и исполнительные листы — выплата алиментов, штрафы ГИБДД, налоги и т. п.) приказ не нужен.
  3. Удержания денежных сумм из зарплаты за неотработанные дни отпуска не исполняются, если работник увольняется по следующим причинам:
  • п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — отказ от перевода на другую работу по медпоказаниям либо отсутствие соответствующей работы;
  • ч. 1 ст. 81 ТК РФ — ликвидация компании, сокращение численности или штата, смена собственника имущества фирмы — относительно ее руководителя, его замов и главбуха;
  • ч. 1 ст. 83 ТК РФ — призыв на военную/альтернативную службу; возвращение на работу человека, ранее занимавшего эту должность; признание нетрудоспособным по медицинскому заключению; смерть либо признание работника безвестно отсутствующим; наступление чрезвычайных обстоятельств (катастрофа, стихийное бедствие, военные действия и т. п.).
Другие статьи:  Пенсия льготная на селе

Образцы уведомления об удержании и согласия работника

Удержания из заработной платы:

  • неотработанного аванса;
  • невозвращенных оставшихся подотчетных сумм, выданных перед командировкой или переездом на работу в другую местность;
  • переплаты предыдущей зарплаты по причине бухгалтерской счетной ошибки;
  • задолженности перед организацией из-за признания сотрудника виновным в невыполнении трудовых норм (порче имущества, браке и т. п.) или простое, —возможны в течение месячного срока только при его письменном согласии (абз. 6 письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Чтобы вычесть из зарплаты денежный долг за неотработанные дни отпуска при увольнении, можно сразу составлять приказ. Здесь согласия работника не нужно.

Можно предварительно выдать работнику уведомление об удержании, на котором он и подпишет свое согласие.

Образцы приказов об удержании аванса и подотчетных сумм

1. Возмещение неотработанного аванса в счет зарплаты

Компания имеет право на вычет из увольнительных выплат неотработанного аванса.

2. Погашение невозвращенных подотчетных сумм

Организация должна выдать сотруднику деньги перед его командировкой либо перед переездом на работу в другую местность (п. 6.3 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Не позднее трех дней после установленного срока или со дня выхода на работу подотчетному лицу положено заполнить для бухгалтерии авансовый отчет по израсходованным суммам и приложить документы, подтверждающие расходы.

При невозвращении оставшихся подотчетных сумм работодатель имеет право вычесть их из зарплаты в течение месячного срока при согласии работника.

Образцы приказов об удержании излишне выданных сумм и отпускных

1. Возврат излишне выплаченных сумм из-за счетной ошибки либо вины работника

Счетной называется ошибка при неправильном употреблении арифметических действий при подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1).

Технические ошибки (к примеру, повторная выплата зарплаты) не признаются счетными ошибками. Их запрещено исправлять путем вычета из зарплаты работника!

Смотрите образец приказа об удержании из-за счетной ошибки:

Невыполнение норм труда возможно (ст. 155, 157 ТК РФ) по вине работника, работодателя либо по иным объективным причинам.

Вина работника устанавливается комиссией по трудовым спорам или судом. В случае признания сотрудника виноватым месячный срок идет от даты решения комиссии по трудовым спорам или суда.

Смотрите образец приказа об удержании при невыполнении трудовых норм по вине работника:

2. Возврат при увольнении за неотработанные дни отпуска

Если работник увольняется, но ранее использовал очередной отпуск авансом, не отработав текущий рабочий год полностью, работодатель может удержать его задолженность по выплаченным отпускным, не запрашивая его согласия.

Ст. 137 ТК РФ представляет закрытый перечень случаев удержания задолженности работника перед организацией из его зарплаты. Для возврата долга дается месячный срок. До подписания приказа надо иметь в наличии письменное согласие работника на удержание. В ст. 138 ТК РФ представлены ограничения размеров удержаний. В статье предлагаются образцы приказов на удержание из заработной платы по перечню ст. 137 ТК РФ.

Все самое важное о подотчётных суммах в 2018 году: порядок выдачи и возврата, правила оформления отчёта о тратах

Иногда трудно с первого раза разобраться в нововведениях даже опытным бухгалтерам, но законы меняются, совершенствуются, дополняются. Участок «Расчёты с подотчётными лицами» — не исключение из правил. Сотрудники вынуждены совершать поездки в командировки, приобретать товарно-материальные ценности, ГСМ, а чтобы справляться с поставленными задачами, приходится брать денежные средства под отчёт у организации. Бухгалтеру необходимо оформить выдачу средств работнику, принять подтверждающие документы, сделать бухгалтерские проводки, отражающие израсходованные суммы. Разберёмся, как правильно оформить эти операции.

