Требования к шрифту оформлению документов

Содержание страницы:

Требования к шрифту оформлению документов

Изложение текста и оформление работ следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 – 2017.

1 Текст работ следует печатать, соблюдая следующие требования:

— текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;
— абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,25 см;
— строки разделяются полуторным интервалом;
— поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм;
— полужирный шрифт применяется только для заголовков разделов и подразделов. заголовков структурных элементов;
— разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры;
— введение и заключение не нумеруются.

2 Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

— разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;
— нумеровать их следует арабскими цифрами;
— номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;
— после номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;
— разделы и подразделы должны иметь заголовки;
— заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы, полужирным шрифтом, без точки в конце, не подчеркивая;
— если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;
— переносы слов в заголовках не допускаются;
— каждый структурный элемент и каждый раздел основной части отчета начинают с новой страницы.

3 Нумерация страниц текстовых документов:

— страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работ;
— титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;
— номер страницы на титульном листе не проставляют;
— номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

— на все рисунки должны быть ссылки: …в соответствие с рисунком 1;
— рисунки, за исключением рисунков приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией;
— рисунки могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст), наименование помещают после пояснительных данных: Рисунок 1 – Детали прибора;
— рисунки каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения: Рисунок А.3.

— на все таблицы должны быть ссылки, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера;
— таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией;
— наименование таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа: Таблица 1 – Детали прибора;
— таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

— в тексте отчета на все приложения должны быть ссылки, приложения располагаются в порядке ссылок на них в тексте отчета;
— каждое приложение следует размещать с новой страницы с указанием в верхней части страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ»;
— заголовок приложения записывают с прописной буквы, полужирным шрифтом, отдельной строкой по центру без точки в конце;
— приложения обозначаются прописными буквами кириллического алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й О, Ч, Ъ, Ы, Ь;
— допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением I и O;
— в случае полного использования букв кириллического и латинского алфавита допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Оформление документов

Рекомендации к оформлению документов

Формат листа А4: основной текст документа – по ширине; шрифт Times New Roman Cyr размером № 12, левое поле – 20 — 30 мм, правое поле – 10 — 20 мм, верхнее поле – 20 мм, нижнее поле – 20 мм, первая строка (начало абзаца текста) – отступ 1,25; межстрочный интервал по основному тексту – 1,2 — полуторный; интервал абзаца «после» — 6 пт.

Шапка документа — отступ слева — 7,5 — 8 см; шрифт Times New Roman Cyr размером № 10; по левому краю; межстрочный интервал – одиночный

отступ с межстрочным интервалом – одиночный

от кого и адрес заявителя

два отступа – шрифт Times New Roman Cyr размером № 12; с межстрочным интервалом – одиночный

Заголовок документа – по центру; с разрядкой между букв; шрифт Times New Roman Cyr размером № 14 — 16; интервал абзаца «после» — 2 пт.

Подзаголовок документа – по центру; с разрядкой между букв; шрифт Times New Roman Cyr размером № 10; интервал абзаца «после» — 0 пт.

Отступ от основного текста – шрифт Times New Roman Cyr размером № 12; с межстрочным интервалом – одиночный.

Текст документа – по ширине; левое поле – 20 — 30 мм; правое поле – 10 — 20 мм; шрифт Times New Roman Cyr размером № 12; с межстрочным интервалом – 1,2 — 1,5; интервал абзаца «после» — 6 пт.

Примечания – по ширине; левое поле – 20 — 30 мм; правое поле – 10 — 20 мм; шрифт Times New Roman Cyr размером № 10; с межстрочным интервалом – одиночный; интервал абзаца «после» — 2-3 пт. Текст – нумерация по мере упоминания в тексте.

Поле даты, подписи и расшифровки подписи – шрифт Times New Roman Cyr размером № 12; с межстрочным интервалом – одиночный; интервал абзаца «после» — 0 пт. Расшифровка подписи (в скобках) – И. О. Фамилия.

