Образец приказа о проведении переговоров

Приказ об организации деловых переговоров с представителями организации

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика: представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Формы документов

Новости от партнеров

Популярные документы

Примерная форма приказа о проведении переговоров по выбору подрядчика на текущий (капитальный, иной вид) ремонт

О проведении переговоров

по выбору подрядчика

на текущий (капитальный, иной вид) ремонт

В связи с необходимостью выбора подрядчика по объекту: «_____________ _____________», расположенному по адресу: _____________________, и выделением бюджетного финансирования, в целях рационального, эффективного и прозрачного расходования бюджетных денежных средств, обеспечения добросовестной конкуренции, соблюдения принципов гласности, объективности оценки, единства требований и создания равных условий, выбора оптимального подрядчика

1. Провести процедуру переговоров по выбору подрядчика на выполнение работ по объекту: «________», расположенному по адресу: ____________________.

2. Переговоры провести в соответствии с требованиями постановления Совета Министров Республики Беларусь от 03.03.2005 N 235 «Об утверждении положений о порядке формирования договорной (контрактной) цены и расчетов между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов и о порядке организации и проведения подрядных торгов на строительство объектов».

3. Переговоры провести «___» __________ 20___ г.

5. Приглашения потенциальным претендентам направить __________________ (вариант: по факсу (с обязательным подтверждением получения приглашения со стороны потенциальных претендентов, которым такие приглашения направлены), электронной почте (электронным документом (при наличии утвержденных правил по составлению, регистрации и направлению такого рода документов)), почтой (заказным письмом с уведомлением о вручении), нарочным (указать ответственного за направление данным способом), иным способом).

6. Ответственным лицом за организацию и проведение переговоров назначить ___________________________________________________________________.

7. С целью подготовки и проведения переговоров с соблюдением принципов гласности, объективности оценки, единства требований, создания равных конкурсных условий, развития конкуренции в строительстве, обеспечения снижения его стоимости, в целях выбора оптимального подрядчика создать конкурсную комиссию (далее — Комиссия) по выбору подрядчика по объекту: «_________________», расположенному по адресу: _____________________________.

8. Состав Комиссии сформировать в количестве ____ человек:

председатель Комиссии — _____________________________________;

заместитель председателя — __________________________________;

секретарь Комиссии — ________________________________________;

члены Комиссии: ___________________________________________.

Руководство деятельностью Комиссии осуществляет ее председатель. На период его отсутствия — заместитель председателя.

Председатель Комиссии несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Комиссию задач и функций.

При отсутствии специалистов соответствующего профиля Комиссия вправе привлекать специалистов из органов государственного управления Республики Беларусь или иных организаций для включения в состав Комиссии либо для работы в качестве экспертов.

Представители Комитета государственного контроля Республики Беларусь имеют право участвовать в качестве наблюдателей в работе Комиссии на любой стадии проведения переговоров.

В своей деятельности Комиссия руководствуется действующим законодательством, настоящим Приказом, регламентом деятельности Комиссии по организации проведения переговоров, локальными актами, решениями, принимаемыми руководителем заказчика.

9. Определить полномочия Комиссии исходя из целей ее создания:

— определяет перечень требований к потенциальным претендентам, исходя из предмета заказа, порядок проведения процедуры, порядок, форму, окончательное время подачи предложений, время вскрытия и рассмотрения предложений, критерии и способы оценки предложений;

— разрабатывает приглашение к участию в переговорах, предоставляет на подпись __________________________ (указать лицо, уполномоченное ставить подпись на такого рода документы), регистрирует и в день подписи направляет потенциальным претендентам с приложением технического задания;

— определяет окончательное время подачи претендентами предложений;

— назначает лицо, ответственное за направление в установленном настоящим Приказом порядке приглашения на переговоры, дополнительные источники публикации приглашения;

— обеспечивает разъяснение возникающих у претендентов вопросов в отношении информации, указанной в документах по переговорам;

— определяет критерии оценки квалификационных данных претендентов и перечень документов, представляемых претендентами для подтверждения квалификационных данных;

— проверяет предложения на их соответствие требованиям приглашения и технического задания;

— устанавливает критерии определения наилучшего предложения;

— принимает решение о запрещении отзыва или изменения претендентами предложений до истечения срока их подачи;

— определяет возможность использования претендентами в предложениях товаров и (или) работ с техническими решениями, альтернативно изложенными в документах по закупке, а также представления предложений на часть закупаемых товаров, работ или услуг;

— получает предложения и проводит их регистрацию;

— вскрывает предложения в указанное в приглашении время;

— при необходимости запрашивает у претендентов дополнительную информацию, касающуюся разъяснения представленных ими предложений;