Передача суммы под отчёт

Подотчётные суммы, как правило, выдаются сотрудникам компании либо физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. Сотрудники, получившие денежные средства под отчёт, называются подотчётными лицами. Взяв деньги, они обязаны отчитаться о расходах, а неизрасходованные суммы должны вернуть в кассу. Когда же сотрудник сумел потратить денежных средств (ДС) больше, чем выдала ему организация, фирма должна возместить перерасход.

Кому ещё могут выдаваться средства

В некоторых случаях фирма может дать ДС под отчёт своему подрядчику (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29–1-1–6/7859). У подрядчика возникает обязанность отчитаться за полученные суммы, о чём лучше всего прописать в договоре для предотвращения спорных ситуаций. Отсутствие отчёта для такого подрядчика будет грозить неустойкой в размере 1% от суммы.

За взятые под отчёт деньги нужно обязательно отчитаться перед компанией

На какие нужды можно взять под отчёт

При выдаче подотчётных сумм в заявке нужно указывать цели, на которые они выдаются. В зависимости от цели, выделяют следующие виды расходов по подотчётным суммам:

  • ТМЦ;
  • командировочные;
  • хозяйственные;
  • представительские;
  • затраты по договорам.

Виды хозяйственных расходов

Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию.

Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги.

Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками.

В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров. Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты.

Порядок оформления расходной операции

Подотчётные суммы выдаются материально ответственным лицам. Они несут ответственность за денежную наличность по организации в целом. Учёт такого вида операций отражён в указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Лицо, отвечающее за кассу предприятия, обязано вести приём наличных, выдавать ДС под отчёт, возмещать перерасход подотчёта, принимать неизрасходованные ДС в полном объёме и частично.

Руководитель компании или ИП должен самостоятельно выбрать порядок контроля за операциями и утвердить его. Следовательно, контроль за выдачей ДС под отчёт также регламентируется им. В приказе он самостоятельно определяет список сотрудников, которые имеют право на получение ДС под отчёт.

Выдача денежных средств под отчёт сотруднику

Для того чтобы сотрудник смог получить наличные ДС на законных основаниях, ему необходимо написать заявление. Самое важное в заявлении — срок, на который выданы денежные средства. В противном случае сотруднику придётся вернуть деньги по истечении трёхдневного срока (п.6.3 Указания № 3210-У). Это заявление обязательно к оформлению, ведь иначе компании грозит штраф в размере 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Образец приказа на получение денег

По правилам документооборота за заявлением обычно следует приказ, форму которого утверждает сама организация в своих внутренних нормативных актах. В приказе следует указать суммы, сроки и список лиц, которым выдаются ДС.

Распоряжение о выдаче средств персоналу организации

Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту. В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение.

Получение денег по расходному кассовому ордеру

Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше 100 тысяч рублей по одному договору (п. 6 Указания №3037-У). При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Перечисление аванса на зарплатную карту

Весьма удобным способом получения является выдача подотчётных денег на карту, что предусмотрено законодательством (Указание Банка Росии №3037-У). Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании.

Собственно, из-за того что расчёты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое.

А.А. ЕфремоваЖурнал «Главная книга»

Форма заявления для перевода средств на банковский счёт

Для получения подотчётных сумм на карту сотрудник должен написать соответствующее заявление. Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке. В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. В платёжном поручении в поле «Назначение платежа» бухгалтер должен написать: «Перевод средств под отчёт».

Как работнику отчитаться о неиспользованных суммах

Для того чтобы отчитаться о произведённых расходах, работник должен приложить к авансовому отчёту (АО) не только основные отчётные документы, но и слипы, которые выдаются только при оплате картой.

Отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском балансе

Основной счёт бухгалтерского учёта, который показывает дебетовые и кредитовые движения подотчётных сумм — это счёт 71. Когда сотрудник берёт ДС из кассы, то делается проводка: ДТ 71 — КТ 50. Перечисление денег на карту выглядит так: ДТ71 — КТ51.

Если сформировать оборотную ведомость по счету 71, то по дебету будут видны поступления, а по кредиту — расходы. В итоге сальдо по дебету показывает задолженность сотрудника перед фирмой, а кредит — перерасход.