В зависимости от объема текста указанные выше рекомендации могут быть изменены с целью удобочитаемости и уменьшения объема текста. Например, могут быть изменены размеры полей, размер шрифта основного текста и прочее.

Новый ГОСТ рекомендует оформлять документы иностранными шрифтами

В декабре 2016 года приказом Росстандарта № 2004-ст был утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он меняет правила оформления документов с 1 июля 2017 года.

В отличие от нынешнего ГОСТА Р 6.30-2003 в новом документе учтена современная практика применения шрифтов. Составители стандарта рекомендуют использовать для оформления российских документов четыре иностранные гарнитуры: Times New Roman, Arial, Verdana и Calibri.

Официальные бланки разрешат оформлять на трех языках (новое право рассчитано на крымских делопроизводителей). Документы можно будет адресовать «г-ну» или «г-же».

Кроме того, в список реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, внесли гриф ограничения доступа к документу. Он ставится в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля (при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен российским законодательством).

Как рассказали ИТ-эксперты в беседе с «Известиями», указание конкретного формата в ГОСТе ограничивает использование программных продуктов, включая операционные системы, и ведет к нарушению конкуренции при госзакупках. Так, права на популярные Times New Roman и Arial принадлежат американской компании MonoType и распространяются вместе с операционной системой Microsoft Windows. Для законного использования этих шрифтов не в личных целях (для оформления документов, сайтов и др.) потребуется коммерческая лицензия.

Вместе с тем, в Росстандарте пояснили, что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «не закрепляет жестко приведенные гарнитуры шрифтов, а лишь перечисляет предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Николай Снегирев, аналитик DIRECTUM

В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов.

За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла далеко вперед: все активнее применяются информационные системы, появились новые реквизиты; были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»; получает широкое распространение межкорпоративный электронный документооборот. Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов.

В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. (См. статью О подготовке нового ГОСТ Р «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» взамен ГОСТ Р 6.30-2003)

Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 №162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.

Что необходимо изменить, чтобы соответствовать новому ГОСТ

Изменения реквизитов

Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, можно нарушить требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Необходимо обратить внимание на изменение реквизитов:

● код формы документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;

● дата документа не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;

● в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;

Другие статьи:  Судебные приставы гСарапула

● при согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;

● печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ;

● отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;

● если копия документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;

● отметка о направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое направляется документ, должность лица, оформившего отметку.

Появились новые реквизиты:

● наименование структурного подразделения автора документа;

● наименование должности лица – автора документа.

Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это анахронизм. Большинство систем для работы с электронными документами поддерживают поиск по разным параметрам – по реквизитам документа и тексту, а значит, документам не нужен специфический идентификатор.

Общие требования к документам

В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов:

● документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;

● допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Оформление абзацев, строк, шрифтов

Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.

В новом ГОСТе указано:

● предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

● Times New Roman № 13, 14;

● Calibri № 14 и приближенные к ним;

● при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

● абзацный отступ текста документа – 1,25 см;

● заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;

● заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк;

● многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

● текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;

● если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

● интервал между буквами в словах – обычный;

● интервал между словами – один пробел;

● текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

● длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см;

● длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Требования к бланкам

С одной стороны, использование бланков упрощает подготовку документов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с бумажными:

● бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;

● бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;

● электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;

● виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.

Дополнительные изменения в оформлении документов

Корпоративные и локальные стандарты

Хотя стандарт и является добровольным, но является ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует, что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Код формы документа может проставляться не только в соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Электронные адреса и отправка электронных документов

Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:

● 04 – код организации (ОКПО);

● 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

● 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

● 09 – справочные данные об организации.

Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Приложением может быть обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться «обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают понимать преимущества такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.

Нормы обращения и адресования

При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны ставиться после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

● Уважаемый господин Председатель!

● Уважаемый господин Губернатор!

● Уважаемая госпожа Захарова!

● Уважаемый Николай Петрович!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

– заключительная этикетная фраза:

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные».

ЭДО и новый ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.

Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:

● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Нумерация и названия реквизитов

Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:

Microsoft Word и правила российского делопроизводства: шесть полезных настроек

Microsoft Word и правила российского делопроизводства: шесть полезных настроек

Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.

Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?

Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Другие статьи:  Страховка если кто то пьяный

Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

  • Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
  • Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.

1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию

Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы.
  3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
  4. Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты, убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
  5. Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию. Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы

В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста

Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.

Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.

Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку Главная в меню Изменить стили. Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца. Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
  3. На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
  4. Обязательно установите переключатель В новых документах, использующих этот шаблон.
  5. Примените изменения нажатием кнопки OK.

Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.

Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно «вручную» (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.

Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет «родителей». Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились «сами собой», в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную. Например, ручной «доводки» потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:

  1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
  2. На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить. Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
  3. В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
  4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац. Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы.
  5. На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK.
  6. Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK.

Рис. 3. Диалог Изменение стиля.

Может показаться, что такая «возня» со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.

Примечание. Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

3. Приводим поля страницы к установленной норме

По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.

Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля. Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
  3. В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
  4. Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
  5. Закройте диалог нажатием кнопки OK.

Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы.

Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.

4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой

В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом («красной строкой»). Во многих инструкциях задана величина такого отступа – обычно 1,25 см.

Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац вкладки Главная или горячая клавиша . Отступ обычно создают, передвигая на горизонтальной линейке верхний треугольник – тот, который направлен острием вниз. Ленивые обходятся нажатием в начале абзаца клавиши – при стандартных настройках она сдвигает текст влево как раз на 1,25 см. Однако если вы хотите, чтобы ваши документы были аккуратными и предсказуемыми, правильнее реализовать такое оформление как стиль.

Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка, которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. В созданном документе наберите абзац произвольного текста.
  3. Выделите абзац, перейдите на вкладку Главная и в галерее экспресс-стилей убедитесь, что абзацу присвоен стиль Обычный. Если это не так, установите ему именно Обычный. Строго говоря, этот шаг необязателен, но в дальнейшем создание нового стиля на базе Обычного, а не какого-либо другого стиля, облегчит форматирование (особенно если ваш документ попадет к пользователю, который применяет более изощренные приемы оформления).
  4. Полностью оформите абзац. В нашем случае следует установить выравнивание по ширине с помощью соответствующей кнопки вкладки Главная, а отступ первой строки – с помощью верхнего треугольника линейки. На рис. 5 эти элементы управления выделены. Клавишу в этом случае лучше не использовать, если вы точно не знаете алгоритма ее действия. При необходимости определите другие параметры абзаца.

Рис. 5. Выделенные элементы управления позволяют быстро выровнять абзац по ширине и снабдить его красной строкой.

  • Когда абзац приведен к желаемому виду, установите в него курсор и из контекстного меню вызовите команду Стиль — Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль. Появится диалог Создание стиля.
  • В диалоге Создание стиля определите имя стиля, например, КрСтр. По возможности давайте своим стилям названия длиной не более 5-6 символов, иначе их неудобно различать в галерее стилей.
  • Нажмите кнопку Изменить, которая приведет вас в подробный диалог настройки стиля.
  • В подробном диалоге Создание стиля обязательно установите переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и убедитесь, что включен флажок Добавить в список экспресс-стилей. При необходимости здесь также можно провести более тонкую настройку стиля.
  • Когда стиль полностью настроен, нажмите кнопку OK. В галерее стилей на вкладке Главная должен отобразиться новый элемент (рис. 6).
  • Другие статьи:  Оформить кредит банки лето

    Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Главная.

    Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.

    Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.

    5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц

    Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.

    В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2, которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы — Вверху страницы. Однако эта заготовка требует «доводки»: номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.

    Раз и навсегда сформулируем правила нумерации в шаблоне, на основе которого вы создаете документы. Тогда в будущем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться «сам собой». Проделайте следующее:

    1. Закройте все открытые документы. Текущее окно Word должно быть единственным. Командой Файл – Открыть вызовите диалог Открытие документа (рис. 7).
    2. В открывшемся диалоге щелкните по кнопке Надежные шаблоны, которая находится в левой части диалога (на рис. 7 обведена красной рамкой). Вы окажетесь в папке, в которой хранится файл Normal. Это так называемый общий шаблон, на основании которого Word создает новые стандартные документы.

    Рис. 7. Диалог Открытие документа. Красной рамкой выделена кнопка, позволяющая быстро добраться до папки, в которой хранится файл Normal, а стрелкой – сам этот файл.

  • Откройте файл Normal так же, как вы открываете любой другой документ.
  • Перейдите на вкладку Вставка и в группе Колонтитулы выберите команду Номер страницы – Вверху страницы – Простой номер 2. Выполняя эту команду, программа автоматически перейдет в режим работы с колонтитулами. На ленте отобразится вкладка Работа с колонтитулами – Конструктор.
  • На контекстной вкладке ленты Работа с колонтитулами – Конструктор в группе Параметры установите флажок Особый колонтитул для первой страницы. Номер на первой странице исчезнет, но если вы увеличите число страниц, то легко убедитесь, что на последующих он появляется.
  • Закройте режим работы с колонтитулами, нажав кнопку Закрыть окно колонтитулов у правого края контекстной вкладки Работа с колонтитулами – Конструктор.
  • Если ваша инструкция фиксирует не только положение номера, но и его оформление, измените стиль, которым оформлен колонтитул. При этом вы обнаружите, что галерея Экспресс-стили на вкладке Главная не отображает второстепенные стили, к которым относится и оформление колонтитулов. Значит, вам нужно добраться туда, где виден более полный перечень стилей. Как это сделать, понятно по рис. 8. Щелкните мышью на маленькой диагональной стрелке справа от названия группы Стили. В окне программы отобразится область задач Стили. Если вы все верно сделали на предыдущих шагах, в числе прочего здесь присутствует и стиль Верхний колонтитул.

    Рис. 8. Чтобы отредактировать стиль Верхний колонтитул, до него нужно добраться. Выделены кнопка, которая открывает область задач Стили, и сам искомый стиль.

  • Щелкните правой кнопкой мыши по названию стиля Верхний колонтитул в области задач Стили и из появившегося контекстного меню выберите команду Изменить. Откроется уже знакомый нам диалог Изменение стиля.
  • Приведите настройки стиля Верхний колонтитул в соответствие с требованиями вашей инструкции. Например, можно поправить размер шрифта, если он отличается от того размера, какой мы ранее установили для текста документа.
  • Когда колонтитул сформирован, сохраните и закройте шаблон, в который вносились изменения. Поскольку мы поправили общий шаблон Normal, лучше вообще закрыть Word и запустить его снова.
  • Рекомендуем сразу же создать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страница, колонтитула на ней нет. Но как только в документ добавятся следующие страницы, на них автоматически должен отобразиться номер.

    6. Усмиряем автозамену и автоформат

    Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.

    Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться «сам собой», без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе «оданко» и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в «однако». Увы, не всегда «самоуправство» программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.

    Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:

    1. Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание.
    2. В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена. Откроется диалог Автозамена, в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе.

    Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок Делать первые буквы предложений прописными на вкладке Автозамена (рис.).

    Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.

    Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.

    Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово «рубль» в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.

    Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной, проделайте следующее:

    1. Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены.
    2. Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
    3. Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы «р» с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).

    Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.

    Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена. Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения.

    Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными. Кончено, тогда надо нажимать в начале каждого предложения, но, на мой взгляд, это проще, чем отслеживать излишнее «творчество» программы.

    Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.

    Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим «айтишникам» проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами. Можно и нужно создать внутрифирменный шаблон с тщательно выверенным набором настроек, снабдить его инструкцией и затем «раскидать» по рабочим местам. Это позволит при меньших затратах времени создавать более качественные и единообразные документы.

    Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».