Секретарь обязанности требования

Содержание страницы:

Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта

Как гласят исследования, проводимые различными рекрутинговыми агентствами, профессия «секретарь» — одна из тех, что связаны с самым большим числом переработок и необходимостью приспосабливаться к рабочему графику руководства. К этой же группе относятся водители и представители некоторых других специальностей.

Кто такой секретарь?

Происходит этот термин от латинского «секрет», так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.

Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт. В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари. Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж — длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она — главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника. Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе — «Должностные обязанности секретаря». Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще — передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

  • Прием телефонных звонков для руководителя.
  • Вся работа с документацией — сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
  • Организация приема посетителей.
  • Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости — заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
  • Подготовка и организация деловых переговоров.
  • Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда — продуктов.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Функции секретаря суда

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

  • оформление обложек текущих дел;
  • получение у судебных помощников исков;
  • подшивание документов и материалов в дела;
  • составление описей новых дел;
  • нумерование страниц;
  • рассылка копий судебных определений участникам дел (сторонам);
  • отправка копий определений суда конкретным лицам по поручению судьи;
  • информирование сторон о датах и сроках судебных заседаний.

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

  • вывешивание списков судебных дел на неделю;
  • проверка явки сторон на заседание;
  • ведение протокола суда;
  • контроль получения и отправки всех документов, фигурирующих в деле.

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

  • Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
  • Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
  • Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
  • Все исправления заверяются согласно принятой форме.
  • Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
  • Описи выполняются вручную либо на компьютере.

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь — первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.

В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача — составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Другие статьи:  Нотариус на василевского

Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?

Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.

Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.

Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.

Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора

В данном случае вы относитесь к числу специалистов, и принимать и увольнять вас будет сам директор, ему же вы станете непосредственно подчиняться. Чтобы попасть на данную должность, вы должны иметь высшее (или как минимум специальное среднее) образование, стаж в должности от 1 года. Если стажа нет — свидетельство о прохождении курсов секретарей-референтов.

Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

И снова о правах

Данная должность подразумевает не только расширенные обязанности секретаря, но и соответствующие им права. Помимо общепринятых они включают в себя право на запросы нужных материалов и информации от любых функциональных служб предприятия и требования объяснений причин задержек в выполнении заданий руководства. Затем: можно требовать произвести доработку документов, подготовленных исполнителями с нарушением принятых правил согласно ГОСТ 6.38-90 или ISO — международных норм оформления документации.

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

Как составить инструкцию должностного типа по профессии секретарь-делопроизводитель: Какие функции, обязанности и требования импонируют профессии

Профессия делопроизводителя-секретаря у каждого руководителя трактуется по-своему. То есть, все должностные инструкции формируются в зависимости от направления деятельности предприятия, а также от индивидуальных потребностей руководства. В некоторых компаниях такой секретарь выполняет минимальное количество функций, таких как ответы на звонки и приготовление кофе директору. На других предприятиях делопроизводитель для руководителя выступает «правой рукой».

Если в компании формируется значительный документооборот, то создается разветвленный административный аппарат. В такой ситуации делопроизводитель-секретарь выступает в роли специалиста занимающегося документами, а функции приема звонков и пр., выполняют иные сотрудники. В маленьких фирмах такое распределение кадров, является недопустимым. В такой ситуации секретарь является универсальным специалистом.

Соответственно становится понятно, что все требования к кадрам непременно должны отражаться в инструкциях должностного порядка. Таким образом, руководство предприятия грамотно описывает все обязанности, обязательства, функции, которые должен выполнять тот или иной специалист на предприятии.

В инструкции должностного порядка в первую очередь отражаются данные, которые касаются в первую очередь выбора специалиста на вакантную должность. То есть указывается возраст, стаж, образование, наличие опыта в той или иной сфере деятельности, наличие необходимых знаний, умений и навыков. Четкое определение указанных параметров это возможность подобрать специалиста, который всецело будет импонировать должности. В документе также нужно будет указать на функции, обязанности и права специалиста которого вы примите на работу. Законодательство трудового плана не устанавливает жестких требований касательно составления инструкции должностного плана. А все по той причине, что требования к квалификации и должностным обязанностям у разных компаний – разные.

