Договор поставки необходимые документы

Содержание страницы:

Документы, необходимые для заключения договора

Перечень документов необходимых для заключения договора поставки для Индивидуальных предпринимателей:

1. Копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ (ИНН)

2. Копия Свидетельства о внесении записи в Единый реестр индивидуальных предпринимателей (ОГРН)

3. Копия паспорта (1-3 стр.)

4. Схема проезда в соответствии с адресом доставки.

5. Копия договора аренды нежилого помещения (здания) если ИП является Арендатором.

6. Документы, подтверждающие полномочия лица имеющего право заключать договор (доверенность)

Перечень документов необходимых для заключения договора поставки для Юридического лица:

1. Копия Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц (ОГРН)

2. Копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица образованного в соответствии с законодательством РФ по месту нахождения на территории РФ.(ИНН/КПП)

3. Копия Устава в действующей редакции — 1,2,3 и последняя страница а также изменения к нему.

4. Схема проезда в соответствии с адресом доставки.

5. Копия протокола (решение)о назначении руководителя организации.

6. Копия договора аренды нежилого помещения (здания) если Юридическое лицо является Арендатором.

7. Копия паспорта директора (1-3стр.)

8. Копия Учредительного договора в действующей редакции и изменения к нему.

9. Документы, подтверждающие полномочия лица имеющего право заключать договор (доверенность).

Документы к договору поставки

Договор поставки – это соглашение, в рамках которого поставщик в определенные сроки обязуется предоставить покупателю товар, а покупатель – своевременно принять и оплатить его. Важно: закупаемая продукция может быть использована для предпринимательских целей или для любых других целей, не связанных с личным, домашним или подобным использованием.

Какие документы нужны для заключения договора поставки

Чтобы наладить снабжение компании необходимыми товарами или сырьем, кроме соглашения с поставщиком, вам понадобится составить такие документы:

  • спецификацию – приложение, содержащее полную информацию о поставляемой продукции (наименование, марку, вид, сорт, назначение, качественные характеристики);
  • протокол разногласий (согласования разногласий) – необходим в том случае, если одна из сторон сделки не согласна с предлагаемыми ей условиями и их нужно обсудить и принять повторно;
  • счет – документ для заключения договора поставки, в котором указывается платежные реквизиты сторон и сумма к оплате;
  • акт приема-передачи имущества – документ, подтверждающий факт передачи вещи от продавца покупателю (обычно содержит перечень текущих характеристик изделия);
  • дополнительное соглашение – требуется, когда необходимо внести изменения в договор поставки или расторгнуть его.

В список документов для договора поставки могут также входить накладная и счет-фактура.

Предлагаем составить приложения в нашем онлайн-сервисе и скачать их в формате Word или PDF.

Перечень документов для заключения договора поставки

Особенности договор поставки

Договором поставки является определенное соглашение, заключаемое между сторонами, согласно которому одна сторона обязуется поставить, а другая принять определенный товар (ст. 506 ГК РФ).

Отличием данного вида договора от договора купли-продажи является то, что поставляемая продукция используется приобретающей ее стороной в предпринимательской деятельности. Иными словами, указанный товар нельзя использовать в личных, а также бытовых целях.

Помимо указанного, одной из сторон договора всегда является лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.

Обязанность по передаче товара всегда возникает в обусловленный в соглашении срок.

Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя

При подписании договора поставки стороны, как правило, обмениваются определенным пакетом документов.

На законодательном уровне такая обязанность по представлению бумаг не установлена, для возникновения договорных правоотношений достаточно составления самого договора.

Однако представление бумаг и их дальнейшее изучение помогает сторонам:

  1. Проверить надлежащий порядок регистрации, а также изучить законность всех вносимых изменений в учредительные документы.
  2. Выяснить, не является ли фирма, с которой планируется заключение договора, однодневкой, иными словами, проверить благонадежность контрагента. О том, как это сделать, рассказывается в статье Как проверить благонадежность контрагента?.
  3. Убедиться в платежеспособности стороны.
  4. Выяснить наличие судебных разбирательств с участием контрагента.

По мнению контролирующих органов, указанные действия необходимо совершать каждому благоразумному участнику гражданского оборота, оценивая налоговые риски сделки (п. 12 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Список необходимых для сделки документов

Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации.

Другие статьи:  Заявление об оспаривании кадастровой стоимости здания

Изучить информацию о контрагенте можно посредством запроса следующих документов:

  1. Учредительных, а именно:
    • устава предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
    • договора об учреждении или учредительного договора;
    • протокола или решения о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия.
  2. Свидетельства/выписки о госрегистрации фирмы.
  3. Свидетельства/выписки о постановке на налоговый учет.
  4. Недавно выданной выписки из ЕГРЮЛ.
  5. Документов (лицензий, сертификатов), дающих право на осуществление особых видов деятельности, продажу особых товаров.
  6. Бухгалтерского баланса за последний отчетный период.

Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.

Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение).

Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.

