Требования к инструкциям по делопроизводству

Содержание страницы:

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

  • сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
  • ответственность за ее несоблюдение;
  • подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

  • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

  • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

  • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • сроки, формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
  • включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок их постановки на контроль;
  • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

  • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

  • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Требования к инструкции по делопроизводству. (ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ). 695

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правили т.д.

Но, в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно, воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из нее структуру и отдельные моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов – положение и должностная инструкция, с раздела «Общие положения». В нем может быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом случае указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях. (Приложения )

При написании раздела «Подготовка и оформление документов» за основу берется ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов с внесенными в него изменениями. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации.

Другие статьи:  Регистрационное заявление 1-пдв

В раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: договора, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь приказ по личному составу, приказ о премировании, различные виды договоров, кто подписывает эти виды документов.

Отдельно можно выделить раздел «Порядок печатания и размножения документов». Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключит их многократные пересоставления и переоформления.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними прием и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как традиционной технологии, так и в автоматизированной, но они отличаются по характеру выполняемых операций.

При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В инструкции даются приложения, и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это, обычно:

— образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);

— формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и др.);

— списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации; подлежащих утверждению; документов, на которые ставится печать, и т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров описывается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа – правила составления и оформления документов и инструкция по делопроизводству в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству так же, как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждается. Чаще всего утверждение проводится приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она вводится в действие, и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для внедрения. Например:

1. Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.

2. Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.

3. Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

4. Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением и т.д.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых все функции службы делопроизводства распределены между конкретными исполнителями, и инструкция по делопроизводству – основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы. Они следующие:

для входящих

  • прием и первичная обработка
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем
  • регистрация
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для исходящих

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • отправка

для внутренних

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для всех

  • учет и анализ объемов документооборота.
  • хранение

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

ГОСТы по делопроизводству 2018

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

  1. Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа: элемент оформления документа.

Новые разделы ГОСТов по делопроизводству.

Принимая во внимание описанные выше определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа, для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступят в силу с 1 июля 2018 г. вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству.

Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа, отметка об электронной подписи, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит справочные данные об организации может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел “Оформление реквизитов” дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка – А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений, считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы. Они следующие:

для входящих

  • прием и первичная обработка
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем
  • регистрация
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для исходящих

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • отправка

для внутренних

  • разработка, оформление
  • регистрация
  • обработка, исполнение, подготовка ответов
  • контроль исполнения

для всех

  • учет и анализ объемов документооборота.
  • хранение
Другие статьи:  Смена директора нотариус

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

ГОСТы по делопроизводству 2018

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

  1. Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа: элемент оформления документа.

Новые разделы ГОСТов по делопроизводству.

Принимая во внимание описанные выше определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа, для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступят в силу с 1 июля 2018 г. вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству.

Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа, отметка об электронной подписи, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит справочные данные об организации может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел “Оформление реквизитов” дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка – А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений, считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Инструкция по делопроизводству в организации

Работа над Инструкцией

Рассматривая процесс разработки Инструкции, попытаемся ответить на некоторые наиболее часто встречающиеся вопросы.

Можно ли вести делопроизводство без Инструкции? Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На наш взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.

Какова цель разработки Инструкции? Начиная работу над Инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Самый худший вариант, когда Инструкция пишется «для галочки» и ее положения носят формальный характер. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

– создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

– образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

– упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

– установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

– разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

– создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Кто разрабатывает и утверждает Инструкцию? Ответ на этот вопрос вполне очевиден: тот, кто отвечает за делопроизводство в организации, должен готовить Инструкцию. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

архивной службы России

от 27.11.2000 № 68

Какие этапы включает работа над Инструкцией?

Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Какую информацию необходимо собрать для работы над Инструкцией?

Подготовке проекта Инструкции предшествуют:

— изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;

— анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;

— выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;

— анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;

— изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях.

Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Обзор законодательства, регламентирующего делопроизводство, – тема, которой журнал «Секретарь-референт» постоянно уделяет внимание. В данном случае отметим, что при работе над Инструкцией необходимо иметь под рукой государственные стандарты, касающиеся работы с управленческой документацией, а также основополагающие разработки в этой области, к которым в настоящее время относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. М., 1991);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры Инструкции могут служить ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Другие статьи:  Какой штраф за серую зарплату

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как » Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», » Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел «Оформление документов, направляемых за рубеж».

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

Подготовка и оформление документов;

Организация документооборота и исполнения документов;

Контроль исполнения документов;

Формирование дел и хранение документов.

Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.

Инструкция по делопроизводству: разработка с нуля

Инструкция по делопроизводству должны быть в каждой компании. На масштабных предприятиях могут разрабатываться отдельные инструкции по общему и кадровому делопроизводству. В маленьких фирмах обычно составляется документ, который объединяет две инструкции и описывает, как сотрудникам следует работать с документами.

Без делопроизводства невозможна деятельность компании, потому что оно обеспечивает создание, движение, учет, хранение документов. Инструкция по делопроизводству — это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты.

Евгений Демин – Генеральный Директор и владелец компании SPLAT поделился с нами секретами раскрутки компании, даже если рынок занят.

Также в статье Вы найдете 4 ключевые компетенции компании, которые нужно взять на вооружение.