Выдача подотчётных сумм директору

Выдача подотчётных сумм руководителю должна быть регламентирована и подкреплена документально. Такая обязанность возникает из-за того, что с директором, как и с другими сотрудниками (ст. 11 ТК РФ) тоже заключён трудовой договор. Следовательно, руководитель фирмы является наёмным работником, что обязывает его писать заявление на выдачу подотчётных сумм наравне со всеми остальными сотрудниками. Нелепость такой ситуации, когда директор подписывает заявление самому себе вполне можно решить двумя способами.

  1. Заявление составляется не на имя директора, а на имя компании. Директор подписывает это заявление, тем самым разрешая выдачу денег под отчёт.
  2. Заявление составляется директором, но подписывает его другое должностное лицо, закрепить полномочия которого нужно в нормативных актах фирмы на локальном уровне.
Другие статьи:  Уточненка по ндс порядок заполнения

Какой из двух вариантов выбрать, решает руководство фирмы, но без заявления от директора выдача подотчётной суммы — это нарушение порядка расчётно-кассового обслуживания.

Основным отличием случая оформления заявления директора является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/sostavlyaem_zayavlenie_na_podotchet_ot_direktora_obrazec/

В итоге, если есть заявление от директора, то приказ можно не составлять. Подписанный документ подкладывается к расходному ордеру, если выдача проводилась через кассу, а если перевод осуществлялся безналичным путём — к платёжному поручению.

Составление авансового отчёта

Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках). Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо. Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование.

Как подтвердить обоснованность затрат

Для того чтобы сотрудник мог отчитаться после того, как потратил выданные деньги под отчёт, он должен предоставить документы, подтверждающие его расходы, и составить авансовый отчёт.

Оправдательные документы

Документами, которые подтверждают фактические затраты, являются чеки, бланки строгой отчётности, билеты, посадочные талоны, электронные билеты, счета из гостиниц. Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно. Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Заполнение авансового отчёта

Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером.

Обычно сотрудник заполняет в АО следующие графы: фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, перечень документов с датами, номерами и наименованиями расходов и сумм.

Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Сколько должны храниться документы

Авансовые отчёты и приложения к ним необходимо хранить 5 лет, так как они могут в любой момент понадобиться, к примеру, при проведении налоговой проверки. Срок хранения регламентирован Федеральным законом №402-ФЗ от 06.12.2011.

Сроки составления и представления в бухгалтерию авансового отчёта предельно ясны: 3 дня с того момента, как сотрудник вернулся из командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Но ситуация может осложниться болезнью сотрудника, также возможен вариант ухода в отпуск. Такие причины являются уважительными, а это означает, что командируемый сотрудник вполне может отчитаться по АО сразу же после окончания больничного листа либо по возвращении из отпуска, но не позже.

Удержание задолженности из заработной платы

Вполне возможно, что найдётся такой сотрудник, который не сможет вернуть ДС, оставшиеся после поездки в командировку. Иногда бывают и нечестные работники, которые взяв денежные средства на ТМЦ, не приносят отчётные документы, ссылаясь на их отсутствие.

Как удержать средства в случае их невозврата

Работодатель может удержать недостающую сумму из заработной платы работника, но в ограниченном размере, а именно — не более 20% от зарплаты, полученной за месяц (ст. 138 ТК РФ). Если недостающая сумма меньше, то удержать её получится в предстоящий месяц расчёта зарплаты.

В тех случаях, когда сумма невозврата большая, придётся удерживать её частями. Такое возмещение убытков необходимо оформить приказом и получить письменное согласие работника. Лучше взять с такого сотрудника заявление с его подписью, в котором говорится о том, что он не возражает против компенсации перерасхода из зарплаты. При отсутствии какого-либо документального подтверждения, где фигурирует добровольное согласие работника на удержание, компания рискует оказаться в суде.

Максимальный период взыскания остатка задолженности

Конечно, может так получиться, что приказ не издали в ближайший месяц либо требуемую сумму не удержали. Так образуется задолженность за работником перед организацией. Если работник не станет её возвращать, то такая задолженность будет числиться вплоть до истечения срока исковой давности (срок исковой данности — 3 года) либо до судебных разбирательств.

Налогообложение подотчётных сумм

К счастью, подотчётную сумму сотруднику организации выгоднее вернуть фирме, так как такие суммы могут быть квалифицированы налоговыми органами как получение дохода. Следовательно, такой исход событий грозит обложением НДФЛ и страховыми взносами (п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06–5250).