Договор поставки товара: образец формы

Договор поставки товара — хозяйственный договор, согласно которому поставщик, берет на себя обязательства по передаче товаров покупателю. Согласно договору поставки товары должны быть переданы в оговоренный срок. Форма договора поставки может содержать информацию только о товаре, предназначенному для использования в коммерческой деятельности или в других целях, не связанных с семейным, личным и иным подобным применением.

Скачать типовой договор поставки

Скачать договор бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Хотите забыть о проблемах с оформлением бухгалтерских документов раз и навсегда? Интернет-сервис МойСклад специально для вас разработал систему автоматического заполнения и печати договора поставки и других необходимых документов*. Для работы с ним вам потребуется только компьютер с принтером и доступ в интернет. И вы сможете оформлять и печатать документы в любое время суток и из любого места, где бы вы ни находились.

*Некоторые формы документов, в том числе договор поставки товара, требуют подключения шаблона. О том как это сделать, вы можете узнать, обратившись к нам. Наши специалисты помогут вам с подключением нужного шаблона.

Какие нужны документы при реализации договоров поставки, купли — продажи, мены?

Документы, сопровождающие заключение и исполнение договоров поставки, купли — продажи, мены, могут быть различными в зависимости от условий конкретного договора. Согласно ГК РФ договор купли — продажи, а также договоры поставки и мены считаются заключенными, если согласовано условие о предмете. Пункт 1 ст.454 ГК РФ дает определение договора купли — продажи: по договору купли — продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).
Договор поставки рассматривается ГК РФ как вид договора купли — продажи, имеющий свои особенности: по договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст.506 ГК РФ).
По договору мены каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой (ст.567). При этом каждая из сторон признается продавцом товара, который она обязуется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен. К договорам мены и поставки применяются соответственно правила о купле — продаже, если это не противоречит существу данных договоров и правовым нормам.
В соответствии с п.3 ст.455 ГК РФ условие договора купли — продажи о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара. Наименование и количество товара можно согласовать непосредственно в договоре, а можно регулировать подробными дополнительными соглашениями к нему. Обязательно должны определяться номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции, сроки поставки и цена, а в долгосрочном договоре по прямым длительным и длительным хозяйственным связям — наименование, групповая номенклатура (ассортимент) и количество продукции, порядок и сроки согласования и представления спецификаций. Все эти условия могут содержаться также в приложениях к договору. В их числе календарный план, спецификации и т.д. Календарный план может называться по-разному — графиком, спецификацией и т.п., может быть объединен с заданием и включать информацию на него. Рекомендуется оговаривать в договоре, что календарный план является его неотъемлемой частью. Спецификации называют техническим заданием, коммерческим заданием и др. Можно включать и дополнительные требования (по используемым материалам, ходу работ и т.п.).
Качество продукции определяется с помощью установленных стандартов либо путем указания в договоре требуемых характеристик товара. Качество товара удостоверяется путем сертификации (см. Закон Российской Федерации от 10.06.1993 N 5151-1 «О сертификации продукции и услуг»). К каждой партии товара прилагается копия сертификата качества. Если он выдан на партию товара, выдается также лицензия на применение знака соответствия, который может ставиться на каждом изделии. Номера и индексы стандартов, технических условий, иной документации указываются в договоре. Гарантийные сроки на продукцию устанавливаются в стандартах и технических условиях. Поставляемая продукция подлежит маркировке в соответствии с требованиями стандартов или технических условий. Стороны вправе предусмотреть в договоре требования к маркировке, не установленные стандартами или техническими условиями.
На поставляемой продукции или ее упаковке должны быть помещены товарные знаки, зарегистрированные в установленном порядке, кроме той продукции, которая в соответствии со стандартами или техническими условиями не подлежит маркировке.
При сдаче — приемке товара используется накладная. В ней указываются наименование переданного товара, количество и цена. Подписывают накладную руководитель предприятия — поставщика, лицо, производившее сдачу товара, и представитель покупателя, принимающий товар, на ней ставятся печати поставщика и покупателя. Форма накладной утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
Лица, осуществляющие сдачу и / или приемку товара, должны иметь доверенности своей организа
ции. Форма доверенности утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Если при приемке обнаруживаются несоответствия, то вместо накладной составляются акты приемки по количеству и качеству. Данные акты применяются для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное, качественное расхождения, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется также при приемке материалов, поступивших без документов. Это — юридическое основание для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер (его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.
Транспортные документы, необходимые в ходе исполнения договора при доставке товара:
автотранспортом, а также речным транспортом:
товарно — транспортная накладная (4 экз.);
путевой лист со штампами автопредприятия;
железнодорожным транспортом:
железнодорожная накладная (1 экз.);
грузовая квитанция (1 экз.);
воздушным транспортом:
накладная отправителя;
грузовая накладная (3 экз., выписывается перевозчиком);
морским транспортом:
коносамент (выписывает порт).
Расчетные документы:
1) счет;
2) счет — фактура (выставляется продавцом или поставщиком, в договоре мены — обеими сторонами). Каждая отгрузка товара (выполнение работы, оказание услуги) оформляется путем составления счета — фактуры и регистрации ее в книге продаж и в книге покупок. Порядок составления счетов — фактур утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.07.1996 N 914;
3) приходный кассовый ордер (необходим, если оплата производится за наличный расчет). Он применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как при ручной обработке данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это.
Для оформления выдачи наличных денег из кассы организации применяется расходный кассовый ордер. Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Формы кассовых ордеров утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Подписано в печать Ю.Кольцов
07.04.2000 Е.Максимова

Другие статьи:  Лицензия для парикмахерской цена

А.Осколкова
А.Цыпина
ООО «ЮВК Аудит»
«Финансовая газета. Региональный выпуск», 2000, N 15

Договор поставки. Подтверждающие документы

Вопрос-ответ по теме

Обязательно ли к договору поставки товара делать акт приема-передачи товара или сторонам достаточно подписать товарную накладную ТОРГ-12? Какие документы подтверждают, что товар был передан покупателю?

В большинстве случаев поставщику для доказывания факта поставки хватит одной лишь товарной накладной (см. определение ВАС РФ от 29.08.13 № ВАС-11901/13, постановления ФАС ВCO от 09.06.14 г. №А33-16983/2013, СЗО от 03.03.14 г. № А56-41155/2013, МО от 18.06.13 г. № А40-132451/12).

Важно, чтобы в накладной были заполнены все графы относительно товара (иначе его невозможно идентифицировать) и его количества, чтобы она была подписана со стороны поставщика и покупателя (грузополучателя), а также имела оттиски печатей обеих сторон (см., например, постановление ФАС СЗО от 31.03.14 г. № А56-57065/2012).

Факт поставки (то есть передачи товара покупателю) подтверждается первичными учетными документами, исходя из того, что любая хозяйственная операция требует надлежащего документального оформления (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Еще поставщик оформляет и передает покупателю счет-фактуру, который, хотя и не является первичным учетным документом (это налоговый документ), но нередко фигурирует в спорах о достоверности факта поставки.

В идеале факт передачи товара сопровождает целый комплект первичных документов: товарная накладная (форма № ТОРГ-12), а если поставщик еще и доставляет товар, то и товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), акт о приеме товара (по форме № ТОРГ-1 или в иной форме, установленной сторонами сделки).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

«Поставка, пожалуй, один из самых популярных договоров в бизнесе. Причем этот вид договорных отношений наиболее «безболезненно» реагирует на отсутствие договора как в виде единого документа, подписанного обеими сторонами, так и в виде исходящих от сторон документов, которые можно было бы расценить как оферту и акцепт. Для доказывания в суде факта заключения разовой сделки поставки достаточно первичных бухгалтерских документов, свидетельствующих о свершившемся факте передачи товара поставщиком и его приемки покупателем.* Такая судебная практика — в помощь добросовестным поставщикам, но она может оказаться на руку и недобросовестным лицам. Например, автор этой статьи участвует в судебном споре, в котором компания неожиданно получила от банка иск о взыскании внушительной суммы долга, возникшего из поставки. Банк ссылается на то, что получил право требования этого долга по договору факторинга от другой компании, которая поставила ответчику товар. Ответчик факт поставки отрицает, но в обоснование того, что она была, истец представил товарные накладные и иные первичные документы. В итоге ответчик вынужден доказывать, что поставки не было и не могло быть, опираясь лишь на многочисленные недостатки в оформлении первичных документов, а также на косвенные доказательства того, что компания, которая фигурирует в документах как поставщик, не имела возможности осуществить поставку. Этот спор пока не завершен, но подготовка к нему потребовала от автора глубокого анализа судебной практики по вопросу о том, каких документов в похожих обстоятельствах истцу достаточно, чтобы доказать факт состоявшейся поставки, и, наоборот, как может ответчик опровергнуть факт поставки.

Другие статьи:  Трудовой кодекс рф ст215

Практика по таким спорам актуальна и для случаев, когда между сторонами подписан «полноценный» договор поставки, поскольку взыскание долга в любом случае зависит от доказывания факта реального исполнения обязательств по договору, а именно факта приемки-передачи товара.

Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

Уставные или иные правоустанавливающие документы о компании-контрагенте

Детали: проследите, чтобы документ был представлен полностью, выписка, а также первая и последняя страница устава, не подходят.

Регистрационные документы

Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

Документы из налоговой

Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

Документы о полномочиях лица, подписывающего договор

Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае – заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор.

Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата её совершения. Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит – срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня её совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника.

Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).

Выписка из ЕГРЮЛ

Детали: принимать выписку, дата которой позднее одного месяца до планируемой даты подписания договора, не надо.

Лицензия на осуществление деятельности по договору

Детали: приложением к лицензии служит перечень конкретных видов деятельности, которые юридическое лицо вправе осуществлять; список может быть указан и на обратной стороне лицензии.

Обратите внимание на срок лицензии, чтобы она не была просроченной.

Подпись руководителя

И последняя рекомендация для тех компаний, которые планируют заключить договор с индивидуальным предпринимателем. Что запрашивать у него, ведь учредительные документы ему не нужны, так как он действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП). Это свидетельство и запросите, а также выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Ну и паспорт, разумеется. В остальном – требования такие же, как и для юрлиц.