— отклоняет предложения в случаях несоответствия таковых требованиям технического задания и приглашения, непредставления или отказа претендента от представления информации, определенной техническим заданием и приглашением, или представления недостоверной информации;

— определяет сроки, порядок, способ, форму проведения переговоров с претендентами по снижению цен поданных ими предложений;

— оценивает предложения в соответствии с критериями, способами оценки и в порядке, указанными в приглашении;

— выбирает одно наилучшее предложение и соответственно одного подрядчика;

— принимает решение о результатах переговоров;

— составляет протокол по результатам проведения переговоров и представляет его руководителю заказчика в течение одного рабочего дня от даты составления для утверждения;

— в случае, если не представляется возможным определить наилучшее предложение, делает заключение о целесообразности проведения повторной процедуры;

— при необходимости направляет материалы в научно-исследовательские институты, научные общества, ассоциации, организации и отдельным специалистам для получения письменных заключений по ним в установленные сроки;

— определяет регламент своей работы.

— имеют право при несогласии с решением Комиссии представлять мотивированные возражения в письменном виде;

— несут ответственность (равно как и привлекаемые к участию в ее работе специалисты) за соблюдение в своей деятельности установленных правил, за объективность принятия решений, а также за разглашение информации, которая согласно условиям процедуры является коммерческой тайной;

— участвуют в заседаниях Комиссии без права замены.

Членом Комиссии не может быть:

— работник заказчика, который имеет статус индивидуального предпринимателя;

— представитель претендента, в том числе работающий по совместительству у заказчика на основе трудового договора (контракта);

— супруг (супруга), родственник до третьей степени включительно кого-либо из претендентов;

— работник заказчика, обладающий акциями (долями) в уставном фонде одного из претендентов, или за последние три года согласно записям в трудовой книжке осуществлявший деятельность на основе трудового договора (контракта) с одним из претендентов, или состоявший в руководящем или административном органе претендента;

— работник заказчика, не ознакомленный с настоящим Приказом.

Комиссия не несет ответственности перед претендентами при объявлении процедуры закупки, не состоявшейся по обстоятельствам, не зависящим от работы Комиссии.

Другие статьи:  Как оплатить налог в москве

10. Заседания Комиссии проводить по мере необходимости.

11. Организацию заседания Комиссии, оформление протоколов, направление и прием запросов, оформление, прием и рассылку писем по процедуре переговоров, а также иные обязанности согласно решению Комиссии обеспечивать секретарю Комиссии. Для осуществления данных функций в целом или в части Комиссия может уполномочивать (назначать) иное лицо, в том числе из состава членов Комиссии по процедуре или работников заказчика.

12. Решение Комиссии принимать открытым голосованием при условии присутствия не менее 2/3 ее состава и считать принятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии, участвующих в заседании. При равном распределении голосов принимается решение, за которое проголосовал председательствующий на заседании Комиссии.

13. Решения Комиссии оформлять протоколами, которые подписываются председательствующим на заседании Комиссии, секретарем Комиссии, членами Комиссии и утверждаются руководителем заказчика.

14. После утверждения руководителем заказчика протокола (протоколов) по результатам проведения переговоров совместно с ______________________ (работником заказчика, при необходимости с привлечением сторонней организации) в течение двух рабочих дней разработать проект договора подряда с учетом проведенных переговоров, предложения претендента, выбранного подрядчиком.

15. Согласовать проект договора в соответствии с действующим порядком со службами и отделами, представить на подпись руководителю заказчика, после чего направить выбранному подрядчику для заключения в соответствии с установленным сроком на его заключение.

16. Исполнителем по договору подряда после его заключения назначить _______________, которому вменить в обязанность обеспечить контроль за его выполнением со стороны подрядчика, а также за выполнением обязательств со стороны заказчика.

17. Всем службам, отделам, работникам заказчика в силу своей компетенции оказывать при обращении Комиссии помощь для надлежащего проведения переговоров по выбору подрядчика по объекту: «_____________________________».

18. Настоящий Приказ довести до сведения заинтересованных лиц под роспись.

Как составляется приказ о представительских расходах

Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ. Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат. Образец приказа можно скачать ниже.

К числу представительских расходов можно отнести затраты подотчетного лица на проведения различных мероприятий, встреч партнеров, деловых бесед, организация проживания гостей компании, их питания (например, завтраки, обеды с представителями контрагентов), траты на перевозку гостей фирмы до места их проживания, затраты на услуги переводчика для иностранных гостей.

Денежные средства для произведения подобных мероприятий выдаются в подотчет представителю компании на основании его заявления, обосновывающего траты. После согласования заявления с руководителем и подтверждения отсутствия долгов по ранее выданным авансовым суммам подотчетное лицо может получить денежные средства на представительские расходы.

Компания может установить нормы подобных трат на год вперед, ограничив размеры расходов нормами по различным видам представительских затрат. Приказ может быть издан в отношении конкретного мероприятия, которое нужно организовать компании, например, приказ об организации переговоров.

Как оформить приказ о представительских расходов

Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки.

В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо. Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.

Скачать образец приказа о представительских расходов на 2018 год — ссылка.

Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого.

Далее вносится обоснования для издания приказа, например, «с целью проведения переговоров с ООО «___».

После пишется слово «приказываю», далее приводится список распоряжений:

  1. Провести указанное мероприятие — указываются сведения о событии, которое нужно организовать, дате и месте его проведения, а также перечень лиц, которые должны данное мероприятие подготовить, именно этим лицам выдаются на руки средства на представительские расходы, связанные с указанным событием;
  2. Сведения о программе проведения мероприятия, которым нужно руководствоваться назначенным лицам;
  3. Производить представительские траты с учетом составленной для данного мероприятия сметы;
  4. Подготовить документацию ответственными лицами о проведенном мероприятии и потраченных средствах — обычно отводится срок не более трех дней на подготовку отчетов, акта списания денег и прочие бумаги;
  5. Оформить списание представительских расходов на основании документов, представленных ответственными лицами, в бухгалтерском учете, данное распоряжение обычно отдается главному бухгалтеру;
  6. Назначить лицо, ответственное за контроль исполнения приказа.

Такой распорядительный бланк утверждается руководителем, после чего с ним знакомятся все проименованные в нем ответственные лица под роспись.

Скачать образец

Образец приказа о проведении переговоров — скачать.

Представительские расходы: документальное оформление в 2018 году

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2018 году и приведем образец проводок.

При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2018 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

  1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
  2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Общепринятые разрешенные затраты

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление 2018

Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Приказ о проведении официального мероприятия

Смета на представительские расходы

Отчет о проведении официальной встречи

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

  • отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
  • авансовый отчет.
Другие статьи:  Патент на работу 2019 2019

К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

Дебет 26 (44) Кредит 71
– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

This Account Has Been Suspended

Your hosting account has been suspended. There are several reasons that might lead to this:

  • Suspension due to non-payment of fees, account will be unsuspended automatically after payment for hosting.
  • Your trial term of web hosting has expired.
  • Suspension due to a violation of a rule or policy.

You can resolve all issues in yours billing account, and if you didn’t find the response yor can also open ticket in Suport service.

Аккаунт заблокирован

Ваш хостинг-аккаунт заблокирован, причины могут быть следующие:

  • Р’С‹ просрочили оплату Р·Р° хостинг, после продления хостинга, аккаунт будет разблокирован автоматически.
  • РЈ Вас закончился тестовый хостинг.
  • Материалы Вашего хостинг-аккаунта нарушают действующее законодательство или правила нашего хостинга.

Все вопросы Вы можете решить в Вашем биллинг-аккаунте, а также открыть тикет в разделе Тех.поддержка, если не нашли ответа.

Документы по представительским расходам

  • Полухина Марина | руководитель Департамента методологии и консалтинга ЗАО «Деловой Профиль», действительный член Палаты налоговых консультантов России и ИПБ Московского региона, д.э.н.

П режде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ 1 , то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

  • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

  • указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (письмо Минфина России и ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
  • финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Аренда помещения

Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения – налоговики не признают их представительскими.

Организация развлечений

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

А как быть с физлицами?

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

Транспортное обслуживание и проживание

Налоговый кодекс в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение – доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27).

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Другие статьи:  Договор купли-продажи земли с обременением в пользу продавца образец

Питание представителей

Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

  • приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
  • смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
  • а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно – в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

Спиртные напитки

Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письмо Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Оформление залов

В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

Официальный характер приема

Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат 3 .

Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

  • программа (план) мероприятия (в нем важно указать цель, место и сроки его проведения);
  • список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Документальное оформление представительских расходов

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах (не платить с этих расходов налог на прибыль в размере 20%) и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

  • официальность проводимого мероприятия;
  • экономическая обоснованность производимых расходов;
  • документальное подтверждение понесенных расходов.
  • документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
  • документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
  • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин в своих разъясняющих письмах 7 . Сведем все воедино, и у нас получится:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
  • отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
  • цель и результаты мероприятия,
  • сумма расходов на представительские цели,
  • а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Приказ (распоряжение)

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

  • вопросами, являющимися предметом переговоров, и
  • служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц – участников мероприятия с последующим начислением на эти суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги с них не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

Программа мероприятия и Смета расходов

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.