Какие устанавливаются требования по профессии делопроизводитель-секретарь

Само наименование должности уже говорит о том, какие обязанности и обязательства могут быть возложены на работника. В инструкции должностного плана следует очень внимательно отнестись к описанию этого раздела. Чаще всего к основным требованиям относят:

  • Профессиональные умения, навыки и знания архивного дела и делопроизводства. По сути, практически любой руководитель желает специалиста, который уже имеет определенный багаж знаний. Поэтому определяется необходимость наличия образования, чаще всего высшего. В инструкции можно указать даже наименование специализации;
  • Наличие какого-либо опыта. В определенных ситуациях руководитель может потребовать наличие опыта в сфере делопроизводства. В иных случаях достаточно будет предоставить данные о наличии опыта в сфере деятельности секретаря;
  • Список навыков, умений, и качеств. Сегодня специалист данной сферы деятельности непременно должны иметь опыт работы с персональным компьютером, а также с определенным знанием ряда программ;
  • К обязательным требованиям руководитель может отнести определенные, дополнительные нюансы, знание английского языка, умение использовать оргтехнику, знание электронных систем документооборота и пр.

Многие руководители крайне внимательно подходят к вопросу составления основных требований должностной инструкции. Это позволяет исключить прием на работу сотрудников, не имеющих соответствующих знаний, качеств, навыков и умений. Многие руководители игнорируют требования по поводу наличия специального образования, считая, что каждый ответственный и внимательный человек может справиться с поставленной задачей. В тоже время, работа со значительным количеством документации, непременно потребует от секретаря знаний по срокам хранения документов, правилам и стандартам оформления, данные о разновидности, учете и регистрации. А также специальные познания в области организации архивов, ведения специализированных электронных баз, создание номенклатуры дел.

В определенных случаях в инструкции должностного порядка рекомендуется указывать данные о том, какой техникой, а также программами для компьютера специалисту придется пользоваться. Это поможет найти специалиста имеющего соответствующие навыки. Руководитель по своему желанию может внести требования по умению будущего работника пользоваться, а также обслуживать (заправлять, менять расходники, заказывать, устранять незначительные поломки или же обеспечивать ремонт) определенную технику.

Внимательность в работе с документами – основное требование, которое ставится перед делопроизводителем-секретарем. Многие руководители считают, что секретарь выступает своеобразным «лицом» предприятия. В данном случае могут формироваться дополнительные требования, например, четкое следование дресс-коду (если он существует на предприятии), или следование деловому стилю в одежде. Нередко указывается требование по знанию правил этикета.

Обязанности и их определение в инструкции должностного порядка

В процессе разработки инструкции обязательно указываются данные касательно обязательств. Естественно список таких данных определяется индивидуально в зависимости от того какие именно функции будут возложены на специалиста. Руководителю в разработке данной инструкции лучше руководствоваться шаблонными текстами модернизируя их под индивидуальные потребности. Чаще всего при составлении инструкции используется описание следующих обязанностей:

  • К основным обязанностям специалиста относят выполнение действий по приему, а также обработке корреспонденции. Речь идет о том, что на любом предприятии формируется возможность получения корреспонденции. Ее нужно проверять, причем систематически, оценивать и распределять в зависимости от назначения. Данные функции возлагаются на делопроизводителя;
  • Специалист обязан осуществлять различные переговоры телефонного характера. В определенных ситуациях на специалиста возлагается обязанность осуществлять прием звонков направленных руководству, производить записи на встрече и пр.;
  • Делопроизводитель выполняет все необходимые функции, которые касаются составления документации. Причем в данной ситуации определяется необходимость производить процесс составления документов в четко установленные сроки;
  • На определенных предприятиях и в компаниях специалист данного формата принимает документы от секретарей иных подразделений. Осуществляет процесс анализа данных документов, а также составляет отдельную отчетность, на основании которой руководитель получает точные данные, которые касаются работы предприятия в целом;
  • К основным обязанностям специалиста относят наличие профессиональных знаний в сфере сбора, анализа, оценки информации а также составление определенной отчетной документации. При этом если речь идет о маленьком предприятии, то также можно указать в основных обязанностях специалиста необходимость проведения контроля по вопросу своевременной сдачи документации в государственные инстанции надзорного порядка;
  • Также существует необходимость указать в инструкции должностного формата данные о том, каким программным обеспечением должен пользоваться специалист, какие программы должны использоваться для составления отчетности и иной подобной документации;
  • Очень важно в инструкции указать все данные, которые касаются документов необходимых в работе компании, и которые в обязательном порядке должен составлять делопроизводитель.
Другие статьи:  Договор на обслуживание школы

Соответственно можно сделать логический вывод, что в процессе составления должностных инструкций важно руководствоваться исключительно теми требованиями, которые формируются на вашем производстве или в вашей компании. По сути, должность является весьма многогранной, что и провоцирует необходимость достаточно четкого описания обязательств, чтобы в дальнейшем полностью исключить, какие бы то ни было сложные и спорные ситуации с сотрудником.

Какими функциями наделяется должность?

Фактически функции определяют основное направление деятельности специалиста. Нередко функции сочетаются с обязательствами, в тоже время более рациональным считается указание функции как основного направления деятельности, а описание обязательств как формирование дополнительных данных четко структурирующих все нюансы профессии. Рекомендуется в инструкции должностного типа, по данной профессии, указать следующие данные:

  • Специалист должен исполнять функции делопроизводителя. То есть на него возлагаются все обязательства, которые касаются сбора, составления, анализа документов. При этом на каждом предприятии четко формируется описание тех документов, с которыми должен работать специалист;
  • Выполнение функций, которые касаются, осуществления взаимодействия руководства и иных подчиненных. Речь идет о том, что делопроизводитель–секретарь несет на себе обязательства по приему различных звонков руководству, записи работников, партнеров, контрагентов, инвесторов и пр. на прием, передача различных документов и корреспонденции директору;
  • Специалист должен знать, какие существуют программы для ведения той или иной документации, должен уметь их использовать в своей профессиональной деятельности. Сегодня ведение документооборота осуществляется на основании применения специальных программ, что обеспечивает скорость и качество выполняемых работ. Наличие знаний и опыта в сфере программного обеспечения и применение программ в процессе выполнения профессиональной деятельности – одна из основных функций делопроизводителя;
  • В процессе ведения профессиональной деятельности специалист должен опираться на глубокие знания нормативных документов, внутренних правовых актов, знание регламента и пр.

Все данные, которые касаются знаний по законодательным актам, другим документам, которые нормируют процесс составления анализа и проверки документации на предприятии должны быть указаны в инструкции должностного типа. Эти данные лучше всего отразить в первом разделе инструкции – общее положение. Также рекомендуется указать меры ответственности специалиста с учетом необходимости соблюдения правовых норм. Эти данные указываются в разделе инструкции – ответственность.

Функциональный потенциал специалиста нормируется исключительно требованиями, которые формирует руководитель предприятия. Соответственно список функций, которые должен будет исполнять специалист, формируется в индивидуальном порядке.

Как правильно составить инструкцию должностного типа для делопроизводителя-секретаря?

Трудовое законодательство не содержит указаний на то, что инструкция является обязательным элементом трудоустройства. Это значит, что в процессе составления документа нужно будет руководствоваться письмами Роструда, в которых дается детальное описание важных нюансов и деталей составления данного документа. Существует масса шаблонных образцов, которые вы можете использовать в процессе составления столь важного документа. По сути, такой документ можно модернизировать и видоизменять с учетом индивидуальных особенностей должности на вашем предприятии. Заметим также то, что нередко возникает вопрос о необходимости составления инструкции. Тут сразу же можно сказать о том, что наличие инструкции позволяет предотвратить многие негативные аспекты.

Например, трудовое законодательство гласит о том, что работодатель при приеме на работу не имеет права необоснованно отказать в предоставлении вакантной должности соискателю. Если у вас есть инструкция, в которой указаны все требования к кандидату, то формируется отказ с учетом отсутствия определенных качеств или данных, которые являются необходимыми для этой профессии.

Как вы понимаете, наличие инструкции в данной ситуации предотвращает массу неприятностей. К тому же, в инструкции вы четко указываете на все обязательства профессионального характера, и в случае если работник не исполняет возложенные на него обязательства, у руководства возникает законное основание для проведения увольнения. Запомните, что составлением документа в виде инструкции, занимается либо сам руководитель, либо ответственное лицо, чаще всего сотрудник отдела кадров. В качестве основы создания документа используется шаблон. Он дополняется нужными данными по вопросу квалификации, отбору кандидатов, требованиям к кандидатам, прав, полномочий, обязанностей.

Шаблон инструкции

Процесс составления инструкции является достаточно сложным, но есть прекрасная возможность воспользоваться готовыми образцами. Мы предлагаем вам ознакомиться с образцом, который можно дополнить под ваши индивидуальные требования:

В этом разделе следует указать основные данные, которые касаются вопроса выбора кандидатов:

  1. Указываются данные по образованию;
  2. В случае необходимости указываются данные по стажу, наличию профессионального опыта, дополнительных навыков, умений и пр.;
  3. В обязательном порядке формируется описание нормативной базы, которую должен знать специалист, определяются все нюансы подчинения.
  • Обязанности

Выше мы описали стандартный список обязательств, который предъявляется специалисту-делопроизводителю. Фактически есть основные нюансы, на которые непременно нужно сделать акцент:

  1. Специалист обязан осуществлять все действия по делопроизводству;
  2. Специалист оказывает различную помощь руководству (формирование записи на прием, принятие телефонных звонков и пр.);
  3. Обеспечение взаимодействия с остальными специалистами и сотрудниками.

В процессе создания инструкции следует помнить о необходимости указания прав, а также полномочий специалистов. Формируя описание прав секретаря-делопроизводителя следует учитывать компетенцию специалиста. В основном к полномочиям относят возможность делопроизводителя осуществлять систематический запрос тех или иных документов, которые необходимы для создания отчетности, анализа и других действий входящих в компетенцию специалиста. Специалист имеет право запрашивать информацию, которая необходима для осуществления выполнения поставленных задач и целей. Определенные документы, сотрудники имеют право подписывать самостоятельно без предварительного согласования с руководством. Данные полномочия обеспечивают перспективу сокращения расхода времени на выполнение тех или иных операций и мероприятий. В тоже время руководитель имеет полное право ограничить такие полномочия. Соответственно работник должен будет предварительно согласовывать свои действия с руководством.

В обязательном порядке пропишите все данные, которые касаются вопросов ответственности. Данный пункт можно расписать весьма детально, но на самом деле нет такой необходимости. Укажите на то, что специалист несет ответственность прямых обязанностей сформированных инструкцией, а также укажите на необходимость исполнения всех норм законодательства, которые касаются профессионального направления деятельности.

Как вы видите, структура документа достаточно проста. Если на вашем предприятии секретарь-делопроизводитель будет выполнять какие-то особые поручения, то все данные по ним в обязательном порядке должны быть внесены в инструкцию должностного формата. По сути, используя стандартный вариант шаблона документа, вы можете быстро составить свой, немного изменяя толкование и понятия.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2018 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях«.

Другие статьи:  Рапорт на увольнение из внутренних войск

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря руководителя

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2018 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.