Проводка при взыскании средств с работника

Для правильного отражения удержания подотчётных сумм из зарплаты делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71 — списание подотчётной суммы, которая не была возвращена в срок. Проведение непосредственного удержания из заработной платы выглядит следующим образом: ДТ 70 — КТ 94.

Возврат неизрасходованных подотчётных сумм

Вполне возможна и такая ситуация: выдали сотруднику деньги под отчёт, а он их не потратил. Естественно, сотрудник фирмы обязан полностью вернуть сумму в кассу не позднее даты, которая отражена в заявлении на предоставлении аванса (Указание № 3210-У). Следует помнить, что такой порядок расчётов предусмотрен лишь для наличных взаиморасчётов. Порядок расчётов с подотчётными деньгами в безналичной форме лучше всего закрепить в локальных актах компании.

Куда внести излишки денег

Если сотрудник желает вернуть ДС, перечисленные ему на карту, наличными в кассу, он имеет на это право. И также работник может вернуть деньги с помощью карты на расчётный счёт компании, только нужно будет указать, что это «прочие поступления», так как операционисты могут отказать в переводе.

Часто бывают ситуации, что сотрудник не потратил всю сумму полностью. В результате образовался денежный остаток, который ему необходимо вернуть. В таком случае остаток возвращается так же, как и вышеприведённая сумма, с той лишь разницей, что при этом ещё и предоставляется АО с приложением в виде отчётных документов.

Как отразить возврат средств в бухгалтерском учёте

Когда приходит время вернуть неизрасходованные подотчётные суммы или их остаток после произведённых расходов в кассу, проводка выглядит так: ДТ 50 КТ 71 — возврат в кассу, ДТ 51 КТ 71 — возврат на банковский счёт компании. Если сотрудник не вернул подотчётную сумму целиком либо частично, делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71.

Последствия нарушения порядка выплаты подотчётных сумм

Иногда случаются недочёты и у бухгалтеров, в частности, к ним относится повторная выдача ДС сотруднику, который не отчитался. Такой исход событий грозит наложением штрафа на компанию до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Исключением считается ситуация, когда работник пришёл за новой ДС, не отчитавшись за ранее полученные деньги, но в документах при получении ранней выдачи фигурирует более поздняя отчётная дата.

Как закрыть долг подотчётника при отсутствии документов

Бывают ситуации, когда у организации есть подотчётные суммы, которые хотелось бы списать, но оправдательных документов нет из-за того, что сотрудник их не предоставил. Даже на законодательном уровне такое списание не приветствуется (ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), так как любая хозяйственная деятельность должна быть оправдана и подтверждена документально. К счастью, проблему можно решить нижеприведёнными способами.

Как оформить АО при отсутствии документов

Если сотрудник ездил в командировку либо покупал ТМЦ, а чеки и накладные потерял, всегда можно попытаться их восстановить, запросив копии (п. 1 ст. 252 НК РФ). Когда же восстановление требуемых документов увенчалось успехом, составляется АО и прикрепляется объяснительная записка к нему, где излагается причина отсутствия оригиналов документов.

Предоставление материальной помощи

Известно, что выдача материальной помощи в год на одного сотрудника составляет 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Такая сумма взносами и НДФЛ не облагается, что облегчает задачу фиктивного списания подотчётного долга в виде материальной помощи или подарка сотруднику. Помните, что подарок сотруднику фирмы на сумму более 3 тыс. рублей важно оформить документально в виде договора дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Еще один вариант списания долга с 71 счёта — выдача беспроцентного займа (ст. 807 ГК РФ), что позволяет растянуть возврат суммы во времени. В этом случае придётся учесть требование НК РФ и обложить НДФЛ сумму материальной выгоды в размере 35%.

Подробнее о материальной помощи к отпуску — как и когда выплачивается, в каком размере и т.д. — читайте на нашем сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/materialnaya-pomoshh-k-otpusku.html

Рассмотренные варианты списания должны быть использованы в зависимости от ситуации. Только при детальном анализе обстоятельств можно правильно выбрать способ списания.

К сожалению, системе российского документооборота ещё далеко до упрощения бухгалтерского учёта, что хорошо видно из технологии учёта подотчётных сумм. Остаётся ждать и надеяться, что в дальнейшем будут отменены лишние бумаги, определённые суммы не будут облагаться НДФЛ и дополнительными страховыми взносами, а безналичный расчёт в организации вытеснит расчётно-кассовое обслуживание. Это существенно упростит жизнь бухгалтерам и, возможно, остальным сотрудникам.