В небольших предприятиях инструкция по делопроизводству необходима, потому что она:

  • регламентирует, как создавать, использовать, хранить, уничтожать документы;
  • способствует стабильности бумажной работы;
  • обеспечивает соблюдение требований законодательных и правовых нормативных актов;
  • закрепляет, как нужно организовать делопроизводство в организации;
  • определяет ответственных за делопроизводство.

Кто в компании должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству

Инструкцию разрабатывает служба ДОУ. Юристы и работники архива тоже участвуют в процессе. Если такой службы нет в компании, то написание инструкции можно передать секретарю. Когда инструкция по делопроизводству готова, руководитель отдела ее подписывает, после чего она вступает в действие.

В начале инструкции располагается гриф утверждения, в котором указывается, кто и когда подписал документ. Вместо этого может быть дана ссылка на дату и номер распорядительного документа. Инструкция по делопроизводству рассылается во все отделы предприятия, если утверждена. Сотрудники обязаны ее соблюдать.

Служба документационного обеспечения управления обучает ответственных за делопроизводство в своих отделах новым правилам. Авторы инструкции объясняют ее содержание, обращают внимание слушателей на важные моменты. Инструкция по делопроизводству доводится до всех сотрудников. А служба ДОУ контролирует, соблюдаются ли ее положения.

Авторам инструкции по делопроизводству требуется много усилий и времени. По этой причине перед разработкой лучше проконсультироваться в государственном архивном учреждении, которое на основании договора предоставляет такие услуги.

Если предприятие небольшое, требования к бумажной работе необходимо закрепить. Во многих компаниях определяется только несколько правил делопроизводства.

Когда в компании документы теряются или нарушается их юридическая сила, готовится распорядительный документ или определяются правила по работе с документами. Но со временем сотрудники забывают правила, документы теряются, поэтому такими методами организовать делопроизводство в организации не получится.

Разработка инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству содержит следующие разделы:

«Общие положения», который:

  • содержит информацию о том, на какие документы распространяется инструкция: на все, только на секретные и т.п.;
  • устанавливает ответственность за нарушение правил;
  • определяет, какой отдел отвечает за то, чтобы работа с документами во всех отделах компании была единой.

Тематические, которые начинаются с того, как нужно составлять и оформлять документы, а далее описывают:

  • виды документов;
  • правила оформления копий, приложений;
  • правила разработки, согласования распорядительных документов;
  • работу исполнителей с документами;
  • размножение документов, а также применение печатей и бланков.

Кроме того, данный раздел может содержать информацию о том, как правильно разрабатывать документы коллегиального органа и заместителей руководителей.

«Документооборот», который содержит описание:

  • этапов движения документов;
  • приема входящих документов;
  • отправки исходящих документов;
  • учета объема документооборота;
  • правил передачи документов между структурными подразделениями.

«Регистрация документов», который устанавливает:

  • как регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
  • сроки и методы регистрации;
  • как правильно индексировать документы.

«Организация справочной работы», который описывает:

  • информационно-справочную работу в компании;
  • справочные картотеки, электронную базу данных и другие справочные массивы;
  • систематизацию и классификацию справочной информации;
  • технологию поиска информации.

«Контроль за исполнением документов», который:

  • определяет категории документов, которые обязательно подлежат контролю;
  • описывает постановку документов на контроль;
  • описывает методы контроля (отметки на документах, контрольные карточки), обязанности исполнителей;
  • устанавливает, как обобщать данные по контролю за исполнением документов и уведомлять об исполнительской дисциплине начальников.

«Оперативное хранение документов», который устанавливает:

  • как служба делопроизводства и другие подразделения должны хранить документы;
  • ответственность за сохранность документов;
  • как правильно отдельные категории документов формировать в дела;
  • как разрабатывать и использовать номенклатуру дел;
  • как систематизировать дела.

«Подготовка документов к сдаче в архив», который включает:

  • рекомендации, какие документы стоит подготовить к хранению, а какие — уничтожить;
  • описание требований к оформлению и подготовке к хранению дел;
  • передачу дел в архив.

Содержание инструкции по делопроизводству зависит от того, какие на предприятии условия работы, как построены технологии делопроизводства. Поэтому она состоит не из всех тематических разделов. Инструкцию можно дополнить описанием работы с обращениями граждан, с ДСП, а также техническими аспектами подготовки документов.

Инструкция по делопроизводству может содержать и приложения с оттисками печатей, справочной информацией, перечнем контролируемых документов, рисунками.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Даже в маленьких компаниях инструкцию по делопроизводству нужно утверждать приказом руководителя.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководитель может подготовить согласно образцу.

Причины, по которым разрабатывается приказ, могут быть изменены, например, вследствие внедрения системы. Если будет необходимость, добавьте ссылку на соответствующие документы.

Кроме того, можно разработать приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству, в тексте которого слово «утвердить» нужно заменить на «ввести в действие», а гриф утверждения — поставить на саму инструкцию по делопроизводству.

Также в приказе можно указать поручения, их сроки и исполнителей.

Если разработана новая инструкция по делопроизводству, то при ее утверждении обязательно нужно добавить стандартную фразу «Признать утратившим силу приказ …», чтобы отменить действие прежнего документа.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается нечасто, потому что действует длительное время. Пересматривать инструкцию требуется, если на предприятии изменилась технология делопроизводства или произошли значительные изменения в существующих документах, регламентирующих методы работы с архивом. Каждое новое правило должно быть утверждено приказом руководителя.

Открытое акционерное общество «Калина»

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор О.К. Малина

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу